Nos últimos anos, o mercado corporativo tem testemunhado um crescimento notável na adoção de soluções automatizadas que estão revolucionando a maneira como empresas e profissionais gerenciam suas atividades. Essas ferramentas simplificam tarefas repetitivas e impactam diretamente na eficiência e nos resultados financeiros. De acordo com um estudo da McKinsey & Company, a automação pode aumentar a produtividade das companhias em até 30%, permitindo que as equipes se concentrem em tarefas de maior valor estratégico e contribuam para uma melhoria geral na eficiência das operações.

Essa transformação tecnológica reflete a necessidade crescente de inovação no ambiente corporativo, já que a automação oferece economia de tempo e redução de custos operacionais, tornando-se um diferencial competitivo. 

Empresas de diversos setores estão se beneficiando dessa tendência. Confira abaixo algumas soluções que visam facilitar essa transição:

Software que facilita a rotina jurídica e o entendimento dos processos

ÞAРAurum, empresa de tecnologia pioneira na criação de soluções para advogados autônomos, escritórios de todos os tamanhos e departamentos jurídicos, investiu pouco mais de R$1 milhão em uma ferramenta de Inteligência Artificial do Astrea – software criado na nuvem e comercializado sob modelo de assinatura para pequenos e médios escritórios -, chamada de Astrea IA, destinada a facilitar a comunicação dos advogados com seus clientes. A solução transcende as barreiras do “juridiquês”, traduzindo os andamentos processuais para uma linguagem menos técnica e mais acessível. Além disso, a plataforma automatiza o envio dessas informações via e-mail, simplificando uma tarefa que, até então, exigia esforços manuais consideráveis por parte dos advogados. 

Ferramenta de inteligência fiscal que ajuda na automação de processos tributários 

ÞAРSystax é uma empresa pertencente ao grupo global Vertex e, desde 2011, desenvolve soluções tecnológicas voltadas para o mercado tributário. Atualmente, a companhia se destaca pelo alto conhecimento das regras tributárias brasileiras, que recentemente sofreram mudanças com a Reforma Tributária. Contam com uma base de mais de 28 milhões de regras fiscais, nas quais, quando combinadas, geram e monitoram mais de 3,5 bilhões de itens de seus clientes – facilitando processos para empresas e garantindo melhor planejamento tributário. Uma das principais ferramentas oferecidas pela Systax é o motor de cálculo tributário, sobretudo o recente lançamento da marca, o ‘Vertex O Series’, uma solução global para cálculo de impostos indiretos. O recurso, somado ao vasto conhecimento da marca no sistema SAP, contribui para automatizar a tributação das operações de empresas, visto que hoje no Brasil as empresas gastam cerca de 1.500 horas de trabalho ao ano apenas para cumprir suas obrigações fiscais, valor quase 50% superior à Bolívia, segunda colocada nesse ranking listado pelo Banco Mundial. 

Solução de Inteligência Artificial que otimiza a detecção e resposta a ameaças cibernéticas

ÞAРCG One, empresa de tecnologia focada em segurança da informação, proteção de redes e gerenciamento integrado de riscos, atualizou o portfólio com base no principal framework de segurança do mercado, o NIST Cybersecurity Framework, e investiu no oferecimento do SOC (Security Operation Center), uma solução que utiliza Inteligência Artificial para otimizar o processo de detecção e respostas a incidentes cibernéticos. A ferramenta possibilita a visibilidade do cenário de vulnerabilidades que podem estar expostas, incluindo endpoints, servidores, serviços de terceiros e softwares e tecnologias. Impulsionado por IA, o SOC garante uma interpretação mais precisa e um enriquecimento dos dados, fornecendo um contexto valioso para uma análise de segurança mais profunda e diminuindo em até 98% o número de alertas falso-positivos para a equipe.

