I takt med att den digitala transformationen fortskrider blir integrationen av artificiell intelligens (AI) och automatisering avgörande för dokumenthantering. Dessa tekniker lovar inte bara att revolutionera hur organisationer hanterar information och processer, utan erbjuder också en rad fördelar, från förbättrad noggrannhet och effektivitet till värdefulla insikter för beslutsfattande. Avancerade AI-algoritmer kan till exempel identifiera mönster och avvikelser i dokument, vilket optimerar revisions- och efterlevnadsprocesser.
Med optimistiska prognoser från marknadsanalytiker förväntas det att 75 % av stora företag världen över, inklusive i Brasilien, år 2027 kommer att använda AI för att förbättra dokument- och informationshanteringen. I detta scenario av snabb teknisk utveckling får informationssäkerhet och regelefterlevnad också en framträdande plats, med ökande investeringar i robusta lösningar för att skydda dokumentationstillgångar mot cyberhot och säkerställa datasekretess. Här är de viktigaste trenderna som bör genomsyra dokumenthanteringen under 2025:
Artificiell intelligens: en revolution inom dokumenthantering.
Artificiell intelligens och maskininlärning integreras alltmer i dokumenthanteringssystem. Dessa tekniker möjliggör analys av stora datamängder och utvinning av värdefulla insikter som stödjer beslutsfattande. Till exempel kan AI-algoritmer identifiera mönster och avvikelser i dokument, vilket förbättrar noggrannheten och effektiviteten i revisions- och efterlevnadsprocesser.
Tekniker för naturlig språkbehandling bör också möjliggöra alltmer intuitiva sökfunktioner, vilket hjälper användare att hitta exakt det dokument eller den information de behöver – vilket ger omedelbar tillgång till de mest relevanta uppgifterna.
En Gartner-studie förutspår att 75 % av stora företag världen över, inklusive i Brasilien, år 2027 kommer att använda AI för att förbättra dokument- och informationshantering.
RPA-system kommer att fortsätta sin expansion.
Parallellt blir även robotiserad processautomation (RPA) alltmer framträdande. RPA-verktyg används för att automatisera repetitiva uppgifter relaterade till dokumenthantering, såsom klassificering, arkivering och informationshämtning.
Detta frigör mänskliga resurser för mer strategiska aktiviteter med högre värdeskapande. Ny forskning från McKinsey & Company visar att automatisering kan öka produktiviteten med upp till 40 % i brasilianska företag, vilket resulterar i betydande besparingar i tid och resurser.
Fokusera på dataskydd och efterlevnad av regler.
Informationssäkerhet är fortfarande en absolut prioritet. Med ökande digitalisering uppstår nya utmaningar relaterade till dataskydd. Organisationer måste säkerställa att deras information är skyddad mot cyberhot och läckor.
I Brasilien har den allmänna dataskyddslagen (LGPD) strikta krav på efterlevnad, och företag investerar kraftigt i säkerhetslösningar för att skydda sina dokumenttillgångar. Tekniker som avancerad kryptering och flerfaktorsautentisering används i stor utsträckning för att säkerställa dokumentens integritet och konfidentialitet.
Integrerade arbetsflöden och digitala signaturer
Dokumenthanteringssystem integreras i allt högre grad med arbetsflödessystem och verktyg för digitala signaturer, vilket optimerar tid, ytterligare system och kostnader för fysisk lagring.
Dessa tekniker möjliggör också avancerad dataanalys, vilket ger värdefulla insikter som kan vägleda strategiskt beslutsfattande. Genom att använda maskininlärningsalgoritmer kan företag förutsäga trender, identifiera mönster och avvikelser, och till och med automatisera genereringen av detaljerade rapporter om prestanda och risker i samband med dokumenthantering.
Detta förbättrar inte bara den operativa effektiviteten, utan möjliggör också en proaktiv strategi för riskreducering och processoptimering, vilket säkerställer att företag alltid ligger steget före på en konkurrensutsatt marknad.
Tillgänglig data, var som helst.
Molnbaserade lösningar är avgörande för att komma åt dokument, arbetsflöden och processer varifrån som helst – och molnlösningar erbjuder flexibilitet, skalbarhet och säkerhet, vilket gör det möjligt för företag att effektivt lagra och komma åt sina dokument. Forskning från IDC visar att 80 % av brasilianska företag redan använder eller planerar att använda molnlösningar för dokument- och informationshantering under de kommande åren.
Unika lösningar för varje företag.
Anpassning av dokumenthanteringstjänster blir också alltmer relevant. Lösningarna måste kunna anpassas till varje organisations specifika behov, med hänsyn till verksamhetssektorn, företagets storlek och de interna processernas särdrag.
Anpassade dokumenthanteringsverktyg möjliggör större driftseffektivitet och bättre integration med andra företagssystem, vilket ger en mer intuitiv och effektiv användarupplevelse.
Dessutom är systemintegration faktiskt en av de viktigaste frågorna för beslutsfattare. Brasilianska företag investerar i plattformar som erbjuder integrerad dokumenthantering, vilket möjliggör kommunikation mellan olika system och avdelningar. Detta eliminerar informationssilos och förbättrar det interna samarbetet, vilket resulterar i mer flexibla och exakta processer.
Sammanfattningsvis präglas de viktigaste trenderna inom dokumenthantering år 2025 av accelererad digitalisering, automatisering och artificiell intelligens. De nya lösningarna återspeglar behovet för organisationer att anpassa sig till en ständigt föränderlig affärsmiljö. Mer än någonsin är dokumenthantering en grundläggande del av verksamheten – och inte bara en kompletterande aktivitet. Utan effektiv hantering riskerar företag att haka på förvirrande och dyra processer som överbelastar verksamheten och hindrar tillväxt och innovation.
