La preoccupazione delle aziende per la governance aziendale è cresciuta — secondo una ricerca dell'Istituto Brasiliano di Governance Aziendale (IBGC) nel 2024 il settore privato ha mostrato una media di aderenza del 66% alle pratiche raccomandate dal Codice Brasiliano di Governance Aziendale, con un aumento di 1,6 punti percentuali rispetto al 2023. Le aziende statali e le società quotate in borsa indicano anch'esse una crescita costante.
Nonostante ciò, alcuni fattori comuni ostacolano ancora il buon esercizio della governance, secondo Andréa Migliori, CEO diCentro di lavoro digitaleHR Tech di soluzioni per portali aziendali. I pilastri della governance sono equità, trasparenza, integrità, sostenibilità e responsabilità. Per tutti loro, la comunicazione è un punto chiave, e purtroppo ci sono molte sfide in questo settore tra aziende di tutti i settori, spiega.
Il CEO esemplifica con i metodi più utilizzati per l'invio di informazioni nelle organizzazioni: email e WhatsApp. Anche se sono strumenti molto utili e ampiamente diffusi, entrambi comportano rischi e ritardi che possono influenzare tutta la comunicazione dell'azienda.
Il primo punto negativo sollevato riguarda l'organizzazione e l'accesso alla segmentazione delle informazioni. Con conversazioni e documenti sparsi in centinaia di email o gruppi WhatsApp, diventa molto difficile identificare chi ha detto cosa e quando. Questo porta anche a diverse persone ad avere accesso a informazioni diverse, il che genera incoerenza nelle decisioni. Da solo, questa situazione ostacola la quotidianità dell'attività e la produttività dei team, ma può anche causare complicazioni specifiche durante l'audit, che richiede tracciabilità.
Un altro rischio è la vulnerabilità dei dati. In parte perché alcuni operatori di email e applicazioni di messaggistica potrebbero non avere le migliori certificazioni di sicurezza, e in parte perché la decentralizzazione può portare questioni riservate a persone che non dovrebbero averne accesso, tramite destinatari in copia o presenza in gruppi WhatsApp, ad esempio.
Andréa indica anche il sovraccarico informativo come un'altra difficoltà comune. La saturazione dei canali porta alla perdita di tempo e di concentrazione, con team che spendono più energia nel cercare di organizzarsi che nel lavorare effettivamente. Non è improbabile che i dati vadano persi in questi casi, il che influisce direttamente sulle pratiche di governance», sottolinea la professionista.
Una delle principali soluzioni per questo "caos" è l'utilizzo di un unico canale di comunicazione in grado di concentrare e organizzare le informazioni dell'azienda, svolgendo il ruolo di "spina dorsale" della strategia di comunicazione interna e che consenta lo scambio di informazioni e documenti in modo sicuro. Questa è la proposta delle intranet e di altri sistemi di comunicazione aziendale, in particolare quelli che offrono soluzioni integrate affinché tutto venga registrato all'interno dello stesso programma.
"Un buon sistema riesce a soddisfare tutte le esigenze di comunicazione interna e anche a offrire facilità durante l'audit, con trasparenza e praticità", spiega Andréa. Ma anche sottolinea: "È un cambiamento di strumento tanto quanto un cambiamento culturale. Le persone devono adattarsi ed è essenziale che tutto il team comprenda le ragioni dietro la novità e la utilizzi di conseguenza", conclude.
