Gli affitti commerciali in Brasile hanno registrato il più alto aumento del decennio nel 2024 – con il ritorno delle aziende alla modalità in presenza, il settore immobiliare si sta riprendendo dagli anni della pandemia. Se da un lato è positivo, dall'altro i locatari aziendali devono affrontare un aumento dell'8% degli affitti, superiore all'inflazione ufficiale dello scorso anno, che è stata del 4,83%, secondo i dati dell'indice FipeZAP, che monitora il costo di uffici commerciali fino a 200m2 in 11 grandi città.
La domanda improvvisa di spazi commerciali più grandi o meglio posizionati ha spinto i prezzi degli immobili, creando un ciclo di crescita che non dovrebbe stabilizzarsi presto. Inoltre, la ricerca di immobili che soddisfino le nuove esigenze di sicurezza e benessere dei dipendenti, come aree di circolazione più ampie, sistemi di ventilazione migliorati e facilitazioni di accesso, ha contribuito alla scarsità di offerte e, di conseguenza, all'aumento dei prezzi.
Il punto è che, negli anni successivi alla pandemia, molte aziende hanno drasticamente ridotto il loro spazio fisico. Tornar l'operazione in presenza significa che le aziende dovranno riallocare le persone senza ridimensionare significativamente lo spazio, poiché una rinegoziazione del prezzo dell'affitto in questo momento potrebbe portare a un aumento significativo. La soluzione a questa impasse dipende dall'ottimizzazione dello spazio esistente, che può significare da un cambiamento nel layout interno fino al riposizionamento dei documenti fisici.
Soluzioni per mancanza di spazio
Secondo AIIM – Association for Information and Image Management, tra il 10% e il 30% dello spazio di un ufficio può essere occupato da archivi fisici di documenti.
In questo contesto, abbiamo visto che molte aziende adottano come alternativa la esternalizzazione della conservazione dei documenti. Storicamente, molte aziende conservavano grandi archivi fisici nei loro uffici – e, sebbene una parte di questi archivi sia stata digitalizzata o esternalizzata dopo la pandemia, molte organizzazioni continuano a mantenere questo archivio fisico. La ricerca di questi servizi continua ad essere alta.
Aziende specializzate nella gestione documentale offrono servizi robusti di digitalizzazione, archiviazione e gestione dei documenti, garantendo sicurezza, accessibilità e conformità alle normative locali e internazionali. Oltre a liberare spazio fisico negli uffici, l'esternalizzazione della custodia dei documenti offre una serie di vantaggi aggiuntivi, come la riduzione dei costi di manutenzione degli archivi, l'aumento dell'efficienza nell'accesso e nella condivisione delle informazioni e la mitigazione dei rischi legati alla perdita o al danno dei documenti fisici.
In effetti, la trasformazione digitale è stata una delle alleate principali nell'ottimizzazione degli spazi e nella riduzione dei costi operativi. Con tecnologie sempre più avanzate, la digitalizzazione dei documenti non solo facilita l'accesso e la condivisione delle informazioni, ma aumenta anche la sicurezza dei dati, riducendo il rischio di perdite dovute a disastri naturali, incendi o furti. L'implementazione di sistemi elettronici di gestione documentale (GED) consente alle aziende di centralizzare le proprie informazioni su piattaforme sicure e accessibili da remoto, promuovendo un ambiente di lavoro più agile e collaborativo.
Questi numeri sono particolarmente rilevanti quando consideriamo l'impatto finanziario dell'aumento degli affitti. Rilasciando spazio precedentemente destinato ai file fisici, le aziende possono ridurre la necessità di spazi più grandi, optando per uffici più compatti e, di conseguenza, più economici.
Vantaggi dell'outsourcing
Oltre ai benefici finanziari diretti, l'esternalizzazione della custodia dei documenti contribuisce al miglioramento dei processi interni. Il servizio di custodia può anche includere la digitalizzazione del patrimonio, consentendo che tutti i documenti siano organizzati e accessibili tramite sistemi cloud, con la sicurezza necessaria.
Un altro punto importante da considerare è la conformità normativa. Molte aziende affrontano sfide nel mantenere la conformità alle normative sulla conservazione e protezione dei dati, specialmente con l'entrata in vigore della Legge Generale sulla Protezione dei Dati (LGPD) in Brasile. Un fornitore è preparato a garantire che tutti i requisiti legali siano rispettati, riducendo il rischio di sanzioni e danni alla reputazione. L'esternalizzazione della custodia dei documenti ha un miglior rapporto qualità-prezzo e offre più vantaggi operativi rispetto all'aumento dello spazio fisico.
In sintesi, l'esternalizzazione della conservazione dei documenti unita alla digitalizzazione rappresenta una soluzione strategica per le aziende che cercano di ottimizzare lo spazio, ridurre i costi e aumentare l'efficienza operativa. Oltre a promuovere un ambiente di lavoro più organizzato e collaborativo, queste pratiche contribuiscono in modo significativo alla conformità normativa e alla sicurezza delle informazioni, preparando le organizzazioni alle sfide di un mercato sempre più competitivo e digitale.
