ブラジルの商業用賃貸料は2024年に10年ぶりの高騰を記録した – 企業が対面形式に戻ることに伴い, 不動産業界はパンデミックの年から回復しつつある. 一方では良いが, 別の方法で, 法人賃借人は家賃の8%の増加に対処しなければならない, 昨年の公式インフレを上回るもの, 4はどうなったのか,83%, FipeZAP指数の情報によると, 11の大都市で200m2までの商業スペースのコストを監視する
商業スペースの需要が急増したことで、より大きなまたはより良い立地の不動産価格が押し上げられた, 早期に安定しない高騰のサイクルを作成している. さらに, 従業員の安全と福祉に関する新しい要件を満たす不動産の検索, より広い通行エリアとして, 改善された換気システムとアクセスの容易さ, 供給の不足に寄与した, したがって, 価格の上昇のために
ポイントは, パンデミック後の数年間, 多くの企業が物理的なスペースを大幅に削減しました. 対面での業務に戻ることは、企業がスペースを大幅に再配置することなく人員を再配置する必要があることを意味します, 現在の時点で家賃の再交渉は大幅な値上げにつながる可能性があるため. この行き詰まりの解決策は、既存のスペースの最適化にかかっています, 内部レイアウトの変更から物理的な文書の再配置までを意味する可能性があります
スペース不足の解決策
AIIMによると – 情報と画像管理の協会, オフィスのスペースの10%から30%は、物理的な文書の保管に占められている可能性があります
この文脈では, 多くの企業が文書保管のアウトソーシングを代替手段として採用しているのを見てきました. 歴史的に, 多くの企業はオフィスに大きな物理ファイルを保管していました – そして, パンデミック後にこれらのファイルの一部がデジタル化または外部委託されたにもかかわらず, 多くの組織はまだこの物理ファイルを保持しています. これらのサービスへの需要は依然として高い
文書管理に特化した企業は、強力なデジタル化サービスを提供しています, 文書の保存と管理, 安全を確保する, アクセシビリティと地域および国際規制の遵守. オフィスの物理的スペースを解放するだけでなく, 文書保管のアウトソーシングは、一連の追加の利点を提供します, ファイル管理のコスト削減方法, 情報へのアクセスと共有の効率向上, 物理的な文書の損失や損害に関連するリスクの軽減
実際に, デジタルトランスフォーメーションは、スペースの最適化と運用コストの削減において最大の味方の一つとなっています. ますます進化した技術で, 文書のデジタル化は、情報へのアクセスと共有を容易にするだけでなく, データのセキュリティも向上します, 自然災害による損失のリスクを最小限に抑える, 火災または盗難. 電子文書管理システム（GED）の導入により、企業は安全でリモートアクセス可能なプラットフォームに情報を集中させることができます, より迅速で協力的な職場環境を促進する
これらの数字は、家賃の上昇による財政的影響を考慮する際に特に重要です. 物理ファイル用に以前割り当てられていたスペースを解放することによって, 企業はより広いスペースの必要性を減らすことができます, よりコンパクトなオフィスを選択し, したがって, より経済的な
アウトソーシングのメリット
直接的な金銭的利益に加えて, 文書管理のアウトソーシングは、内部プロセスの改善に寄与します. 保管サービスには、コレクションのデジタル化も含まれる場合があります, すべての文書が整理され、クラウドシステムを通じてアクセス可能になるようにする, 必要な安全性を持って
もう一つ重要な点は、規制遵守です. 多くの企業は、データの保存と保護に関する規制を遵守するための課題に直面しています, ブラジルにおける一般データ保護法（LGPD）の施行に伴い. 供給者はすべての法的要件が満たされることを保証する準備ができています, 罰則や評判への損害のリスクを軽減する. 文書の保管のアウトソーシングは、物理的スペースの増加よりもコストパフォーマンスが良く、運用上の利点が多い
要約すれば, 文書の保管のアウトソーシングとデジタル化は、スペースを最適化しようとする企業にとって戦略的な解決策を表しています, コストを削減し、運用効率を向上させる. より整理された協力的な職場環境を促進するだけでなく, これらの実践は、規制遵守と情報の安全性に大きく貢献します, 競争が激化しデジタル化が進む市場の課題に対処するために組織を準備する
