Quando si tratta di gestione finanziaria, molti imprenditori si concentrano immediatamente sul controllo delle spese. E, anche questo sia essenziale, sarà che gestire solo i costi garantisce la salute finanziaria dell'impresa? C'è un altro aspetto altrettanto importante: garantire che ciò che è stato venduto venga effettivamente ricevuto
Incongruenze nei pagamenti: un problema più comune di quanto sembri
Recentemente, una frangia del settore calzature ha riferito una situazione inaspettata. Durante la revisione delle sue operazioni, ha capito che non tutte le vendite effettuate venivano depositate sul conto dell'azienda. Ma come era possibile? Nonostante le transazioni siano registrate nel sistema di cassa, i valori non apparivano nel rapporto pagamenti con carta. Il compito di controllare manualmente il grande volume di transazioni quotidiane era impraticabile, portandola a cercare una soluzione tecnologica
La risposta è arrivata con l'implementazione di un software di riconciliazione delle carte, che ha identificato automaticamente discrepanze ricorrenti tra ciò che veniva venduto e ciò che effettivamente entrava nel conto bancario. Si è scoperto che alcune vendite, sebbene registrate nel sistema del negozio, non erano riportati nei rapporti delle acquirenti, cosa significava valori che semplicemente smettevano di essere pagati
Dopo aver eliminato la possibilità di problemi interni, revisionando minuziosamente le operazioni del negozio con le ricevute delle macchinette di pagamento in mano, la franchising ha constatato che il problema era dovuto a fallimenti operativi della stessa acquirente
Casi come questo sono più comuni di quanto si possa immaginare. Per avere un'idea, tra il 2022 e il 2023, F360, tramite la sua funzionalità di riconciliazione delle carte, ha aiutato i clienti a recuperare 159 milioni di reais in somme che, in un altro modo, potrebbero essere stati persi
Automazione: la chiave per evitare perdite finanziarie
Oltre a identificare le vendite non pagate, sistemi di riconciliazione rilevano anche addebiti indebiti sulle tariffe applicate, che possono divergere dai valori negoziati con le bande di carta. Questo rappresenta un'altra fonte di perdite significative per i commercianti
Nel commercio al dettaglio, dove il volume di vendite è alto, effettuare la riconciliazione manuale è quasi impossibile. La tecnologia, in questo contesto, diventa una grande alleata, consentendo di identificare rapidamente le discrepanze e di non perdere valori nel mezzo della complessità del flusso finanziario. Anche piccole incoerenze apparenti, come 0,1% delle vendite, possono causare perdite significative nel tempo. Ci sono casi di rivenditori che hanno recuperato migliaia di reais correggendo errori rilevati con l'uso di software
Sebbene le carte di credito e debito siano considerate mezzi di pagamento sicuri, il commerciante deve prestare attenzione a tutte le fasi del processo. Ciò include non solo la verifica delle vendite effettuate, ma anche delle tariffe applicate. Franchisor, per esempio, spesso negoziano condizioni speciali con le marche per le loro reti, ma è fondamentale verificare se i valori concordati vengono addebitati correttamente nella quotidianità
Automatizzare la riconciliazione finanziaria è una strategia indispensabile. Piccoli errori quotidiani, se ignorati, possono accumularsi e causare un impatto significativo sulla chiusura dell'anno. Immagina una tassa mal calcolata applicata a ogni rata di una vendita a rate: senza uno strumento per identificare queste discrepanze, il commerciante difficilmente avrebbe capito il problema, ma l'impatto sul fatturato sarebbe reale
Pertanto, non lasciare che il denaro scivoli via a causa di errori di riconciliazione. Nel commercio al dettaglio, ogni centesimo fa la differenza, e garantire che tutte le vendite siano debitamente ricevute è essenziale per la sostenibilità dell'attività