Primeira IA para desburocratizar operações cambiais 

ÞAРtransferbank, fintech brasileira que operacionaliza pagamentos internacionais, possui uma ferramenta de inteligência artificial (IA) voltada à otimização de operações cambiais. Chamada Guia Câmbio, a tecnologia permite que bancos, corretoras e outras instituições consultem, rapidamente, as classificações, os impostos inerentes e documentos exigidos para a compra e venda de moedas estrangeiras, como previsto pelo Banco Central (BC), e recebam sugestões para a sua operação. Dessa forma, o Guia Câmbio dá um ganho de eficiência operacional ao backoffice na compra e venda de moedas estrangeiras respeitando a legislação brasileira. Além disso, traz recursos inteligentes para reduzir custos relacionados a tarefas mecânicas, seja em relação a potenciais falhas humanas ou treinamentos. É importante ressaltar que a autoridade monetária exige que cada envio ou recebimento do exterior deve ser classificado de acordo com um código que indica sua finalidade e garante a conformidade com a legislação. Cerca de 7 milhões de reais já foram investidos para o desenvolvimento da tecnologias de câmbio do transferbank, incluindo a ferramenta mencionada. 

Plataforma de assinatura eletrônica para otimização das relações comerciais

ÞAРClicksign, empresa que materializa relações entre pessoas e negócios no ambiente digital, se apresenta como uma solução estratégica para as corporações que desejam tornar seus processos mais simples, seguros e inteligentes. Suas diversas ferramentas, como assinatura eletrônica, aceite via WhatsApp e automações, permitem que mais negócios se concretizem com agilidade, desburocracia, velocidade e boa experiência, hoje exigidas nas relações comerciais. Com a automação da companhia, é possível enviar, gerenciar e monitorar documentos para assinatura com apenas alguns cliques, eliminando a necessidade de papel e agilizando o ciclo de negócios. A Clicksign ajuda na concretização e formalização de milhões de contratos e acordos todos os anos, facilitando a relação entre empresas e consumidores, e impulsionando os negócios em direção a geração de receita por meio de uma solução 100% digital.

A Black Friday é, para muitas empresas, um dos melhores períodos de vendas do ano inteiro. Ao mesmo tempo, o aumento na demanda traz desafios particulares, inclusive no que diz respeito à gestão fiscal. Certos problemas acabam atrapalhando a operação ou até mesmo causando impactos maiores no negócio, como multas e autuações.

É o que conta Hugo Ramos, CEO da Oobj, referência nacional em soluções para Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) e outras demandas fiscais digitais. “Todo ano, percebemos alguns erros comuns que afetam empresas de todos os segmentos, tanto no e-commerce quanto nas lojas físicas. Estar preparado para enfrentar essas situações pode evitar que elas escalem para problemas maiores”, explica.

Assim, o profissional selecionou os principais contratempos fiscais que podem afetar as empresas na Black Friday de 2024, e o que fazer para reduzir os riscos associados. Confira abaixo:

1. Duplicidade de notas fiscais

Seja por problemas de conexão ou de processamento da SEFAZ ou mesmo por instabilidade interna no sistema da empresa, é possível que ocorra a geração de documentos fiscais repetidos.

“Quando há duplicidade, o fechamento fiscal fica diferente do fechamento financeiro, o que causa cobranças indevidas de impostos. Além disso, se a mensageria fiscal não identificar esse erro em notas fiscais autorizadas, a geração das notas por parte do ERP estará incorreta, acarretando em multas e autuações pelo não pagamento de impostos ou por omissão de dados”, detalha Hugo.

Para evitar a dor de cabeça, vale contar com um sistema fiscal especializado que consiga controlar a duplicidade de notas e verificar a existência de dados repetidos, para então cancelar documentos inválidos. Além disso, também é importante garantir a auditoria dos documentos fiscais eletrônicos autorizados, para ter certeza que o fechamento financeiro e fiscal será feito sem erros. Com isso, a obrigatoriedade de emitir notas será consistente e o risco de autuação reduzido.

Além disso, outro impacto direto da duplicidade é no controle do estoque. Com um estoque incorreto, a empresa pode enfrentar problemas fiscais e logísticos, como pedidos errados, atrasos na entrega e planejamento inadequado de compras.

