Svarti föstudagurinn er, fyrir mörg fyrirtæki, einn besti sölutími ársins. Á sama tíma hefur aukin eftirspurn í för með sér sérstakar áskoranir, þar á meðal hvað varðar skattamál. Ákveðin vandamál geta hindrað rekstur eða jafnvel valdið meiri áhrifum á viðskipti, svo sem sektir og refsingar.
Þetta segir Hugo Ramos, forstjóri Oobj , leiðandi fyrirtækis á landsvísu í lausnum fyrir rafræn skattskjöl (DF-e) og aðrar stafrænar skattkröfur. „Á hverju ári tökum við eftir algengum villum sem hafa áhrif á fyrirtæki í öllum geirum, bæði í netverslun og hefðbundnum verslunum. Að vera viðbúinn þessum aðstæðum getur komið í veg fyrir að þær stigmagnist í stærri vandamál,“ útskýrir hann.
Þess vegna valdi sérfræðingurinn helstu skattaafslátt sem gætu haft áhrif á fyrirtæki á Black Friday 2024 og hvað ætti að gera til að draga úr áhættunni sem fylgir. Skoðið þau hér að neðan:
- Afrit af reikningum
Hvort sem um er að ræða tengingar- eða vinnsluvandamál hjá skattyfirvöldum (SEFAZ), eða jafnvel innri óstöðugleika í kerfi fyrirtækisins, er mögulegt að tvíteknar skattaskjöl séu mynduð.
„Þegar um tvítekningu er að ræða verður fjárhagslokunin önnur en fjárhagslokunin, sem veldur óeðlilegum skattgjöldum. Ennfremur, ef skattskilaboðakerfið greinir ekki þessa villu í samþykktum reikningum, verður ERP-kerfið ekki að búa til reikninga, sem leiðir til sekta og refsinga fyrir vanskil á sköttum eða fyrir að gögn séu sleppt,“ útskýrir Hugo.
Til að forðast höfuðverk er þess virði að hafa sérhæft skattkerfi sem getur stjórnað tvíteknum reikningum og athugað hvort gögn séu endurtekin og síðan ógild skjöl. Þar að auki er einnig mikilvægt að tryggja endurskoðun á viðurkenndum rafrænum skattskjölum til að tryggja að fjárhagsleg og skattaleg lokun sé gerð án villna. Þetta mun tryggja samræmda uppfyllingu skyldu til að gefa út reikninga og draga úr hættu á viðurlögum.
Þar að auki hefur tvíverknaður bein áhrif á birgðastýringu. Ef birgðir eru rangar getur fyrirtækið lent í skattalegum og skipulagslegum vandamálum, svo sem röngum pöntunum, töfum á afhendingu og ófullnægjandi innkaupaáætlun.
- Vanhæfni til að eiga samskipti við skattyfirvöld.
Samskiptabilun milli skattkerfisins og SEFAZ (fjármálaskrifstofu ríkisins) er vandamál í sjálfu sér, þar sem hún getur aukið þann tíma sem það tekur að heimila útgáfu reikninga og ljúka hverri sölu. Í kjölfarið þurfa viðskiptavinir sem bíða í röð við afgreiðsluna að bíða lengur eftir afgreiðslu, sem er sérstaklega flókið á Black Friday.
Til að koma í veg fyrir þetta er mikilvægt að fylgjast með aðgengi að SEFAZ (fjármálaskrifstofu ríkisins), sem er sjálfvirkt með ákveðnum skattstjórnunarkerfum. Mörg þeirra eru einnig með eiginleika sem greinir sjálfkrafa hvenær nauðsynlegt er að fara í eða hætta við neyðaraðstæður, þar sem útgáfa er ekki tafarlaus: viðskiptavinurinn fær reikning sem er ekki enn gildur fyrr en samskipti við SEFAZ eru endurreist.
„Með réttu tólinu er sjálfkrafa virkjun á bráðabirgðaútgáfu þegar þörf krefur. Þegar sambandi við skattyfirvöld (SEFAZ) er komið á aftur verður skattskilaboðahugbúnaðurinn að geta endurunnið, endursent, borið kennsl á afrit og óskað eftir heimild fyrir allar skattkvittanir sem gefnar eru út á þessu sniði,“ bendir forstjórinn á.
- Útgáfa neyðarástands
Þótt það leysi eitt vandamál getur útgáfa reikninga skapað önnur. Með miklu magni reikninga getur verið erfitt að stjórna fjölda skjala sem gefin eru út og hafnað. Þess vegna gæti fyrirtækið misst af frestinum til að skila til skattyfirvalda (SEFAZ).
Til dæmis gæti viðskiptavinurinn skoðað reikninginn á vefsíðu SEFAZ og fundið hann ekki vegna þess að aðgangslykillinn hefur ekki enn verið staðfestur. Þar af leiðandi hefur neytandinn þá möguleika á að hafa samband við PROCON (brasilísku neytendaverndarstofnunina). Til að forðast slíka áhættu er því nauðsynlegt að gæta þess að bera kennsl á hafnaða reikninga við endursendingu eftir ófyrirséða aðstæður.
„Þetta er enn og aftur auðveldara með nýjustu skattkerfi. Það er líka þess virði að vista XML skrár allra reikninga, þar á meðal þeirra sem gefnir eru út í viðbragðsstöðu, til að skrá söluna og tilraunina til útgáfu,“ bendir Hugo á.
- Rangur NCM-kóði á reikningnum.
Markmið Mercosur-sameiginlega nafnaskrárinnar (NCM) er að hafa eftirlit með og bera kennsl á vöruskatta. Rangar NCM-upplýsingar við útfyllingu reiknings geta leitt til þess að reikningnum verði hafnað og hann heimilaður með röngum kóða, sem leiðir til rangra skattgreiðslna. Ef villa finnst í kóðanum athuga skattyfirvöld nýjustu færslurnar og innheimta mismuninn á skatthlutfallinu, auk sekta og vaxta.
Þess vegna er nauðsynlegt að uppfæra gagnagrunninn með NCM-kóðum sem fyrirtækið notar daglega. Ef NCM-kóðinn vantar mun reikningurinn einnig lenda í vandræðum og vera hafnað. Þess vegna er nauðsynlegt að vera meðvitaður um flokkun vara til að forðast þess konar villur.
„Í slíkum aðstæðum, ef söluaðili fær vöru með röngum NCM-kóða, ætti hann að láta birgja sinn í té réttan kóða til að forðast skattsektir,“ segir Ramos að lokum.
Umfram allt er mikilvægt að benda á að með þeirri miklu söluaukningu sem hefur orðið á Black Friday er afar mikilvægt að kerfið sé sveigjanlegt eða geti unnið úr miklu magni hratt. Þetta er nauðsynlegt til að tryggja skilvirkan rekstur og söluárangur. Á þessu tímabili eykst umfang viðskipta gríðarlega, sem krefst þess að kerfið geti sinnt þessari eftirspurn án þess að skerða afköst eða valda truflunum. Þetta kemur í veg fyrir tafir á afhendingum, biðraðir við afgreiðslu og auðvitað óánægju viðskiptavina.
