Il Black Friday è, per molte aziende, uno dei periodi di saldi più vantaggiosi dell'anno. Allo stesso tempo, l'aumento della domanda porta con sé sfide particolari, anche per quanto riguarda la gestione fiscale. Alcune problematiche finiscono per ostacolare l'operatività o addirittura causare impatti maggiori sull'attività, come multe e sanzioni.
Questo è quanto afferma Hugo Ramos, CEO di Oobj , leader nazionale nelle soluzioni per i Documenti Fiscali Elettronici (DF-e) e altri requisiti fiscali digitali. "Ogni anno notiamo alcuni errori comuni che colpiscono le aziende di tutti i settori, sia nell'e-commerce che nei negozi fisici. Essere preparati ad affrontare queste situazioni può impedire che si trasformino in problemi più gravi", spiega.
Per questo motivo, il professionista ha selezionato i principali svantaggi fiscali che potrebbero colpire le aziende durante il Black Friday 2024 e cosa fare per ridurre i rischi associati. Scopriteli di seguito:
- fatture duplicate
È possibile che vengano generati documenti fiscali duplicati, sia a causa di problemi di connessione o di elaborazione presso l'autorità fiscale (SEFAZ), sia a causa di instabilità interna al sistema aziendale.
"In caso di duplicazione, la chiusura fiscale differisce da quella finanziaria, causando addebiti fiscali indebiti. Inoltre, se il sistema di messaggistica fiscale non identifica questo errore nelle fatture autorizzate, la generazione delle fatture da parte dell'ERP risulterà errata, con conseguenti sanzioni e sanzioni per mancato pagamento delle imposte o per omissione di dati", spiega Hugo.
Per evitare grattacapi, vale la pena disporre di un sistema fiscale specializzato in grado di controllare le fatture duplicate e verificare la presenza di dati ripetuti, per poi annullare i documenti non validi. Inoltre, è importante garantire la verifica dei documenti fiscali elettronici autorizzati per garantire che la chiusura contabile e fiscale avvenga senza errori. Ciò garantirà il rispetto costante dell'obbligo di emissione delle fatture e ridurrà il rischio di sanzioni.
Inoltre, un altro impatto diretto della duplicazione riguarda il controllo delle scorte. Con un inventario non corretto, l'azienda potrebbe dover affrontare problemi fiscali e logistici, come ordini errati, ritardi nelle consegne e una pianificazione degli acquisti inadeguata.
- Impossibilità di comunicare con l'autorità fiscale.
Le carenze di comunicazione tra il sistema fiscale e la SEFAZ (Segreteria di Stato per le Finanze) rappresentano di per sé un problema, in quanto possono aumentare i tempi necessari per autorizzare l'emissione delle fatture e per chiudere ogni vendita. A cascata, i clienti in coda alla cassa devono attendere più a lungo per essere serviti, il che è particolarmente complicato durante il Black Friday.
Per evitare che ciò accada, è importante monitorare la disponibilità della SEFAZ (Segreteria di Stato per le Finanze), che è automatizzata da alcuni sistemi di gestione fiscale. Molti dispongono anche di una funzione che identifica automaticamente quando è necessario entrare o uscire dalla modalità di emergenza, in cui l'emissione non è immediata: il cliente riceve una fattura non ancora valida finché non viene ristabilita la comunicazione con la SEFAZ.
"Con lo strumento giusto, l'emissione di ricevute fiscali in caso di emergenza viene attivata automaticamente ogni volta che è necessario. Una volta ristabilita la comunicazione con l'autorità fiscale (SEFAZ), il software di messaggistica fiscale deve essere in grado di rielaborare, reinviare, identificare i duplicati e richiedere l'autorizzazione per tutte le ricevute fiscali emesse in questo formato", sottolinea l'amministratore delegato.
- Emissione di emergenza
Sebbene risolva un problema, l'emissione di fatture in modalità contingente può crearne altri. Con un volume elevato di fatture, può essere difficile gestire il numero di documenti emessi e respinti. Pertanto, l'azienda potrebbe non rispettare la scadenza per la presentazione all'autorità fiscale (SEFAZ).
Ad esempio, il cliente potrebbe controllare la fattura sul sito web SEFAZ e non trovarla perché la chiave di accesso non è stata ancora convalidata. Di conseguenza, il consumatore ha la possibilità di contattare PROCON (Agenzia brasiliana per la protezione dei consumatori). Per evitare rischi di questo tipo, è quindi necessario prestare attenzione durante il processo di reinvio dopo un'emergenza, per identificare le fatture rifiutate.
"Ancora una volta, questa è una funzionalità resa più semplice dai sistemi di gestione fiscale all'avanguardia. Vale anche la pena salvare i file XML di tutte le fatture, comprese quelle emesse in modalità di emergenza, per registrare la vendita e il tentativo di emissione", suggerisce Hugo.
- Codice NCM errato sulla fattura.
La Nomenclatura Comune del Mercosur (NCM) mira a controllare e identificare le imposte sui prodotti. L'inserimento di dati NCM errati durante la compilazione di una fattura può comportare il rifiuto della stessa e l'autorizzazione della fattura con il codice errato, con conseguente pagamento di imposte non corrette. Se viene rilevato un errore nel codice, le autorità fiscali verificano le ultime voci e addebitano la differenza di aliquota, con sanzioni e interessi.
Pertanto, è fondamentale aggiornare il database dei codici NCM che l'azienda utilizza quotidianamente. In assenza del codice NCM, la fattura incontrerà problemi e verrà respinta. Pertanto, è necessario conoscere le classificazioni delle merci per evitare questo tipo di errore.
"In situazioni come questa, se il commerciante riceve un prodotto con il codice NCM errato, dovrebbe fornire il codice corretto al proprio fornitore per evitare sanzioni fiscali", conclude Ramos.
Soprattutto, è importante sottolineare che, con il significativo aumento delle vendite durante il Black Friday, è fondamentale che il sistema sia resiliente o in grado di elaborare rapidamente volumi elevati. Questo è essenziale per garantire un funzionamento efficiente e il successo delle vendite. Durante questo periodo, il volume delle transazioni aumenta in modo esponenziale, richiedendo che il sistema sia in grado di gestire questa domanda senza compromettere le prestazioni o causare interruzioni. Questo evita ritardi nelle consegne, code alle casse e, naturalmente, insoddisfazione dei clienti.
