Le micro, piccole e medie imprese (MPMI) dedicano 21,47 ore settimanali alla gestione delle spese — equivalenti al lavoro di più di 2 giorni e mezzo di un dipendente, considerando una giornata lavorativa di 8 ore.Questi dati sono inseriti nel“Panoramica della gestione delle spese aziendali in Brasile – edizione 2025“, una ricerca senza precedenti condotta daConto semplice, la piattaforma leader in Brasile per la gestione delle spese aziendali, eVisa, leader globale nella tecnologia dei pagamenti. Lo studio offre una visione dettagliata dello stato attuale di come le aziende gestiscono le loro finanze e gli ostacoli che incontrano.
Nel 46% di queste aziende, il compito ricade sui proprietari o soci, limitando il tempo disponibile per attività strategiche. Nelle microimprese, questa percentuale sale al 59%.Per il CEO e cofondatore di Conta Simples, Rodrigo Tognini, questo numero è ancora molto significativo e evidenzia quanto le PMI brasiliane gestiscono le proprie finanze in modo tradizionale e arcaico, soprattutto perché in gran parte delle aziende sono i proprietari o soci a dedicarsi a questa attività, tempo che potrebbe essere destinato ad altre funzioni più strategiche.
“Con lo studio è diventato evidente che, con la mancanza di un'adeguata organizzazione, controllo e gestione delle finanze, si crea una barriera e un collo di bottiglia per la crescita e lo sviluppo delle PMI. Tutto questo perché il modo in cui ciò avviene sembra ancora lo stesso di decenni fa, senza gli strumenti e le soluzioni adeguati che sfruttino questi percorsi. "Sappiamo che con una gestione più strutturata e ottimizzata, le aziende possono liberare la propria leadership per concentrarsi su ciò che conta davvero: la crescita aziendale", afferma Tognini.
La direttrice di Visa, Juliana Amoroso, sottolinea che oggi uno dei beni più preziosi delle aziende è la gestione del tempo e questa è una grande difficoltà per gli imprenditori delle piccole, medie e microimprese, che finiscono per accumulare funzioni e ore di lavoro. “Adottando soluzioni innovative, questi imprenditori riescono ad automatizzare processi ripetitivi, ridurre gli errori umani e liberare tempo prezioso che può essere dedicato alle attività strategiche essenziali per lo sviluppo dell'azienda”, racconta.
La gestione finanziaria a portata di mano, letteralmente
Una gestione agile ed efficiente è quella che promuove più controllo, sicurezza e consente decisioni più assertive nell’allocazione delle risorse, cosa impossibile per il 39% delle PMI, che utilizzano ancora risorse manuali, come i notebook, per gestire le proprie spese –circa 7,5 milioni delle 21,8 milioni di imprese attive.Le microimprese (45%) sono quelle che più si affidano a soluzioni inadeguate, seguite dalle piccole con il 36% e le medie imprese con il 28%. Questo metodo antiquato genera più mal di testa che soluzioni, poiché richiede troppo tempo e aumenta la probabilità di errore, compromettendo l'efficienza operativa.
Secondo il sondaggio, i fogli di calcolo sono la risorsa più utilizzata dalle aziende brasiliane per la gestione delle spese (65%), con particolare attenzione anche all'uso di applicazioni e estratti bancari (52%). I principali motivi per cui si resiste all'adozione di soluzioni specializzate sono l'abitudine (45%), la percezione di costi elevati (44%) e il non ritenere necessario (38%).
Tra le aziende nel Nord e nel Nordeste, il numero di intervistati che ha indicato "trovar più facile gestire nel modo a cui sono abituati" è stato maggiore, rispettivamente il 70% e il 67%. Le aziende che hanno affermato di non ritenere una piattaforma necessaria erano maggiori nel Sud, con il 55%.Quando interpellate sui fattori che potrebbero incentivare l'implementazione di piattaforme di gestione, le risposte hanno indicato il rapporto qualità-prezzo (49%), seguito da un linguaggio semplice (39%) e supporto accessibile (36%).
“La tecnologia non è più un lusso, è una necessità. Una gestione efficiente delle spese rende vincente qualsiasi strategia. Il software di gestione finanziaria consente di categorizzare automaticamente le spese aziendali, analizzare i dati in tempo reale, controllare accuratamente i budget e generare report personalizzati. "Questi vantaggi consentono non solo di semplificare i processi, ma anche di ridurre significativamente il rischio di errori e forniscono spunti per un processo decisionale più strategico e agile", spiega Taeli Klaumann, CFO di Conta Simples.
Finanze personali e aziendali sulla stessa carta hanno un impatto sulla gestione aziendale
Un altro aspetto che può rappresentare un fattore limitante nell'efficienza delle operazioni quotidiane è l'utilizzo della carta di credito Persona Fisica per le spese dell'attività. Il sondaggio indica che16% delle PMI brasiliane (circa 3,5 milioni di aziende)hanno ancora questa usanza, una pratica che non solo compromette l'organizzazione finanziaria, ma danneggia anche la credibilità dell'azienda presso i fornitori e gli istituti finanziari, rendendo difficile l'accesso al credito aziendale.
Le aziende che optano per carte di credito aziendali hanno segnalato benefici come l'eliminazione di processi burocratici, registrazione di fatture, richieste di rimborso e rendicontazione. La preferenza per l'uso delle carte di credito nelle aziende è giustificata da attributi come il frazionamento e i termini di pagamento (52%), l'organizzazione finanziaria (22%) e la praticità (16%).
La direttrice di Visa Brasile commenta che i numeri riflettono l'importanza di investire in una gestione finanziaria più professionale. È fondamentale che le aziende separino le finanze personali da quelle aziendali per evitare complicazioni e garantire un maggiore controllo e trasparenza nella gestione finanziaria. Con l'adozione delle carte aziendali, gli imprenditori e i collaboratori possono usufruire di benefici come la semplificazione dei processi, l'efficienza nelle operazioni e l'ampliamento del controllo finanziario. Questo trasforma i flussi di pagamento B2B, migliorando l'efficienza e offrendo un'esperienza di pagamento più fluida e sicura per le PMI in tutto il Brasile.
Tuttavia, lo studio sottolinea che c'è spazio per una maggiore penetrazione delle carte aziendali nel mercato, dato che 5 aziende su 10 che dispongono di carte di credito hanno a disposizione solo 1 o 2 unità per il personale, il che può rappresentare un fattore limitante per l'efficienza delle operazioni quotidiane.
Il costo della disinformazione
Tutti questi dati portano a un numero ancora più allarmante:Il 100% delle aziende intervistate non comprende appieno il significato di “gestione delle spese”Mentre settori come vendite e marketing dispongono di piattaforme per automazione e analisi, il settore finanziario spesso dipende da soluzioni generiche che non soddisfano le sue esigenze specifiche. Il risultato è una gestione finanziaria che è anni luce indietro rispetto alle altre aree dell'azienda.
Il CEO di Conta Simples chiarisce il dubbio: “La gestione delle spese è il processo di pianificazione, monitoraggio e controllo delle spese, in questo caso, di un'azienda, per garantire che le risorse finanziarie siano utilizzate in modo efficiente e in linea con gli obiettivi stabiliti. “È un movimento che implica l’identificazione delle spese, la loro categorizzazione, l’analisi dei modelli di consumo, la creazione di budget e l’implementazione di strumenti o strategie per ottimizzare la spesa ed evitare sprechi”, riassume.
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