Quando si tratta di gestione finanziaria, molti imprenditori si concentrano immediatamente sul controllo delle spese. E, anche se ciò è essenziale, basta gestire i costi per garantire la salute finanziaria dell'azienda? C'è un altro aspetto altrettanto importante: garantire che ciò che è stato venduto venga effettivamente ricevuto.
Incongruenze nei pagamenti: un problema più comune di quanto sembri
Recentemente, uma franquia do setor de calçados relatou uma situação inesperada. Rivedendo le sue operazioni, ha notato che non tutte le vendite effettuate venivano depositate sul conto dell'azienda. Ma come era possibile? Nonostante le transazioni siano registrate nel sistema di cassa, i valori non apparivano nel rapporto dei pagamenti con carta. Il compito di controllare manualmente il grande volume di transazioni quotidiane era impraticabile, portandola a cercare una soluzione tecnologica.
La risposta è arrivata con l'implementazione di un software di riconciliazione delle carte, che ha identificato automaticamente discrepanze ricorrenti tra ciò che veniva venduto e ciò che effettivamente entrava nel conto bancario. È stato scoperto che alcune vendite, sebbene registrate nel sistema del negozio, non comparivano nei rapporti delle acquirer, il che significava che i valori semplicemente non venivano pagati.
Dopo aver escluso la possibilità di problemi interni e aver esaminato attentamente le operazioni del negozio con le ricevute dei terminali di pagamento alla mano, il franchisee ha scoperto che il problema risiedeva in errori operativi dell'acquirente stesso.
Casi come questo sono più comuni di quanto si possa immaginare. Per avere un'idea, tra il 2022 e il 2023, la F360, attraverso la sua funzionalità di riconciliazione delle carte, ha aiutato i clienti a recuperare 159 milioni di reais in valori che, altrimenti, avrebbero potuto perdere.
Automazione: la chiave per evitare perdite finanziarie
Oltre a identificare vendite non pagate, i sistemi di riconciliazione rilevano anche addebiti indebiti sulle tariffe applicate, che possono divergere dai valori negoziati con le bande delle carte. Questo rappresenta un'altra fonte di perdite significative per i commercianti.
Nel commercio al dettaglio, dove il volume di vendite è elevato, effettuare la riconciliazione manuale è quasi impossibile. La tecnologia, in questo contesto, diventa un grande alleato, consentendo di identificare rapidamente le discrepanze e di non perdere valori nel mezzo della complessità del flusso finanziario. Anche piccole incongruenze apparenti, come lo 0,1% delle vendite, possono comportare perdite significative nel tempo. Ci sono casi di rivenditori che hanno recuperato migliaia di reais correggendo errori rilevati con l'uso di software.
Sebbene le carte di credito e debito siano considerate mezzi di pagamento sicuri, il commerciante deve prestare attenzione a tutte le fasi del processo. Ciò include non solo la verifica delle vendite effettuate, ma anche delle tariffe applicate. Franchisee, ad esempio, negoziano frequentemente condizioni speciali con le marche per le loro reti, ma è fondamentale verificare se i valori concordati vengono applicati correttamente nella quotidianità.
Automatizzare la riconciliazione finanziaria è una strategia indispensabile. Piccoli errori quotidiani, se ignorati, possono accumularsi e causare un impatto significativo sulla chiusura dell'anno. Immagina una tassa mal calcolata applicata a ogni rata di una vendita a rate: senza uno strumento per identificare queste discrepanze, il commerciante difficilmente si renderebbe conto del problema, ma l'impatto sul fatturato sarebbe reale.
Pertanto, non lasciare che il denaro scivoli via a causa di errori di riconciliazione. Nel commercio al dettaglio, ogni centesimo fa la differenza, e garantire che tutte le vendite siano correttamente ricevute è essenziale per la sostenibilità dell'attività.
