Seiring dengan kemajuan transformasi digital, integrasi kecerdasan buatan (IA) dan otomatisasi menjadi penting untuk manajemen dokumen. Teknologi ini tidak hanya menjanjikan untuk merevolusi cara organisasi menangani informasi dan proses, tetapi juga menawarkan berbagai manfaat yang berkisar dari peningkatan akurasi dan efisiensi hingga perolehan wawasan berharga untuk pengambilan keputusan. Algoritma canggih AI, misalnya, dapat mengidentifikasi pola dan anomali dalam dokumen, mengoptimalkan proses audit dan kepatuhan
Dengan proyeksi optimis dari analis pasar, diharapkan bahwa, hingga 2027, 75% dari perusahaan besar di seluruh dunia, termasuk Brasil, adopsi IA untuk meningkatkan pengelolaan dokumen dan informasi. Dalam skenario evolusi teknologi yang cepat, keamanan informasi dan kepatuhan regulasi juga mendapatkan sorotan, dengan investasi yang meningkat dalam solusi yang kuat untuk melindungi aset dokumentasi dari ancaman siber dan menjamin privasi data. Lihat apa saja tren utama yang harus memengaruhi manajemen dokumen pada tahun 2025
Kecerdasan Buatan: revolusi dalam manajemen dokumen
Kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin semakin terintegrasi ke dalam sistem manajemen dokumen. Teknologi ini memungkinkan analisis volume data yang besar dan ekstraksi wawasan berharga yang mendukung pengambilan keputusan. Misalnya, algoritma IA dapat mengidentifikasi pola dan anomali dalam dokumen, meningkatkan akurasi dan efisiensi proses audit dan kepatuhan
Teknologi pemrosesan bahasa alami juga harus memungkinkan fungsi pencarian yang semakin intuitif, membantu pengguna menemukan dokumen yang tepat atau informasi yang mereka butuhkan – memberikan akses instan ke data yang paling relevan
Sebuah studi dari Gartner memprediksi bahwa, hingga 2027, 75% perusahaan besar di seluruh dunia, termasuk Brasil, akan menggunakan AI untuk meningkatkan pengelolaan dokumen dan informasi
Sistem RPA akan terus berkembang
Secara paralel, automatisasi proses robotik (RPA) juga mendapatkan sorotan. Alat RPA digunakan untuk mengotomatiskan tugas-tugas berulang yang terkait dengan manajemen dokumen, bagaimana klasifikasi, pengarsipan dan pemulihan informasi
Ini membebaskan sumber daya manusia untuk kegiatan yang lebih strategis dan bernilai tambah lebih tinggi. Penelitian terbaru dari McKinsey & Company menunjukkan bahwa otomatisasi dapat meningkatkan produktivitas hingga 40% di perusahaan-perusahaan Brasil, menghasilkan penghematan waktu dan sumber daya yang signifikan
Fokus pada privasi dan kepatuhan data
Keamanan informasi tetap menjadi prioritas utama. Dengan meningkatnya digitalisasi, muncul tantangan baru terkait perlindungan data. Organisasi perlu memastikan bahwa informasi mereka aman dari ancaman siber dan kebocoran
Di Brasil, Undang-Undang Perlindungan Data Umum (LGPD) memberlakukan persyaratan kepatuhan yang ketat, dan perusahaan sedang berinvestasi besar-besaran dalam solusi keamanan untuk melindungi aset dokumentasi mereka. Teknologi seperti kriptografi canggih dan autentikasi multifaktor banyak diadopsi untuk memastikan integritas dan kerahasiaan dokumen
Alur kerja terintegrasi dan tanda tangan digital
Semakin banyak sistem manajemen dokumen terintegrasi dengan sistem alur kerja dan alat tanda tangan digital, mengoptimalkan waktu, sistem tambahan dan biaya penyimpanan fisik
Teknologi ini juga memungkinkan analisis data yang canggih, memberikan wawasan berharga yang dapat memandu pengambilan keputusan strategis. Dengan menggunakan algoritma pembelajaran mesin, perusahaan dapat memprediksi tren, mengidentifikasi pola dan anomali, dan bahkan mengotomatiskan pembuatan laporan terperinci tentang kinerja dan risiko yang terkait dengan manajemen dokumen
Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memungkinkan pendekatan proaktif dalam mitigasi risiko dan optimisasi proses, memastikan bahwa perusahaan selalu selangkah lebih maju di pasar yang kompetitif
Data yang dapat diakses, dari mana saja
Solusi berbasis cloud sangat penting agar dokumen, aliran kerja dan proses dapat diakses dari mana saja – dan solusi cloud menawarkan fleksibilitas, skala dan keamanan, memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dan mengakses dokumen mereka dengan cara yang efisien. Penelitian IDC menunjukkan bahwa 80% perusahaan Brasil sudah menggunakan atau merencanakan untuk menggunakan solusi cloud untuk pengelolaan dokumen dan informasi dalam beberapa tahun ke depan
Solusi unik untuk setiap perusahaan
Personalisasi layanan manajemen dokumen juga menjadi relevan. Solusi harus dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik setiap organisasi, mempertimbangkan sektor kegiatan, ukuran perusahaan dan keunikan proses internal
Alat manajemen dokumen yang disesuaikan memungkinkan efisiensi operasional yang lebih besar dan integrasi yang lebih baik dengan sistem korporat lainnya, memberikan pengalaman pengguna yang lebih intuitif dan efektif
Selain itu, integrasi antara sistem adalah, sebenarnya, salah satu kekhawatiran utama para pengambil keputusan. Perusahaan Brasil sedang berinvestasi dalam platform yang menawarkan manajemen dokumen terintegrasi, memungkinkan komunikasi antara berbagai sistem dan departemen. Ini menghilangkan silo informasi dan meningkatkan kolaborasi internal, menghasilkan proses yang lebih cepat dan akurat
Singkatnya, tendensi utama manajemen dokumen pada 2025 ditandai oleh digitalisasi yang dipercepat, automatisasi dan kecerdasan buatan. Solusi baru mencerminkan kebutuhan organisasi untuk beradaptasi dengan lingkungan bisnis yang terus berkembang. Lebih dari sebelumnya, a gestão documental é parte fundamental dos negócios -e não somente uma atividade complementar. Tanpa manajemen yang efisien, perusahaan berisiko tenggelam dalam proses yang membingungkan, mahal dan membebani operasi, memberikan ruang untuk pertumbuhan dan inovasi