2. Impossibilidade de comunicação com a Sefaz

Falhas de comunicação entre o sistema fiscal e a SEFAZ são um problemas por si, pois podem aumentar o tempo de autorização de emissão da nota fiscal e de fechamento de cada venda. Em um efeito cascata, os clientes que estão na fila do caixa precisam esperar mais para serem atendidos, o que é especialmente complicado em época de Black Friday.

Para evitar que isso ocorra, é importante monitorar a disponibilidade da SEFAZ, o que é automatizado por certos sistemas de gestão fiscal. Muitos também possuem uma funcionalidade que identifica espontaneamente os momentos em que é necessário entrar ou sair do modo contingência, em que a emissão não é imediata: o cliente recebe uma nota que ainda não tem validade até que a comunicação com a SEFAZ seja restabelecida.

“Com a ferramenta adequada, a emissão em contingência é ativada automaticamente sempre que necessário. No restabelecimento da comunicação com a SEFAZ, o software de mensageria fiscal deve ser capaz de reprocessar, reenviar, identificar duplicidades e solicitar a autorização de todos os cupons fiscais emitidos nesse formato”, pontua o CEO.

3. Emissão em contingência

Apesar de resolver um problema, a emissão em contingência pode gerar outros. Com o alto volume de notas pode ser difícil gerenciar o número de documentos emitidos e rejeitados. Assim, a empresa pode perder o prazo de enviar à SEFAZ.  

Por exemplo, o cliente pode consultar a nota na SEFAZ e não encontrar, porque a chave de acesso ainda não foi validada. Consequentemente, o consumidor tem a possibilidade então de acionar o PROCON. Portanto, para evitar riscos como esse, é necessário ter atenção durante o reenvio após a contingência, para identificar as notas rejeitadas.

“Mais uma vez, essa é uma funcionalidade facilitada pelos sistemas de ponta de gestão fiscal. Também vale guardar o XML de todas as notas, inclusive as emitidas em contingência, para registrar a venda e tentativa de emissão”, sugere Hugo.

4. NCM errado na nota fiscal 

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) tem como objetivo controlar e identificar o tributo de produtos. Dados incorretos de NCM no preenchimento da nota podem acarretar em rejeição da emissão e autorização da emissão com código errado, levando a impostos pagos incorretamente. Caso seja encontrado erro no código, o Fisco verifica os últimos lançamentos e faz a cobrança da diferença de alíquota, com multas e juros.

Portanto, é essencial atualizar a base cadastral dos códigos NCM que a empresa utiliza em seu cotidiano. Se a NCM for inexistente, a nota fiscal também encontrará problemas e será rejeitada. Portanto, é preciso estar por dentro das classificações das mercadorias para evitar esse tipo de falha. 

“Em situações assim, se o comerciante receber um produto com o código NCM incorreto, deverá passar para seu fornecedor o código correto, para evitar autuação fiscal”, conclui Ramos.

Acima de tudo, é importante pontuar que com o aumento significativo das vendas na BF é muito importante que o sistema seja resiliente ou que consiga processar alta volumetria rapidamente. Isso é essencial para garantir a operação eficiente e o sucesso das vendas. Durante este período, o volume de transações aumenta exponencialmente, exigindo que o sistema seja capaz de lidar com essa demanda sem comprometer o desempenho ou causar interrupções. Evitando assim atrasos nas entregas, filas no caixa e claro, insatisfação de clientes.

A rápida adoção da Inteligência Artificial Generativa (Gen IA) nas empresas está redefinindo processos, permitindo inovações e impulsionando a automação. Segundo estudo recente da Bloomberg Intelligence, a taxa de crescimento da IA na próxima década deve ser de 42% ao ano – quase dobrando seu alcance. No entanto, o sucesso dessas soluções depende de uma gestão cuidadosa dos dados que alimentam esses modelos. É aqui que entra a cibersegurança, elemento vital para a proteção da privacidade e da integridade das informações.

