Gestione e automazione delle scorte: la chiave per evitare perdite finanziarie nella vendita al dettaglio

Nel settore della vendita al dettaglio, le scorte sono considerate uno dei principali asset finanziari. Tuttavia, secondo una ricerca di HSR, specializzata in studi di mercato, meno del 40% dei dettaglianti investe in sistemi di gestione delle scorte. L'importanza dell'adozione di una gestione efficiente e dell'automazione dei processi si è rivelata una soluzione essenziale per minimizzare gli errori, ottimizzare le risorse ed evitare perdite finanziarie.

“Una gestione efficace è fondamentale per la crescita e la stabilità di un'azienda. Investire tempo nel riconoscere e correggere gli errori più comuni può ottimizzare i servizi e facilitare le attività quotidiane, evitando spiacevoli sorprese e persino garantendo maggiori opportunità per gli affari”, afferma William Santos, direttore commerciale di VarejOnline, azienda specializzata in tecnologia per la gestione di negozi, franchise e punti vendita (PDV). 

VarejOnline serve reti come Grupo L’occitane, Decor Colors, Petland, tra altre grandi operazioni; l'esperienza nel settore permette a William di fornire insight sull'argomento. L'esperto sottolinea alcune azioni semplici, ma che possono trasformare la realtà della vostra vendita al dettaglio ed evitare problemi finanziari. Scopritele:

1. Avere un controllo giornaliero di cassa

Molti franchisee trascurano il controllo giornaliero di cassa, il che può portare a discrepanze e perdite significative nel medio e lungo termine. William enfatizza la necessità di registrare tutte le transazioni, dalle vendite di grandi importi alle spese minori, includendo sia le vendite in negozio che quelle e-commerce. 

“Una cassa disorganizzata può trasformarsi in una palla di neve. Riservare del tempo, ogni giorno, per concentrarsi su questa gestione è essenziale. Per facilitare il compito, la soluzione è implementare un sistema di registrazione di cassa e assicurarsi che venga seguito e alimentato costantemente”, spiega.

2. Separare le finanze personali da quelle aziendali

È comune che alcuni dettaglianti mescolino le finanze personali con quelle aziendali, specialmente quando gestiscono più punti vendita. William avverte che questa pratica può offuscare la visione reale delle performance dell'unità e creare seri problemi fiscali e di cassa. La soluzione è stabilire conti bancari distinti per l'azienda e per l'uso personale, garantendo una chiara separazione.

3. Garantire l'anticipazione delle spese stagionali

Le spese stagionali, come le tasse trimestrali, il rinnovo delle licenze e il riapprovvigionamento delle scorte in periodi festivi, spesso colgono i franchisee di sorpresa. Se non c'è pianificazione, queste spese causano difficoltà che potrebbero essere evitate. William raccomanda la creazione di un calendario dei pagamenti dettagliato, che consideri queste spese stagionali e aiuti a riservare i fondi adeguatamente. 

4. Valorizzare l'analisi dei dati finanziari

Analizzare regolarmente i dati budgetari dell'azienda può garantire ai franchisee di identificare modelli, tendenze e aree di miglioramento. Per questo, mantenete il controllo al giorno e monitorate con attenzione. 

“È importante dedicare tempo alla revisione periodica dei report e cercare percezioni per ottimizzare la gestione finanziaria del franchise. Oggi, i sistemi di gestione, i famosi ERP, riescono a presentare i dati principali ai dettaglianti, o persino a connettersi con API per personalizzare le operazioni in base alle esigenze di ogni attività”, spiega l'esperto.

5. Investire nella formazione e nell'educazione finanziaria

Non basta avere gli strumenti di gestione e non saperli utilizzare, o nemmeno comprendere l'argomento. William incoraggia i proprietari a cercare costantemente corsi, workshop e risorse che li aiutino a perfezionare le proprie competenze finanziarie e quelle del loro team. 

“La conoscenza è uno strumento potente. Alcune aziende di ERP includono persino la formazione dei dipendenti quando offrono la soluzione. Questo rende la gestione più intelligente e riduce la vulnerabilità dell'attività”, conclude.