インテリジェントな文書管理: 人事のための 5 つの技術ツール

現在のシナリオでは、デジタル変革が企業ダイナミクスを再定義し、人事 (HR) セクターが企業の近代化において重要な役割を果たしています。このセグメントでは、かつては紙と手動のプロセスの積み重ねによってマークされていた文書管理に、俊敏性、セキュリティ、効率性が求められています。. 

HRにおける文書管理とは? 

人事領域は、契約書、給与計算、業績評価、内部ポリシーなど、膨大な量の文書を処理する必要があります。これらのファイルの効率的な管理、つまり、送信、返送、署名、チェックなどの制御は、組織の問題だけでなく、ビジネスの成功にとって重要な要素です。. 

によると CEO が digital Helper + Sign Well、Carlos Henrique Mencaci より、このシナリオではテクノロジーが不可欠です。 「人々の世話をする人、最も重要な関連性のあるデータを手に持っている人。この情報の物理的な取り扱い、または理想的なプラットフォームの外では、その領域が戦略やセキュリティなしで非生産的になる傾向があります。なぜなら、力の多くは事務手続きの組織化に当てられるからです。」と彼は説明します。. 

ドキュメント管理をスマートにするためのテクノロジーとは 人事に焦点を当てた5 つのツールについて学ぶ! 

Think Work Labが実施した調査により、HRが依然として官僚主義と自動化の欠如にどのように苦しんでいるかが明らかになった データによると、ブラジル人は平均して週に16.9 時間、つまり勤務日の38%を官僚的な業務に費やしている 聞いた専門家の約22%について、活動は単調で反復的であり、やる気を失わせると考えられる側面があった それでも、大多数(40%)は、人々の管理をより技術的にし、手動を減らそうとする実際的な動きをしていない この意味で、Mencaciはこのシステムを開始するための5 つの有用なツールを挙げています: 更新: 

1.文書管理システム(DMS & Document Management Systems)

DMSを使用すると、インターネットを介してファイルを一元的に作成、保存、整理、共有できます。 「インデックス作成やクイック検索などの機能により、HRは数秒であらゆるデータにアクセスできるため、手動検索による時間のロスがなくなります。」 「デジタルヘルパー+サインウェルなどのプラットフォームは、他のツールとの統合により、この雰囲気を提供し、フローの自動化を促進します」アクティビティは、次のように述べています CEO が. 

2.電子署名

文書のルーブリックは、契約、入学、レイオフまたは契約のいずれの場合でも、HRの重要なステップです 電子署名ツールは、法的有効性、敏捷性と保護を保証します それらを使用すると、印刷や変位を必要とせずに、文書を送付、検証、保存することが可能です。.

3 クラウドストレージ

クラウドストレージは、環境内の書き込みのアクセシビリティとセキュリティを確保するために重要です オンライン. 。 という仕組みで、いつでもどこからでも情報を開くことができる。加えて、データ暗号化と、 バックアップ 自動により情報に対するセキュリティが保証されます。.

4.コラボレーションと共有プラットフォーム

リモートミーティングの開催、タスクの計画、開発の追跡のためのツールを使用すると、チームが簡単に共同作業し、資料を安全に共有できます ワークフロー 効率的で、リアルタイムのドキュメントを承認し、すべてを維持します 利害関係者 整列.

5.統合人工知能 

ネイティブ人工知能 (AI) を備えたシステム、つまり適切な目的のために精巧に作られたシステム サイト, 彼らはそこで行われるサービスを最適化するための基本です。 「Naデジタルヘルパー+サイン さて、AIはデジタル署名プロセスにリンクされています それらを使用すると、人々は署名するコンテンツについて特定の質問をすることができます。 これにより、専門家が質問したり、将来の間違いを尋ねたりする必要性が減ります。」と説明しています CEO が. 

最後に、Mencaci にとって、インテリジェントな管理は単なるテクノロジーの問題ではなく、現在の市場での存続の問題です。「これらの構成を採用する企業は、コストとリスクを削減しながら、生産性、安全性、競争力を向上させます。」と彼は結論付けています。.