A IA Generativa vai além dos modelos tradicionais de inteligência artificial, que apenas classificam ou prevêem comportamentos, pois cria novos conteúdos como textos, imagens e códigos. Essa capacidade de inovação abre novas possibilidades em diversos setores, mas exige uma abordagem cuidadosa em relação ao uso e à segurança dos dados e isso é reconhecido pelas pessoas que usam a tecnologia no dia a dia. Segundo a  pesquisa da Developer Survey 2024 da Stack OverFlow, um dos principais desafios (31,5%) de se trabalhar com IA é não ter políticas certas para mitigar os riscos de segurança.   

Nesse sentido, o Technical Product Manager João Batista, responsável pela plataforma StackSpot AI da Zup, explica que para mitigar esses riscos, as empresas devem implementar medidas de segurança rigorosas, tendo em vista que os crimes cibernéticos estão cada vez mais sofisticados e até 2025 podem custar 10,5 trilhões de dólares, de acordo com a Cyber Security Almanac. 

“Garantir que modelos de AI operem de forma segura e ética exige uma abordagem multifacetada, que combina criptografia robusta, governança de dados eficaz, práticas de privacidade rigorosas e controles de acesso restritos durante o treinamento dos modelos. Se fizermos um recorte para as empresas que criam tecnologia, ter um assistente de desenvolvimento de software impulsionado por IA treinado em segurança pode apoiar o time para garantir que o código siga as práticas recomendadas de codificação segura. Este, por exemplo, é um mecanismo preditivo de identificação de vulnerabilidade. Cada vez mais, o caminho é pensar em uma estratégia conjunta que considere inovação, segurança e proteção de dados como um tripé essencial para a aplicação desse tipo de tecnologia”, ressalta João Batista.

No que tange a legislação, Henrique Flôres, cofundador da Contraktor e líder do desenvolvimento do CK Reader, IA da startup, explica que “enquanto aguardamos uma legislação para melhor regulamentar o uso da I.A. Generativa, compete aos profissionais de tecnologia zelar pela aplicação de boas práticas de criptografia, anonimização de dados e políticas de governança de t.i. que possam garantir o equilíbrio dos interesses comerciais das partes, a transparência nos mecanismos de treinamento de algoritmos e o uso ético na manipulação dos dados”. 

Embora reconheça que inovar com tecnologias emergentes, como a Inteligência Artificial Generativa, seja uma oportunidade única de transformação, Giovanna Rossi, CPO da Rethink, consultoria de tecnologia, design e estratégia, reforça que não dá para negar que ela vem acompanhada por riscos significativos, como a exposição de informações sensíveis e a possibilidade de ataques cibernéticos sofisticados. “Como responsável pela área de produtos digitais, vejo o quão fundamental é a liderança priorizar uma abordagem estratégica no uso da IA para mitigar tais riscos. Temos a responsabilidade de moldar essa tecnologia de maneira ética e segura, garantindo que seu impacto seja positivo e sustentável para todos”, afirma a executiva. 

O Brasil tem um alto volume de dados circulando na internet e um processo de digitalização acelerado. No que se refere a proteção de marca, Diego Daminelli, CEO da BrandMonitor, empresa pioneira e especialista no combate à concorrência desleal no ambiente digital, alerta que a infraestrutura de segurança brasileira ainda caminha a passos lentos, tornando o país um dos maiores alvos de ciberataques do mundo, com uma maior sofisticação dos ataques por parte dos criminosos. “A cultura de segurança ainda é um tópico pouco valorizado por diversas empresas, que não utilizam IA e sim tecnologias desatualizadas, que podem deixá-las vulneráveis a ataques e não são capazes de monitorar a presença digital da marca em toda sua amplitude”.

O especialista dá o exemplo do phishing, grande problema para segmentos como o varejo e prestação de serviços. “Os anúncios são veiculados em plataformas digitais utilizando toda a identidade de uma marca e prometendo descontos impraticáveis. Esse anúncio leva a uma pagina que imita o layout oficial da empresa, mas com um endereço diferente. Nessa página são oferecidos produtos ou serviços com um preço extremamente baixo, induzindo o cliente a compra”, finaliza.