Manajemen dokumen cerdas: 5 alat teknologi untuk SDM

Dalam skenario saat ini, transformasi digital mendefinisikan ulang dinamika perusahaan dan sektor Sumber Daya Manusia (SDM) memainkan peran penting dalam modernisasi perusahaan. Di segmen ini, manajemen dokumen, yang dulu ditandai dengan tumpukan kertas dan proses manual, sekarang membutuhkan kelincahan, keamanan, dan efisiensi. 

Apa itu manajemen dokumen dalam HR? 

Area SDM perlu berurusan dengan sejumlah besar dokumen - kontrak, penggajian, evaluasi kinerja, kebijakan internal, dan banyak lagi. Manajemen yang efisien dari file-file ini, yaitu, kontrol pengiriman, pengembalian, penandatanganan, pemeriksaan, antara lain bukan hanya masalah organisasi merupakan faktor penting untuk kesuksesan bisnis. 

Menurut CEO dari Digital Helper + Sign Well, Carlos Henrique Mencaci, teknologi sangat diperlukan dalam skenario ini. “Siapa yang merawat orang, memiliki data di tangan mereka yang sangat relevan. Penanganan fisik informasi ini, atau di luar platform ideal, cenderung membuat area tidak produktif, tanpa strategi dan keamanan, karena banyak kekuatan masuk ke organisasi dokumen”, jelasnya. 

Teknologi apa yang membuat manajemen dokumen cerdas? Pelajari tentang lima alat yang berfokus pada SDM! 

Penelitian yang dilakukan oleh Think Work Lab mengungkapkan bagaimana HR masih menderita birokrasi dan kurangnya otomatisasi. Menurut data, orang Brasil menghabiskan, rata-rata, 16,9 jam seminggu, atau 38% dari hari kerja mereka, dengan tugas-tugas birokrasi. Untuk sekitar 22% dari para profesional yang didengar, kegiatannya monoton dan berulang, aspek-aspek yang dianggap mendemotivasi. Tetap saja, sebagian besar (40%) tidak membuat langkah praktis untuk membuat pengelolaan orang lebih berteknologi dan kurang manual. Dalam pengertian ini, Mencaci mencantumkan lima alat yang berguna untuk memulai sistem ini: perbarui: 

1. Sistem Manajemen Dokumen (DMS & Sistem Manajemen Dokumen)

Sebuah DMS memungkinkan Anda untuk membuat, menyimpan, mengatur dan berbagi file secara terpusat dan aman melalui Internet. Dengan fitur seperti pengindeksan dan pencarian cepat, HR dapat mengakses data apa pun dalam hitungan detik, menghilangkan hilangnya waktu dengan pencarian manual.“Platform seperti Digital Helper + Sign Well menawarkan suasana ini, dengan integrasi dengan alat lain, memfasilitasi otomatisasi aliran aktivitas”, kata CEO. 

2. Tanda Tangan Elektronik

Rubrik dokumen adalah langkah penting dalam SDM, baik untuk kontrak, penerimaan, PHK atau perjanjian. Alat tanda tangan elektronik memastikan validitas hukum, kelincahan dan perlindungan. Dengan mereka, dimungkinkan untuk mengirim, memvalidasi, dan menyimpan dokumen tanpa perlu mencetak atau memindahkan.

3. Penyimpanan Awan

Penyimpanan cloud sangat penting untuk memastikan aksesibilitas dan keamanan tulisan di lingkungan online. Mekanisme ini memungkinkan Anda untuk membuka informasi dari mana saja, kapan saja.Selain itu, enkripsi data dan cadangan otomatis menjamin keamanan terhadap informasi.

4. Platform Kerjasama dan Berbagi

Alat untuk mengadakan pertemuan jarak jauh, merencanakan tugas dan melacak perkembangannya memudahkan tim untuk berkolaborasi dan berbagi materi dengan aman alur kerja efisien, menyetujui dokumentasi real-time dan memelihara semua pemangku kepentingan selaras.

5. Kecerdasan buatan terintegrasi 

Sistem dengan kecerdasan buatan asli (AI), yaitu, diuraikan untuk tujuan yang tepat Situs web, mereka sangat mendasar untuk mengoptimalkan layanan yang dilakukan di sana.“Na Digital Helper + Sign Well, AI terkait dengan proses tanda tangan digital. Dengan mereka, orang dapat mengajukan pertanyaan spesifik tentang konten yang akan mereka tandatangani. Ini mengurangi kebutuhan untuk memicu spesialis untuk mengajukan pertanyaan atau kesalahan di masa depan”, jelasnya CEO. 

Akhirnya, bagi Mencaci, manajemen cerdas bukan hanya masalah teknologi, tetapi kelangsungan hidup di pasar saat ini.“Perusahaan yang mengadopsi konfigurasi ini mendapatkan produktivitas, keamanan dan daya saing, sambil mengurangi biaya dan risiko”, ia menyimpulkan.