Man mano che la trasformazione digitale avanza, l'integrazione dell'intelligenza artificiale (IA) e dell'automazione diventano essenziali per la gestione documentale. Queste tecnologie non solo promettono di rivoluzionare il modo in cui le organizzazioni gestiscono le informazioni e i processi, ma offrono anche una gamma di benefici che vanno dal miglioramento della precisione e dell'efficienza fino all'ottenimento di approfondimenti preziosi per la presa di decisioni. Algoritmi avanzati di IA, ad esempio, sono in grado di identificare schemi e anomalie nei documenti, ottimizzando i processi di audit e conformità.
Con previsioni ottimistiche degli analisti di mercato, si prevede che entro il 2027 il 75% delle grandi aziende in tutto il mondo, incluso il Brasile, adotterà l'IA per migliorare la gestione dei documenti e delle informazioni. In questo scenario di rapida evoluzione tecnologica, la sicurezza delle informazioni e la conformità normativa assumono anche un ruolo di rilievo, con investimenti crescenti in soluzioni robuste per proteggere gli asset documentali dalle minacce informatiche e garantire la privacy dei dati. Guarda quali sono le principali tendenze che devono permeare la gestione documentale nel 2025:
Intelligenza Artificiale: rivoluzione nella gestione documentale
L'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico sono sempre più integrati nei sistemi di gestione documentale. Queste tecnologie consentono l'analisi di grandi volumi di dati e l'estrazione di preziose intuizioni che supportano il processo decisionale. Ad esempio, gli algoritmi di IA sono in grado di identificare schemi e anomalie nei documenti, migliorando la precisione e l'efficienza dei processi di audit e conformità.
Le tecnologie di elaborazione del linguaggio naturale dovrebbero inoltre abilitare funzioni di ricerca sempre più intuitive, aiutando gli utenti a trovare esattamente il documento o le informazioni di cui hanno bisogno, fornendo un accesso immediato ai dati più rilevanti.
Uno studio di Gartner prevede che entro il 2027 il 75% delle grandi aziende in tutto il mondo, tra cui il Brasile, utilizzerà l'intelligenza artificiale per migliorare la gestione dei documenti e delle informazioni.
I sistemi RPA continueranno ad espandersi
Parallelamente, a automação de processos robóticos (RPA) também ganha destaque. Gli strumenti di RPA sono utilizzati per automatizzare compiti ripetitivi legati alla gestione dei documenti, come la classificazione, l'archiviazione e il recupero delle informazioni.
Questo libera risorse umane per attività più strategiche e di maggior valore aggiunto. Una ricerca recente di McKinsey & Company indica che l'automazione può aumentare la produttività fino al 40% nelle aziende brasiliane, con conseguente risparmio significativo di tempo e risorse.
Concentrarsi sulla privacy e la conformità dei dati
La sicurezza delle informazioni continua a essere una priorità assoluta. Con l'aumento della digitalizzazione, emergono nuove sfide legate alla protezione dei dati. Le organizzazioni devono garantire che le loro informazioni siano sicure contro minacce informatiche e fughe.
In Brasile, la Legge Generale sulla Protezione dei Dati (LGPD) impone rigorosi requisiti di conformità e le aziende stanno investendo pesantemente in soluzioni di sicurezza per proteggere i loro asset documentali. Tecnologie come la crittografia avanzata e l'autenticazione multifattoriale sono ampiamente adottate per garantire l'integrità e la riservatezza dei documenti.
Flussi di lavoro integrati e firma digitale
I sistemi di gestione dei documenti sono sempre più integrati con sistemi di flusso di lavoro e strumenti di firma digitale, ottimizzando tempi, sistemi aggiuntivi e costi di archiviazione fisica.
Queste tecnologie consentono anche un'analisi avanzata dei dati, offrendo approfondimenti preziosi che possono guidare le decisioni strategiche. Con l'uso di algoritmi di machine learning, le aziende possono prevedere tendenze, identificare modelli e anomalie, e persino automatizzare la generazione di rapporti dettagliati sulle prestazioni e sui rischi associati alla gestione documentale.
Ciò non solo migliora l'efficienza operativa, ma consente anche un approccio proattivo alla mitigazione del rischio e all'ottimizzazione dei processi, garantendo che le aziende siano sempre un passo avanti in un mercato competitivo.
Dati accessibili, da qualsiasi luogo
Le soluzioni basate sul cloud sono essenziali affinché documenti, flussi di lavoro e processi possano essere accessibili ovunque – e le soluzioni cloud offrono flessibilità, scalabilità e sicurezza, consentendo alle aziende di archiviare e accedere ai propri documenti in modo efficiente. Ricercha dell'IDC indica che 80% delle aziende brasiliane già utilizzano o pianificano utilizzare soluzioni in cloud per la gestione di documenti e informazioni nei prossimi anni
Soluzioni uniche per ogni azienda
La personalizzazione dei servizi di gestione documentale acquista anch'essa rilevanza. Le soluzioni devono essere adattabili alle esigenze specifiche di ogni organizzazione, tenendo conto del settore di attività, delle dimensioni dell'azienda e delle particolarità dei processi interni.
Gli strumenti personalizzati di gestione dei documenti consentono una maggiore efficienza operativa e una migliore integrazione con altri sistemi aziendali, offrendo un'esperienza utente più intuitiva ed efficace.
Inoltre, l'integrazione tra i sistemi è, di fatto, una delle principali preoccupazioni dei decisori. Le aziende brasiliane stanno investendo in piattaforme che offrono una gestione documentale integrata, consentendo la comunicazione tra diversi sistemi e dipartimenti. Questo elimina i silos di informazione e migliora la collaborazione interna, portando a processi più agili e precisi.
In sintesi, le principali tendenze della gestione documentale nel 2025 sono caratterizzate dalla digitalizzazione accelerata, automazione e intelligenza artificiale. Le nuove soluzioni riflettono la necessità delle organizzazioni di adattarsi a un ambiente di business in continua evoluzione. Più che mai, la gestione documentale è una parte fondamentale delle imprese - e non solo un'attività complementare. Senza una gestione efficiente, le aziende rischiano di naufragare in processi confusi, costosi e che sovraccaricano l'operazione, togliendo spazio alla crescita e all'innovazione.
