デジタル変革が進むにつれて、人工知能（AI）と自動化の統合は文書管理に不可欠となる。 これらの技術は、組織が情報やプロセスを扱う方法を革新するだけでなく、精度と効率の向上から意思決定に役立つ貴重な洞察の獲得まで、さまざまな利点を提供します。 高度なAIアルゴリズムは、例えば、文書のパターンや異常を識別することができ、監査やコンプライアンスのプロセスを最適化します。
市場アナリストの楽観的な予測によると、2027年までにブラジルを含む世界中の大企業の75％がAIを導入し、文書や情報の管理を改善すると期待されています。 この急速に進化する技術のシナリオにおいて、情報セキュリティと規制遵守も注目を集めており、サイバー脅威から文書資産を保護し、データのプライバシーを確保するための堅牢なソリューションへの投資が増加しています。 見てください ⁇ 何が主要なトレンドで2025年に文書管理を浸透させなければならないか:
人工知能: 文書管理の革命
人工知能と機械学習はますますドキュメント管理システムに統合されています。 これらの技術は、大量のデータの分析と貴重な洞察の抽出を可能にし、意思決定を支援します。 例えば、AIアルゴリズムは文書のパターンや異常を識別することができ、監査やコンプライアンスの精度と効率を向上させます。
自然言語処理技術は、より直感的な検索機能も可能にし、ユーザーが必要な文書や情報を正確に見つけられるようにし、最も関連性の高いデータに即座にアクセスできるようにします。
ガートナーの調査では、2027年までにブラジルを含む世界中の大企業の75%がAIを使用して文書および情報管理を改善すると予測されています。
RPAシステムは拡大し続ける
並行して、ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）も注目を集めています。 RPAツールは、分類、アーカイブ、情報の検索など、ドキュメント管理に関連する繰り返し作業を自動化するために使用されます。
これにより、人材はより戦略的で付加価値の高い活動にリソースを割くことができます。 マッキンゼー・アンド・カンパニーの最近の調査によると、自動化はブラジル企業の生産性を最大40％向上させる可能性があり、時間とリソースの大幅な節約につながる。
データのプライバシーとコンプライアンスに重点を置く
情報セキュリティは引き続き最優先事項です。 デジタル化の進展に伴い、データ保護に関する新たな課題が浮上しています。 組織は、サイバー脅威や情報漏洩から情報を保護する必要があります。
ブラジルでは、一般データ保護法（LGPD）が厳格なコンプライアンス要件を課しており、企業はその文書資産を保護するためにセキュリティソリューションに多大な投資をしています。 高度な暗号化や多要素認証などの技術は、文書の完全性と機密性を確保するために広く採用されています。
統合されたワークフローとデジタル署名
ドキュメント管理システムは、ワークフロー システムやデジタル署名ツールとますます統合され、時間、追加システム、物理的な保管コストが最適化されています。
これらの技術は、また高度なデータ分析を可能にし、戦略的意思決定を導く貴重な洞察を提供します。 機械学習アルゴリズムの利用により、企業は傾向を予測し、パターンや異常を識別し、さらにはドキュメント管理に関連するパフォーマンスやリスクに関する詳細なレポートの自動生成も可能です。
これにより、業務効率が向上するだけでなく、リスク軽減とプロセス最適化への積極的なアプローチが可能になり、企業は競争の激しい市場で常に一歩先を行くことができます。
どこからでもデータにアクセス可能
クラウドベースのソリューションは、ドキュメント、ワークフロー、プロセスにどこからでもアクセスできるようにするために不可欠です。クラウドソリューションは柔軟性、拡張性、セキュリティを提供し、企業が効率的にドキュメントを保存・アクセスできるようにします。 IDCの調査はブラジルの企業の80%が既に使用するまたは未来数年間で文書と情報の管理のためにクラウドのソリューションを使用することを計画していることを示している
各企業に合わせた独自のソリューション
文書管理サービスのカスタマイズも重要性を増しています。 ソリューションは、業界、企業の規模、内部プロセスの特性を考慮し、各組織の特定のニーズに適応できるものでなければなりません。
カスタマイズされたドキュメント管理ツールにより、運用効率が向上し、他の企業システムとの統合が改善され、より直感的で効果的なユーザー エクスペリエンスが実現します。
さらに、システム間の統合は実際に意思決定者の主要な関心事の一つです。 ブラジル企業は、異なるシステムや部門間のコミュニケーションを可能にする統合ドキュメント管理プラットフォームへの投資を進めています。 これにより情報のサイロが排除され、内部の協力が改善され、より迅速で正確なプロセスが実現します。
要約すると、2025年のドキュメント管理の主要な傾向は、加速するデジタル化、自動化、人工知能によって特徴付けられます。 新しいソリューションは、絶えず変化するビジネス環境に適応する組織の必要性を反映しています。 これまで以上に、ドキュメント管理はビジネスの重要な部分であり、単なる補完的な活動ではありません。 効率的な管理がなければ、企業は混乱した高コストのプロセスに巻き込まれ、運営を圧迫し、成長と革新の余地を奪うリスクがあります。
