Dopo un'ondata di disinformazione sulle false tasse PIX e il calo storico nell'uso di questa modalità, l'Agenzia delle Entrate federale ha revocato l'istruzione normativa RFB nº 2219/2024 che stabiliva le regole per monitorare le operazioni di questo modello e quelle effettuate tramite carta di credito.
Tuttavia, l'avanzamento e l'arretramento di questi requisiti, uniti ai grandi dubbi della popolazione brasiliana sulla salute fiscale, sollevano un problema di attenzione che deve essere costantemente affrontato nella gestione fiscale.
Trasparenza e cautela nel controllo della documentazione finanziaria sono misure essenziali per evitare problemi con il fisco, soprattutto per le piccole imprese, i liberi professionisti e gli studi legali.
Anche se, per ora, le banche non devono più comunicare all'Agenzia delle Entrate i dati sulle movimentazioni finanziarie tramite PIX e carta di credito superiori a R$ 15 mila per l'azienda e R$ 5 mila per le persone, questo monitoraggio già avveniva e continuerà a essere effettuato nel caso di TED, di DOC, di SAC. Quindi, è importante che tu mantenga il controllo finanziario della tua azienda, conservi le fatture emesse di tutte le parcelle e i documenti fiscali ricevuti da tutti i fornitori.
L'organizzazione finanziaria è sempre un fattore decisivo per il successo di un'impresa. Esistono strategie che liberano gli imprenditori dal soffocamento se l'IRS chiede chiarimenti sulle loro operazioni e, soprattutto, dai problemi con le temute autorità fiscali.
- Mantenere aggiornata l'emissione e la ricezione delle fatture
L'emissione delle fatture è un obbligo legale per gli studi legali e le aziende di qualsiasi settore. Ogni servizio fornito o ricevuto deve essere accompagnato da un documento fiscale corrispondente per evitare contestazioni dell'Agenzia delle Entrate sui valori movimentati senza prova.
Tra gli errori più comuni commessi da avvocati, liberi professionisti e titolari di piccole imprese rientrano pratiche quali la ricezione di compensi o pagamenti senza emettere fattura, la dichiarazione di importi inferiori a quelli effettivamente ricevuti o la mancata registrazione corretta dei rimborsi.
Un equivoco amministrativo semplice comporta rischi di sanzioni fiscali e multe elevate. Per questo motivo, la formazione dei collaboratori per seguire le buone pratiche contabili è essenziale. Altre possibilità sono l'uso di tecnologie che velocizzano i processi e l'esternalizzazione della gestione finanziaria delle imprese.
- Separare sempre i conti personali da quelli aziendali
Mescolare conti bancari di persone fisiche (PF) e di persone giuridiche (PJ) è un grave errore che può causare problemi con il Federal Revenue Service e danneggiare l'organizzazione finanziaria dell'azienda.
Quando spese personali e professionali sono nello stesso estratto conto bancario, è più complesso giustificare le movimentazioni finanziarie. Oltre a mantenere conti bancari separati, registra correttamente tutte le prelievi di stipendio e evita di utilizzare risorse dell'azienda per spese personali, come affitto, acquisti personali e viaggi privati.
- Attenzione al regime fiscale
La scelta sbagliata del regime fiscale può comportare il pagamento eccessivo o insufficiente delle tasse. Studi legali e aziende possono scegliere tra
- Simples Nacional (per ricavi fino a R$ 4,8 milioni/anno, con aliquota fiscale ridotta, ma con alcune restrizioni).
- Profitto presunto (tassazione su un margine di profitto fisso, ideale per uffici di medie dimensioni).
- Profitto reale (obbligatorio per ricavi elevati. Calcola le tasse sul profitto effettivo, il che può essere vantaggioso per le aziende con margini ridotti).
I ricavi di un'azienda cambiano frequentemente ed è persino salutare per loro espandersi, quindi rivedi il tuo regime fiscale ogni anno per assicurarti che la tua azienda paghi sempre le tasse nel modo più efficiente e corretto possibile.
- Ha effettuato una movimentazione finanziaria? Registrati!
La mancanza di documentazione sulle transazioni finanziarie è uno dei principali motivi per cui le aziende finiscono nella lista di controllo. Il Fisco incrocia dati bancari, fiscali e contabili per identificare incongruenze. Ancora, per inesperienza o ignoranza, gli imprenditori effettuano movimentazioni di alti valori senza giustificazione, non emettono ricevute per pagamenti ricevuti o trascurano i contratti per i servizi prestati.
C'è chi divide anche un pagamento grande in diverse transazioni più piccole per sfuggire al monitoraggio dell'Agenzia delle Entrate, ricorre a conti di terzi per movimentare denaro o effettua depositi frequenti senza giustificativi fiscali. Tutte queste posture possono causare danni, sanzioni e perdite per la reputazione della tua attività. È sempre meglio pianificare le operazioni finanziarie in modo strutturato e conservare tutti i documenti che dimostrano l'origine e la destinazione delle risorse movimentate.
Inoltre, mantenere un controllo rigoroso di tutte le entrate e dei pagamenti, conservando fatture, contratti, ricevute di deposito e bonifici bancari.
- Attenzione alle scadenze per gli adempimenti fiscali
Il mancato rispetto delle scadenze per la presentazione delle dichiarazioni e il pagamento delle imposte può comportare multe, interessi e persino sanzioni legali. Molte aziende hanno la loro salute finanziaria e fiscale minacciata dal ritardo nel pagamento del Simples Nacional, dall'omissione delle dichiarazioni obbligatorie (DCTF, ECF, DIRF) o da errori nella compilazione della dichiarazione dell'Imposta sul Reddito dell'azienda. Una soluzione è creare un calendario fiscale, affidarsi a esperti di contabilità o gestione fiscale e utilizzare strumenti di automazione per programmare pagamenti e dichiarazioni, così non dovrai preoccuparti di dimenticanze.
Se prendi queste precauzioni e mantenete tutto in ordine con il vostro controllo fiscale, il vostro business avrà sempre una crescita sostenibile, senza mal di testa con il Fisco e libero da sanzioni amministrative o anche giudiziarie. Approfitta dell'inizio dell'anno per rivedere tutte le tue strategie e diagnosticare il livello di rischio nelle finanze della tua azienda o studio legale.
