Nell'attuale scenario, la trasformazione digitale ridefinisce la dinamica aziendale e il settore delle Risorse Umane (HR) ha un ruolo cruciale nella modernizzazione delle imprese. In questo segmento, la gestione dei documenti, prima contrassegnata da pile di documenti e processi manuali, ora richiede agilità, sicurezza ed efficienza. Per questo, contare con gli strumenti tecnologici è una necessità.
Che cos'è la gestione dei documenti nelle risorse umane?
L'area delle risorse umane deve gestire un'enorme quantità di documenti – contratti, buste paga, valutazioni delle prestazioni, politiche interne e molto altro. La gestione efficiente di questi file, cioè, il controllo della spedizione, ritorno, firma, verificaizone, tra l'altro non è solo una questione di organizzazione è un fattore critico per il successo dell'azienda.
Secondo ilAmministratore delegatoda Digital Helper + Abbonati Bene, Carlos Henrique Mencaci, la tecnologia è indispensabile in questo scenario. "Chi si prende cura delle persone", ha nelle sue mani dati di somma rilevanza. Il trattamento fisico di queste informazioni, o fuori da piattaforme ideali, tende a rendere l'area improduttiva, senza strategia e sicurezza, perché buona parte della forza va all'organizzazione della documentazione, spiega.
Quali tecnologie rendono intelligente la gestione dei documenti? Scopri cinque strumenti dedicati alle risorse umane!
La ricerca condotta da Think Work Lab ha rivelato come le risorse umane soffrano ancora per la burocrazia e la mancanza di automazione. Secondo i dati, i brasiliani spendono, in media, 16,9 ore settimanali, o 38% del tuo orario di lavoro, con compiti burocratici. Per circa il 22% dei professionisti intervistati, le attività erano monotone e ripetitive, aspetti considerati demotivanti. Ancora, la grande maggioranza (40%) non ha effettuato alcun movimento pratico per rendere la gestione delle persone più tecnologica e meno manuale. In questo senso, Elenca cinque strumenti utili per avviare questo aggiornamento nei sistemi
1. Sistemi di Gestione dei Documenti (DMS – Sistemi di gestione documentale
Un DMS consente di creare, memorizzare, organizzare e condividere file in modo centralizzato e sicuro tramite Internet. Con risorse come indicizzazione e ricerca rapida, le risorse umane possono accedere a qualsiasi dato in pochi secondi, eliminando la perdita di tempo con ricerche manuali. Piattaforme come Digital Helper + Assine Bem offrono questa atmosfera, con l'integrazione ad altri strumenti, facilitando l'automazione dei flussi di attività, dice ilAmministratore delegato.
2. Firma Elettronica
La firma dei documenti è una fase critica nelle risorse umane, sia per contratti, ammissioni, licenziamenti o accordi. Strumenti di firma elettronica, garantiscono validità giuridica, agilità e protezione. Con esse, è possibile inviare, validare e conservare i documenti senza la necessità di stampa o spostamento
3. Archiviazione Cloud
Il cloud storage è fondamentale per garantire l'accessibilità e la sicurezza degli scritti nell'ambientein linea. Questo meccanismo consente di aprire informazioni da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento. Inoltre, la crittografia dei dati e ibackupautomatici garantiscono la sicurezza delle informazioni
4. Piattaforme di Collaborazione e Condivisione
Strumenti per svolgere riunioni remote, pianificare compiti e monitorare il loro sviluppo facilita la collaborazione tra i team e la condivisione sicura di materiali. Con esse, le risorse umane possono creareflussi di lavoroefficienti, approvare documentazioni in tempo reale e mantenere tutti iparti interessateallineati
5. Intelligenza artificiale integrata
Sistemi con intelligenza artificiale (IA) nativa, cioè, elaborate per il propriosito, sono fondamentali per ottimizzare il servizio svolto lì. "Nel Digital Helper + Abbonati Bene", l'IA è legata al processo di firma digitale. Con esse, le persone possono fare domande specifiche sul contenuto che andranno a firmare. Questo riduce la necessità di contattare uno specialista per chiarire dubbi o futuri equivoci, spiega ilAmministratore delegato.
Infine, per Mencaci, la gestione intelligente non è solo una questione di tecnologia, ma di sopravvivenza nel mercato attuale. Le aziende che adottano queste configurazioni guadagnano in produttività, sicurezza e competitività, mentre riducono costi e rischi, finalizza
