ブラジルの商業賃料は2024年に10年ぶりの最大上昇を記録しました。企業の対面形態への回帰により、不動産業界はパンデミックの年々から回復しています。 良い面もありますが、一方で、企業の借り手は家賃の8％の上昇に直面しており、これは昨年の公式インフレ率の4.83％を上回っています。これは、11の大都市で200平方メートルまでの商業用オフィスのコストを監視しているFipeZAP指数の情報によるものです。
より大きくて立地の良い商業スペースへの突然の需要が不動産価格を押し上げており、早くも安定しない上昇サイクルを生み出しています。 さらに、安全性と従業員の福祉に関する新しい要件を満たす物件の検索、例えばより広い通路、改良された換気システム、アクセスの容易さなどが、供給不足とそれに伴う価格の上昇に寄与しました。
ポイントは、パンデミック後の数年間で、多くの企業が物理的なスペースを大幅に縮小したことです。 対面運営に戻ることは、企業がスペースを大幅に拡大せずに人員を再配置する必要があることを意味します。なぜなら、今この時点で賃料の再交渉を行うと、著しい増加につながる可能性があるからです。 この行き詰まりの解決策は、既存のスペースの最適化にあります。これには、内部レイアウトの変更から物理的な書類の再配置まで含まれる可能性があります。
スペース不足の解決策
AIIM（情報および画像管理協会）によると、オフィススペースの 10% ～ 30% が物理的な文書保管に占められる可能性があります。
この文脈では、多くの企業が文書管理の外部委託を代替手段として採用していることが見られます。 歴史的に、多くの企業はオフィスに大きな物理的なファイルを保管していました。パンデミック後、一部のファイルはデジタル化またはアウトソーシングされましたが、多くの組織は依然としてこの物理的なファイルを保持しています。 これらのサービスへの需要は依然として高いです。
文書管理に特化した企業は、デジタル化、保存、管理の堅牢なサービスを提供し、安全性、アクセス性、国内外の規制遵守を保証します。 オフィスの物理的スペースを解放するだけでなく、文書管理のアウトソーシングは、ファイルの保守コストの削減、情報へのアクセスと共有の効率向上、物理的な文書の紛失や損傷に関連するリスクの軽減など、さまざまな追加の利点をもたらします。
実際、デジタル変革はスペースの最適化と運用コストの削減において最大の味方の一つとなっています。 ますます高度な技術により、ドキュメントのデジタル化は情報へのアクセスと共有を容易にするだけでなく、データのセキュリティも向上させ、自然災害、火災、盗難による損失のリスクを最小限に抑えます。 電子文書管理システム（GED）の導入により、企業は情報を安全でリモートアクセス可能なプラットフォームに集中させ、より迅速で協力的な作業環境を促進します。
これらの数字は、家賃の上昇による財政的影響を考慮する際に特に重要です。 物理ファイル用に確保していたスペースを解放することで、企業はより広いエリアの必要性を減らし、よりコンパクトで経済的なオフィスを選択することができます。
アウトソーシングのメリット
直接的な財務上の利益に加えて、文書管理のアウトソーシングは内部プロセスの改善に寄与します。 保管サービスには、資料のデジタル化も含まれる場合があり、すべての書類を整理し、安全なクラウドシステムを通じてアクセス可能にします。
もう一つ重要なポイントは、規制の遵守です。 多くの企業は、特にブラジルでの一般データ保護法（LGPD）の施行に伴い、データの保存と保護に関する規制を遵守し続けることに課題を抱えています。 供給者は、すべての法的要件を満たすことを保証する準備ができており、罰則や評判へのダメージのリスクを軽減します。 書類管理のアウトソーシングは、コストパフォーマンスが良く、物理的スペースの拡大よりも運用上の利点が多い。
要約すると、書類保管のアウトソーシングとデジタル化の組み合わせは、スペースの最適化、コスト削減、運用効率の向上を目指す企業にとって戦略的な解決策です。 より整理された協力的な職場環境を促進するだけでなく、これらの実践は規制遵守と情報セキュリティに大きく貢献し、組織をますます競争的でデジタル化された市場の課題に備えさせます。
