Conosci o almeno di aver sentito parlare della Matrice di Eisenhower? Conosciuta anche come Matrice Urgente-Importante, è uno strumento di gestione del tempo creato dal 34º presidente degli Stati Uniti, Dwight Eisenhower (1890-1969), comandante supremo delle Forze Alleate in Europa durante la Seconda Guerra Mondiale.
Lei la usava per prendere decisioni e prioritizzare i compiti in base a due criteri principali: urgenza e importanza. La matrice divide le attività in quattro quadranti, consentendo una visualizzazione chiara di dove concentrare gli sforzi e come organizzare il tempo in modo più efficiente.
Sai una cosa? Sono sicuro che hai bisogno di uno strumento di questo tipo per aiutarti a organizzarti e fare lo stesso per il tuo team. Basandosi sulla matrice originale, ho fatto un adattamento che può essere trasportato alla realtà della maggior parte delle persone. L'ho chiamata "Quadrato delle Priorità", data la maggiore facilità di assegnarle un nome.
Innanzitutto, comprendi: per ottimizzare la gestione del tempo e aumentare la produttività, preoccupati di ciò che è veramente importante tra le numerose attività quotidiane. Quando sentir que está perdendo o controle do tempo, respire fundo e avalie suas atividades com clareza. Pergunte-se: a tarefa atual é essencial para atingir seus objetivos? C'è qualcosa che possa essere delegato o posticipato?
In un'altra occasione, elenca tutti i compiti e le attività che devi svolgere. Classifica ognuna in base alla sua urgenza e importanza. E posizionale nei quadranti appropriati della matrice.
La matrice aiuta a distinguere ciò che merita davvero attenzione immediata da ciò che può essere pianificato per il futuro o eliminato. Meno tempo speso in attività non importanti e più concentrazione sui compiti che davvero contano portano a meno stress.
Il "quadrato delle priorità", che divide anch'esso i compiti in quattro quadranti, è uno strumento potente per chiunque voglia migliorare la propria gestione del tempo prendendo decisioni più consapevoli ed equilibrate su come impiegare il proprio tempo e le proprie energie.
Utilizzandolo, noterai un cambiamento positivo nel rapporto tra tempo e completamento dei tuoi compiti:
Importante e urgente:Devi fare questa attività OGGI, poiché ha una scadenza ed è essenziale per lo sviluppo (tuo e dell'azienda). Se NÃO for realizada, isso vai causar algum tipo de prejuízo para você, alguém ou a organização. Exemplos: quitar uma fatura ou enviar uma proposta no prazo final.
Importante (ma non urgente):compiti che devono essere svolti il prima possibile. Non hanno un termine così rigido (come quello di una scadenza di una bolletta o di una risorsa legale). Quando verrà eseguita, genererà qualche tipo di opportunità o beneficio per te, qualcuno o l'azienda. Esempi: fissare un incontro con un potenziale cliente; produrre un video per promuovere il proprio prodotto; effettuare una videoconferenza con il fornitore di un nuovo articolo.
Urgente (ma non così importante):compiti con scadenza per OGGI (se non vengono svolti ora, l'opportunità si perde), ma che non sono così prioritari. Generalmente, non causano grandi danni se non vengono completate, ma possono portare qualche beneficio se realizzate. Exemplos: participar de um evento de capacitação ou de uma reunião de comitê técnico.
Non urgente e non importante:sono lavori che sono nella tua lista, ma possono aspettare o, chissà, anche essere delegate o eliminate. Exemplos: responder mensagens nas redes sociais, selecionar o modelo do novo ar-condicionado do escritório ou escolher a roupa para uma festa no fim de semana.
Anche dopo queste precisazioni, la sfida resta quella di resistere alla tentazione di dare priorità ai compiti del quadrante “B” che, pur essendo semplici o piacevoli, distolgono l’attenzione da compiti più essenziali.
Come strategia, utilizza il quadrante “’D” come ricompensa: dopo aver completato un gruppo di compiti importanti, concediti una pausa con un'attività più leggera. In questo modo, sostieni la produttività mentre ti godi momenti di puro ozio.
Più che una competenza tecnica, la gestione del tempo richiede anche disciplina, pianificazione e una mentalità orientata all'efficacia e alla leadership. Puoi crederci!
