Gestione intelligente dei documenti: 5 strumenti tecnologici per le risorse umane

Nello scenario attuale la trasformazione digitale ridefinisce le dinamiche aziendali e il settore delle Risorse Umane (HR) svolge un ruolo cruciale nella modernizzazione delle aziende In questo segmento la gestione documentale, un tempo contrassegnata da pile di processi cartacei e manuali, richiede ora agilità, sicurezza ed efficienza. 

Cos'è la gestione dei documenti nelle risorse umane? 

L'area HR deve occuparsi di un'enorme quantità di documenti - contratti, buste paga, valutazioni delle prestazioni, politiche interne e altro ancora La gestione efficiente di questi file, cioè il controllo dell'invio, della restituzione, della firma, del controllo, tra gli altri non è solo una questione di organizzazione è un fattore critico per il successo aziendale. 

Secondo il AMMINISTRATORE DELEGATO da Digital Helper + Sign Well, Carlos Henrique Mencaci, la tecnologia è indispensabile in questo scenario. “Chi si prende cura delle persone, ha tra le mani dati di fondamentale rilevanza La gestione fisica di queste informazioni, o al di fuori delle piattaforme ideali, tende a rendere l'area improduttiva, senza strategia e sicurezza, perché gran parte della forza va all'organizzazione delle pratiche burocratiche”, spiega. 

Quali tecnologie rendono intelligente la gestione dei documenti? scopri cinque strumenti incentrati sulle risorse umane! 

La ricerca svolta da Think Work Lab ha rivelato come le HR soffrano ancora di burocrazia e mancanza di automazione, secondo i dati i brasiliani trascorrono, in media, 16,9 ore settimanali, ovvero 38% della loro giornata lavorativa, con compiti burocratici Per circa 22% dei professionisti ascoltati, le attività sono state monotone e ripetitive, aspetti considerati demotivanti, Tuttavia, la stragrande maggioranza (40%) non ha fatto alcuna mossa pratica per rendere la gestione delle persone più tecnologica e meno manuale, in questo senso, Mencaci elenca cinque strumenti utili per avviare questo sistema: aggiornamento: 

1. Sistemi di gestione dei documenti (DMS Document Management Systems)

Un DMS permette di creare, archiviare, organizzare e condividere file in modo centralizzato e sicuro su Internet Con funzionalità come l'indicizzazione e la ricerca rapida, HR può accedere a qualsiasi dato in pochi secondi, eliminando la perdita di tempo con le ricerche manuali,“Piattaforme come Digital Helper + Sign Well offrono questa atmosfera, con l'integrazione con altri strumenti, facilitando l'automazione dei flussi delle attività di”, afferma il CEO. 

2. firma elettronica

La rubrica dei documenti è un passo fondamentale nelle risorse umane, sia per contratti, ammissioni, licenziamenti o accordi Gli strumenti di firma elettronica garantiscono validità legale, agilità e protezione Con essi è possibile inviare, convalidare e salvare documenti senza la necessità di stampa o spostamento.

3. Archiviazione nel cloud

L'archiviazione nel cloud è fondamentale per garantire l'accessibilità e la sicurezza delle scritte nell'ambiente online. Questo meccanismo consente di aprire le informazioni da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento. Inoltre, la crittografia dei dati e il backup automatico garantisce sicurezza alle informazioni.

4. Piattaforme di collaborazione e condivisione

Gli strumenti per tenere riunioni a distanza, pianificare attività e monitorarne lo sviluppo rendono facile per i team collaborare e condividere in modo sicuro i materiali. può creare HHCR flussi di lavoro efficiente, approva la documentazione in tempo reale e mantieni tutto stakeholder allineato.

5. Intelligenza artificiale integrata 

Sistemi con intelligenza artificiale nativa (AI), cioè elaborati per il corretto sito, sono fondamentali per ottimizzare il servizio fatto lì“Na Digital Helper + Sign Well, AI è legata al processo di firma digitale Con loro, le persone possono porre domande specifiche sul contenuto che firmeranno Questo riduce la necessità di innescare uno specialista per porre domande o futuri errori”, spiega il CEO. 

Infine, per Mencaci, la gestione intelligente non è solo una questione di tecnologia, ma di sopravvivenza nel mercato attuale.“Le aziende che adottano queste impostazioni guadagnano in produttività, sicurezza e competitività, riducendo al contempo costi e rischi”, conclude.