Gestão inteligente de documentos: 5 ferramentas tecnológicas para o RH

No cenário atual, a transformação digital redefine a dinâmica corporativa e o setor de Recursos Humanos (RH) tem um papel crucial na modernização das empresas. Nesse segmento, a gestão de documentos, antes marcada por pilhas de papéis e processos manuais, agora exige agilidade, segurança e eficiência. Para isso, contar com as ferramentas tecnológicas é uma necessidade. 

O que é a gestão de documentos no RH? 

A área de RH precisa lidar com uma enorme quantidade de documentos – contratos, folhas de pagamento, avaliações de desempenho, políticas internas e muito mais. A gestão eficiente desses arquivos, ou seja, o controle de envio, retorno, assinatura, verificação, entre outros não é apenas uma questão de organização é um fator crítico para o sucesso do negócio. 

Menurut CEO da Digital Helper + Assine Bem, Carlos Henrique Mencaci, a tecnologia é indispensável nesse cenário. “Quem cuida de pessoas, tem em suas mãos dados de suma relevância. O manuseio físico dessas informações, ou fora de plataformas ideais, tende a tornar a área improdutiva, sem estratégia e segurança, pois boa parte da força vai para a organização da papelada”, explica. 

Quais tecnologias tornam a gestão de documentos inteligente? Conheça cinco ferramentas voltadas para o RH! 

A pesquisa realizada pela Think Work Lab revelou como os RH´s ainda sofrem com a burocracia e falta de automação. Segundo os dados, os brasileiros gastam, em média, 16,9 horas semanais, ou 38% da sua jornada de trabalho, com tarefas burocráticas. Para cerca de 22% dos profissionais ouvidos, as atividades eram monótonas e repetitivas, aspectos considerados desmotivadores. Ainda, a grande maioria (40%) não realizou nenhum movimento prático para tornar a gestão de pessoas mais tecnológica e menos manuais. Nesse sentido, Mencaci listra cinco ferramentas úteis para iniciar essa atualização nos sistemas: 

1. Sistemas de Gestão de Documentos (DMS – Document Management Systems)

Um DMS permite criar, armazenar, organizar e compartilhar arquivos de forma centralizada e segura pela Internet. Com recursos como indexação e busca rápida, o RH consegue acessar qualquer dado em segundos, eliminando a perda de tempo com buscas manuais. “Plataformas como a Digital Helper + Assine Bem oferecem essa atmosfera, com a integração a outras ferramentas, facilitando a automação de fluxos de atividades”, diz o CEO. 

2. Assinatura Eletrônica

A rubrica de documentos é uma etapa crítica no RH, seja para contratos, admissões, demissões ou acordos. Ferramentas de assinatura eletrônica, garantem validade jurídica, agilidade e proteção. Com elas, é possível enviar, validar e guardar os documentos sem a necessidade de impressão ou deslocamento.

3. Armazenamento em Nuvem

O armazenamento em nuvem é fundamental para garantir a acessibilidade e a segurança dos escritos no ambiente on-line. Esse mecanismo permite abrir informações de qualquer lugar, a qualquer momento. Além disso, a criptografia de dados e os backups automáticos garantem seguridade às informações.

4. Plataformas de Colaboração e Compartilhamento

Ferramentas para realizar reuniões remotas, planejar tarefas e acompanhar o desenvolvimento delas facilitam a colaboração entre equipes e o compartilhamento seguro de materiais. Com elas, o RH pode criar workflows eficientes, aprovar documentações em tempo real e manter todos os pemangku kepentingan alinhados.

5. Inteligência artificial integrada 

Sistemas com inteligência artificial (IA) nativa, ou seja, elaboradas para o próprio Situs web, são fundamentais para otimizar o serviço feito por ali. “Na Digital Helper + Assine Bem, a IA está atrelada ao processo de assinatura digital. Com elas, as pessoas podem realizar perguntas pontuais sobre o conteúdo o qual elas irão firmar. Isso reduz a necessidade de acionar um especialista para tirar dúvidas ou futuros equivocos”, explica o CEO. 

Por fim, para Mencaci, a gestão inteligente não é apenas uma questão de tecnologia, mas de sobrevivência no mercado atual. “Empresas as quais adotam essas configurações ganham em produtividade, segurança e competitividade, enquanto reduzem custos e riscos”, finaliza.