Időgazdálkodás: mit taníthat nekünk egy volt amerikai elnök?

Tud vagy legalább hallott az Eisenhower-mátrixról? Sürgős-fontos mátrixként is ismert, ez egy időgazdálkodási eszköz, amelyet az Egyesült Államok 34. elnöke, Dwight Eisenhower (1890-1969), a szövetséges erők európai főparancsnoka hozott létre a második világháború idején.

Két fő kritérium alapján döntött a döntések meghozatalához és a feladatok rangsorolásához: a sürgősség és a fontosság alapján. A mátrix négy kvadránsra osztja a feladatokat, ami lehetővé teszi annak egyértelmű megjelenítését, hogy hova kell összpontosítani az erőfeszítéseket, és hogyan lehet hatékonyabban megszervezni az időt.

Tudod mit? Biztos vagyok benne, hogy szüksége van egy ilyen típusú eszközre, amely segít megszervezni magát, és ugyanezt tenni a csapatával. Az eredeti mátrix alapján készítettem egy adaptációt, amely a legtöbb ember valóságába is eljuttatható. A “prioritások négyzetének” neveztem, mivel a név rögzítésének könnyebbéje.

Először is értse meg: Az időgazdálkodás optimalizálása és a termelékenység növelése érdekében aggódjon amiatt, hogy mi számít igazán a számos mindennapi feladat közepette. Amikor úgy érzed, hogy elveszíted az idő feletti uralmat, vegyél egy mély lélegzetet, és egyértelműen értékeld tevékenységeidet. Tedd fel magadnak a kérdést: A jelenlegi feladat elengedhetetlen céljai eléréséhez? Van valami, amit át lehet delegálni vagy elhalasztani?

Egy másik alkalommal sorolja fel az összes elvégzendő feladatot és tevékenységet. osztályozza mindegyiket sürgőssége és fontossága szerint. és helyezze el őket a mátrix megfelelő kvadránsaiba.

A Mátrix segít megkülönböztetni azt, ami igazán azonnali figyelmet érdemel attól, amit a jövőre tervezhetünk vagy kiküszöbölhetünk. Kevesebb időt tölt a nem fontos tevékenységekre, és több összpontosítás az igazán fontos feladatokra, ami kevesebb stresszt okoz.

A “Priority Square”, amely a feladatokat is négy kvadránsra osztja, hatékony eszköz mindazok számára, akik időgazdálkodásukat szeretnék javítani azáltal, hogy tudatosabb és kiegyensúlyozottabb döntéseket hoznak idejük és energiájuk eltöltésével kapcsolatban.

Használatakor pozitív változást fog észrevenni az idő és a feladatai teljesítése közötti kapcsolatban:

Fontos és sürgős: Ezt a tevékenységet ma el kell végeznie, mivel ennek van határideje, és elengedhetetlen a fejlesztéshez (az Öné és a cége). Ha nem hajtják végre, az valamilyen kárt okoz Önnek, valakinek vagy a szervezetnek. Példák: Fizessen ki egy számlát, vagy küldjön ajánlatot határidőn belül.

fontos (de nem sürgős): feladatokat, amelyeket a lehető leghamarabb el kell végezni. Nincs ilyen merev kifejezésük (például adásvételi számlájuk vagy jogi fellebbezés). Amikor végrehajtják, valamilyen lehetőséget vagy hasznot hoz Önnek, valakinek vagy a cégnek. Példák: Ütemezzen be egy találkozót egy potenciális vásárlóval; készítsen videót a termék népszerűsítésére; tartson videokonferenciát egy új termék szállítójával.

Sürgős (de nem annyira fontos): Feladatok, amelyeknek határideje van a mai napra (ha most nem hajtják végre, a lehetőség elveszik), de ezek nem annyira prioritást élveznek. Általában nem okoznak jelentős károkat, ha nem fejeződnek be, de némi hasznot hozhatnak, ha végrehajtják őket. Példák: Vegyen részt egy képzési eseményen vagy egy technikai bizottsági ülésen.

nem sürgős és nem fontos: Ezek olyan művek, amelyek szerepelnek a listán, de várhatnak, vagy ki tudja, akár delegálhatók vagy kiiktathatók. Példák: Válaszoljon a közösségi média üzeneteire, válassza ki az új irodai légkondicionáló modelljét, vagy válassza ki a ruhákat egy hétvégi bulihoz.

A tisztázások után is továbbra is kihívást jelent az, hogy ellenálljunk a kísértésnek, hogy a “D” kvadráns feladatait elsőbbséget élvezzük, amely annak ellenére, hogy egyszerű vagy kellemes, eltereli a figyelmet a leglényegesebb feladatokról.

Stratégiaként használja a “D’ kvadránst jutalomként: Miután befejezte a fontos feladatok csoportját, tartson szünetet egy könnyebb tevékenységgel. Ily módon fenntartja a termelékenységet, miközben élvezi a tiszta szabadidő pillanatait.

Az időgazdálkodás több mint technikai készség, fegyelemre, tervezésre és a hatékonyságra és a vezetésre összpontosító gondolkodásmódra is szükség van. Bízz bennem!