Ketika membahas tentang manajemen keuangan, banyak pengusaha langsung fokus pada pengendalian pengeluaran. E, meskipun itu penting, apakah hanya mengelola biaya menjamin kesehatan keuangan bisnis? Ada aspek lain yang sama relevannya: memastikan bahwa apa yang telah dijual benar-benar diterima
Ketidakkonsistenan pembayaran: masalah yang lebih umum daripada yang terlihat
Baru-baru ini, seorang franchisee di sektor sepatu melaporkan situasi yang tidak terduga. Saat meninjau operasi Anda, menyadari bahwa tidak semua penjualan yang dilakukan disetorkan ke rekening perusahaan. Tapi bagaimana ini mungkin? Meskipun transaksi tercatat dalam sistem titik penjualan, nilai tidak muncul dalam laporan pembayaran dengan kartu. Tugas untuk memeriksa secara manual volume besar transaksi harian tidak dapat dilaksanakan, membawanya untuk mencari solusi teknologi
Jawaban datang dengan penerapan perangkat lunak rekonsiliasi kartu, yang secara otomatis mengidentifikasi ketidaksesuaian yang berulang antara apa yang dijual dan apa yang sebenarnya masuk ke rekening bank. Ditemukan bahwa beberapa penjualan, meskipun terdaftar di sistem toko, tidak tercantum dalam laporan para penerbit, apa arti nilai yang tiba-tiba tidak dibayar lagi
Setelah menghilangkan kemungkinan masalah internal, meninjau secara teliti operasi toko dengan bukti dari mesin kartu di tangan, franchisee menemukan bahwa masalahnya terletak pada kegagalan operasional dari pihak akuisisi itu sendiri
Kasus seperti ini lebih umum daripada yang dibayangkan. Untuk mendapatkan gambaran, antara 2022 dan 2023, a F360, melalui fungsinya untuk rekonsiliasi kartu, membantu klien memulihkan R$159 juta dalam nilai yang, dengan cara lain, mungkin telah hilang
Otomatisasi: kunci untuk menghindari kerugian finansial
Selain mengidentifikasi penjualan yang belum dibayar, sistem rekonsiliasi juga mendeteksi penagihan yang tidak sah pada biaya yang diterapkan, yang dapat berbeda dari nilai yang dinegosiasikan dengan merek kartu. Ini mewakili sumber lain dari kerugian signifikan bagi para pengecer
Di retail, di mana volume penjualan tinggi, melakukan rekonsiliasi manual hampir tidak mungkin. Teknologi, dalam konteks ini, menjadi sekutu yang besar, memungkinkan perbedaan diidentifikasi dengan cepat dan nilai tidak hilang di tengah kompleksitas aliran keuangan. Bahkan ketidakkonsistenan yang tampaknya kecil, seperti 0,1% dari penjualan, dapat mengakibatkan kerugian yang signifikan seiring berjalannya waktu. Ada kasus pengecer yang memulihkan ribuan reais setelah memperbaiki kesalahan yang terdeteksi dengan penggunaan perangkat lunak
Meskipun kartu kredit dan debit dianggap sebagai metode pembayaran yang aman, penjual perlu memperhatikan semua tahap proses. Ini mencakup tidak hanya pemeriksaan penjualan yang dilakukan, tetapi juga dari tarif yang diterapkan. Franchisor, misalnya, sering kali bernegosiasi kondisi khusus dengan merek untuk jaringan mereka, tetapi sangat penting untuk memeriksa apakah nilai yang disepakati ditagih dengan benar dalam keseharian
Mengotomatiskan rekonsiliasi keuangan adalah strategi yang sangat penting. Kesalahan kecil sehari-hari, jika diabaikan, dapat terakumulasi dan menyebabkan dampak signifikan pada penutupan tahun. Bayangkan tarif yang dihitung dengan salah diterapkan pada setiap angsuran penjualan cicilan: tanpa alat untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian ini, pedagang itu hampir tidak akan menyadari masalahnya, tetapi dampak pada pendapatan akan nyata
Oleh karena itu, jangan biarkan uang mengalir karena kesalahan rekonsiliasi. Di retail, setiap sen membuat perbedaan, dan memastikan bahwa semua penjualan diterima dengan baik adalah penting untuk keberlanjutan bisnis
