Nell'attuale scenario, la trasformazione digitale ridefinisce la dinamica aziendale e il settore delle Risorse Umane (RH) svolge un ruolo cruciale nella modernizzazione delle imprese. In questo segmento, la gestione dei documenti, precedentemente caratterizzata da pile di carta e processi manuali, ora richiede agilità, sicurezza ed efficienza. Per questo, disporre degli strumenti tecnologici è una necessità.
Cos'è la gestione dei documenti nelle Risorse Umane?
L'area delle Risorse Umane deve gestire una quantità enorme di documenti – contratti, buste paga, valutazioni delle prestazioni, politiche interne e molto altro. La gestione efficiente di questi file, ovvero il controllo di invio, ritorno, firma, verifica, tra gli altri, non è solo una questione di organizzazione ma un fattore critico per il successo dell'attività.
Secondo ilAmministratore delegatoda Digital Helper + Assine Bem, Carlos Henrique Mencaci, la tecnologia è indispensabile in questo scenario. Chi si occupa di persone ha tra le mani dati di estrema rilevanza. La manipolazione fisica di queste informazioni, o al di fuori di piattaforme ideali, tende a rendere il settore improduttivo, senza strategia e sicurezza, poiché buona parte della forza viene impiegata nell'organizzazione della documentazione, spiega.
Quali tecnologie rendono intelligente la gestione dei documenti? Conosci cinque strumenti dedicati alle risorse umane!
La ricerca condotta da Think Work Lab ha rivelato come ancora i dipartimenti delle risorse umane soffrano a causa della burocrazia e della mancanza di automazione. Secondo i dati, i brasiliani trascorrono in media 16,9 ore settimanali, ovvero il 38% della loro giornata lavorativa, con compiti burocratici. Per circa il 22% dei professionisti intervistati, le attività erano monotone e ripetitive, aspetti considerati dismotivanti. Inoltre, la maggior parte (40%) non ha intrapreso alcun movimento pratico per rendere la gestione delle persone più tecnologica e meno manuale. In questo senso, Mencaci elenca cinque strumenti utili per avviare questo aggiornamento nei sistemi:
1. Sistemi di Gestione Documentale (DMS – Document Management Systems)
Un DMS consente di creare, archiviare, organizzare e condividere file in modo centralizzato e sicuro tramite Internet. Con risorse come indicizzazione e ricerca rapida, le risorse umane riescono ad accedere a qualsiasi dato in pochi secondi, eliminando la perdita di tempo con ricerche manuali. "Piattaforme come Digital Helper + Assine Bem offrono questa atmosfera, con l'integrazione con altri strumenti, facilitando l'automazione dei flussi di attività", dice ilAMMINISTRATORE DELEGATO.
Firma elettronica
La rubrica dei documenti è una fase critica nelle Risorse Umane, sia per contratti, assunzioni, licenziamenti o accordi. Strumenti di firma elettronica, garantiscono validità legale, rapidità e protezione. Con esse sistema, è possibile inviare, validare e archiviare i documenti senza la necessità di stampa o spostamenti.
3. Archiviazione in Cloud
Il cloud storage è fondamentale per garantire l'accessibilità e la sicurezza degli scritti nell'ambientein lineaQuesto meccanismo consente di aprire informazioni da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento. Inoltre, la crittografia dei dati e ibackupautomatici garantiscono sicurezza alle informazioni.
4. Piattaforme di Collaborazione e Condivisione
Strumenti per svolgere riunioni remote, pianificare compiti e monitorarne lo sviluppo facilitano la collaborazione tra team e la condivisione sicura dei materiali. Con loro, l'HR può creareflussi di lavoroefficienti, approvare documentazioni in tempo reale e mantenere tutti iparti interessateallineati.
Intelligenza artificiale integrata
Sistemi con intelligenza artificiale (IA) nativa, ovvero progettati per il propriosito, sono fondamentali per ottimizzare il servizio svolto lì. "Nel Digital Helper + Assine Bem, l'IA è collegata al processo di firma digitale. Con esse, le persone possono fare domande specifiche sul contenuto che stanno per firmare. Questo riduce la necessità di consultare uno specialista per chiarimenti o futuri equivoci", spiega ilAMMINISTRATORE DELEGATO.
Infine, per Mencaci, la gestione intelligente non è solo una questione di tecnologia, ma di sopravvivenza nel mercato attuale. Le aziende che adottano queste configurazioni guadagnano in produttività, sicurezza e competitività, mentre riducono costi e rischi, conclude.