Man mano che si avvicina il Black Friday, i rivenditori si preparano a un intenso flusso di vendite. Oltre a tutti i controlli su formazione, magazzino, marketing e altri dipartimenti, è imprescindibile che si realizzi anche una gestione fiscale efficiente. Oltre a fornire un'esperienza piacevole ai clienti — che possono affrontare code o problemi di pagamento quando si verificano guasti fiscali — una buona gestione implica anche prepararsi a eventuali imprevisti che non dipendono solo dall'azienda.
Secondo Hugo Ramos, CEO diOh, oh, riferimento nazionale nelle soluzioni per Documenti Fiscali Elettronici (DF-e) e altre esigenze fiscali digitali, l'emissione errata delle note può causare multe che variano dal 10% al 100% del valore di ciascuna. In occasioni di alta domanda, ciò può diventare un costo preoccupante per le organizzazioni.
“Non possiamo sottovalutare l’impatto dell’area fiscale in momenti come questo. Il Black Friday porta con sé molte opportunità, ma anche rischi. Soprattutto quando Sefaz dovrà gestire un numero enorme di banconote contemporaneamente", commenta lo specialista.
Per preparare l'appuntamento, Hugo ha elencato cinque dei principali rifiuti fiscali, ovvero errori che impediscono l'emissione corretta della fattura.
Rifiuto 202: Mancato riconoscimento della paternità o dell'integrità del file digitale
Questa rifiuto indica un fallimento nello 'namespace' del file template utilizzato per l'UF, spiega il CEO. Quasi sempre si tratta di qualche guasto tecnico alla stessa Sefaz.
La situazione di solito si risolve da sola e basta aspettare alcuni minuti per riprocessare il file. Tuttavia, nel caso in cui ciò non accada, è necessario contattare la Sefaz dello stato emittente.
204: NF-e duplicato [nRec:999999999999999]
L'errore si verifica quando viene emessa una NF-e (modello 55) o NFC-e (modello 65) con la stessa Chiave di Accesso di una NF-e/NFC-e già autorizzata. In questo modo, la nota viene considerata duplicata.
È necessario modificare il numero della fattura elettronica in modo che quello scelto non sia ancora stato utilizzato, e poi reinviare il documento. "Questo problema è molto meno comune quando si utilizza un buon sistema integrato di gestione fiscale, con un database aggiornato, poiché c'è una verifica automatica di eventuali duplicazioni", sottolinea Hugo.
Rifiuto 210: Destinatario non valido IE
Il rifiuto riguarda l'emissione di una fattura elettronica (NF-e) con la iscrizione statale del destinatario (IE) non valida, cosa che spesso si verifica a causa di errori nel numero. L'IE deve avere tra 2 e 14 caratteri numerici, e la posizione di alcuni numeri o del dígito verificatore potrebbe essere errata.
La soluzione è verificare l'Iscrizione Statale fornita e correggere eventuali errori. Se il codice della IE inizia con il numero zero (0) e si nota che è stato soppressato, è necessario contattare il supporto dell'ERP in uso per verificare il problema. Un'altra alternativa è consultare la partita IVA indicata sul sito del SINTEGRA o nel Registro Centralizzato dei Contribuenti (CCC) per confermare se è valida.
Rifiuto 212: Data di emissione successiva alla data di ricezione
“Date e orari non corrispondenti possono verificarsi nel giro di pochi minuti. Ad esempio, se la banconota è stata emessa alle 15:00, ma l'ora locale dello stato di Sefaz è le 14:59, potrebbe verificarsi un errore. Bisogna fare attenzione anche all'ora legale", spiega lo specialista.
Verifica quindi se l'orario del tuo software è sincronizzato con l'orario della Sefaz del tuo stato, che utilizza l'orario regionale. Se il tuo sistema ERP utilizza l'orario del server per compilare la Data/Ora di emissione della fattura elettronica, verifica se anche il server è sincronizzato. Dopo la correzione, basta rinviare la fattura elettronica.
Rifiuto 365: Il totale delle altre ritenzioni differisce dalla somma degli elementi
Questo rifiuto si verifica quando viene emesso un NF-e (modello 55) o NFC-e (modello 65) e il valore totale delle altre ritenute differisce dalla somma dei valori delle altre ritenute per le voci soggette a ISSQN.
Hugo aggiunge: “Questo è uno degli errori che richiede una soluzione più tecnica, con modifiche al file XML della nota. Deve essere corretto il valore della totalizzazione delle altre ritenute presente nel campo: id – W22c”.
Per queste e altre situazioni più specifiche, è importante poter contare su professionisti esperti nel mondo fiscale. Per chi desidera cercare ulteriori risposte, è anche possibile utilizzare laBase di conoscenza Oobj, che include spiegazioni, esempi e soluzioni per questi e centinaia di altri problemi fiscali. È una guida di aiuto per la vita, non solo per il Black Friday, conclude il CEO.
