Black Friday adalah, bagi banyak perusahaan, salah satu periode penjualan terbaik sepanjang tahun. Pada saat yang sama, peningkatan permintaan membawa tantangan khusus, termasuk yang berkaitan dengan pengelolaan fiskal. Masalah tertentu akhirnya mengganggu operasi atau bahkan menyebabkan dampak yang lebih besar pada bisnis, seperti denda dan denda.
Itulah yang Hugo Ramos, CEO OOBJ, Referensi Nasional dalam Solusi untuk Dokumen Pajak Elektronik (DF-E) dan tuntutan pajak digital lainnya. “Setiap tahun, kami melihat beberapa kesalahan umum yang mempengaruhi perusahaan dari semua segmen, baik di e-commerce seperti di toko fisik. Bersiap menghadapi situasi ini dapat mencegah mereka mendaki ke masalah yang lebih besar”, jelasnya.
Dengan demikian, profesional memilih kemunduran pajak utama yang dapat mempengaruhi perusahaan pada Black Friday 2024, dan apa yang harus dilakukan untuk mengurangi risiko terkait. Cek di bawah ini:
- Faktur Duplikat
Entah karena masalah dengan koneksi atau pemrosesan SEFAZ atau bahkan oleh ketidakstabilan internal dalam sistem perusahaan, ada kemungkinan bahwa dokumen pajak berulang dapat dibuat.
“Ketika ada duplikat, penutupan fiskal berbeda dengan penutupan keuangan, yang menyebabkan biaya pajak yang tidak semestinya. Selain itu, jika pesan pajak tidak mengidentifikasi kesalahan ini dalam faktur resmi, pembuatan wesel oleh ERP akan salah, mengakibatkan denda dan denda untuk tidak membayar pajak atau dengan kelalaian data”, Rincian Hugo.
Untuk menghindari sakit kepala, ada baiknya memiliki sistem pajak khusus yang dapat mengontrol duplikat catatan dan memeriksa keberadaan data berulang, dan kemudian membatalkan dokumen yang tidak valid. Selain itu, penting juga untuk memastikan audit dokumen pajak elektronik yang berwenang, untuk memastikan bahwa penutupan keuangan dan fiskal akan dilakukan tanpa kesalahan. Dengan ini, kewajiban untuk menerbitkan catatan akan konsisten dan risiko penilaian berkurang.
Selain itu, dampak langsung lainnya dari duplikat adalah pada pengendalian persediaan. Dengan stok yang salah, perusahaan mungkin menghadapi masalah fiskal dan logistik, seperti pesanan yang salah, keterlambatan pengiriman, dan perencanaan pembelian yang tidak memadai.
- Ketidakmungkinan komunikasi dengan SEFAZ
Kegagalan komunikasi antara sistem pajak dan SEFAZ merupakan masalah tersendiri, karena dapat menambah waktu untuk mengeluarkan faktur dan menutup setiap penjualan. Dalam efek air terjun, pelanggan yang berada dalam antrian kasir perlu menunggu lebih lama untuk dilayani, yang sangat rumit di musim Black Friday.
Untuk mencegah hal ini terjadi, penting untuk memantau ketersediaan Sefaz, yang diotomatisasi oleh sistem manajemen fiskal tertentu. Banyak juga memiliki fungsi yang secara spontan mengidentifikasi momen ketika diperlukan untuk masuk atau keluar dari mode kontingensi, di mana penerbitan tidak langsung: pelanggan menerima catatan yang belum valid sampai komunikasi dengan SEFAZ dipulihkan.
“Dengan alat yang tepat, penerbitan kontingensi secara otomatis diaktifkan bila diperlukan. Ketika membangun kembali komunikasi dengan SEFAZ, perangkat lunak pesan pajak harus dapat memproses ulang, mengirim ulang, mengidentifikasi duplikasi dan meminta otorisasi semua kupon pajak yang dikeluarkan dalam format ini”, kata CEO.
- Masalah Kontingensi
Meskipun memecahkan masalah, penerbitan kontingensi dapat menghasilkan orang lain. Dengan volume uang kertas yang tinggi, mungkin sulit untuk mengelola jumlah dokumen yang dikeluarkan dan ditolak. Dengan demikian, perusahaan mungkin melewatkan tenggat waktu untuk mengirimkannya ke Sefaz.
Misalnya, pelanggan dapat meminta catatan di SEFAZ dan tidak menemukannya, karena kunci akses belum divalidasi. Akibatnya, konsumen memiliki kemungkinan untuk memicu ProCON. Oleh karena itu, untuk menghindari risiko seperti ini, perlu diperhatikan selama pengiriman ulang setelah kontinjensi, untuk mengidentifikasi uang kertas yang ditolak.
“Sekali lagi, ini adalah fitur yang difasilitasi oleh sistem manajemen fiskal mutakhir. Perlu juga menyimpan XML dari semua catatan, termasuk yang dikeluarkan secara kontinjensi, untuk mencatat penjualan dan upaya penerbitan”, saran Hugo.
- NCM salah pada faktur
Nomenklatur Mercosur Common (NCM) bertujuan untuk mengontrol dan mengidentifikasi pajak produk. Data NCM yang salah dalam mengisi catatan dapat menyebabkan penolakan penerbitan dan otorisasi penerbitan dengan kode yang salah, yang menyebabkan pajak yang salah dibayar. Jika kesalahan ditemukan dalam kode, otoritas pajak memeriksa entri terbaru dan membebankan selisih tarif, dengan denda dan bunga.
Oleh karena itu, penting untuk memperbarui basis pendaftaran kode NCM yang digunakan perusahaan dalam kehidupan sehari-harinya. Jika NCM tidak ada, faktur juga akan menghadapi masalah dan akan ditolak. Oleh karena itu, perlu diperhatikan klasifikasi barang untuk menghindari jenis kegagalan ini.
“Dalam situasi seperti ini, jika pedagang menerima produk dengan kode NCM yang salah, dia harus memberikan kode yang benar kepada pemasoknya, untuk menghindari penilaian pajak”, tutup Ramos.
Di atas segalanya, penting untuk menunjukkan bahwa dengan peningkatan penjualan yang signifikan di BF, sangat penting bahwa sistem ini tahan atau dapat memproses volume yang tinggi dengan cepat. Hal ini penting untuk memastikan keberhasilan operasi dan penjualan. Selama periode ini, volume transaksi meningkat secara eksponensial, mengharuskan sistem untuk dapat menangani permintaan ini tanpa mengorbankan kinerja atau menyebabkan gangguan. sehingga menghindari keterlambatan dalam pengiriman, antrian di kasir dan tentu saja, ketidakpuasan pelanggan.
