Folyamatok digitalizálása: eljutottunk már erre a szintre?

Az elmúlt években a digitális átalakulásról szóló viták gyakorlatilag minden iparágban előkelő helyet foglaltak el, a kis családi vállalkozásoktól a nagy multinacionális vállalatokig, az automatizálásról, a mesterséges intelligenciáról, a felhőplatformok elfogadásáról és az adatok felhasználását előtérbe helyező bomlasztó üzleti modellekről egyaránt szó esik.

Ha azonban közelebbről megvizsgáljuk, rájövünk, hogy sok ilyen kezdeményezés, bár fontos, végül részekre osztott módon valósul meg, vagyis minden részleg elszigetelten próbálja megoldani saját igényeit Ez felvet egy alapvető kérdést: vajon úgy tekinthetjük-e, hogy már elértük azt a korszakot, amelyben minden vállalati folyamat hatékonyan digitalizálódik?

A jelenlegi forgatókönyv jobb megértéséhez meg kell különböztetni magát a digitális átalakulást a végpontok közötti folyamatok digitalizálásától Az első olyan technológiák átvételéhez kapcsolódik, amelyek bizonyos értelemben modernizálják a szervezetet és jelentős fejlesztéseket hoznak, mint például a marketingautomatizálás vagy az adatelemzési eszközök használata A második viszont rendszerszemléletű nézetet igényel, amely képes egyesíteni a különböző ágazatok közötti munkafolyamatokat, és egy összefüggő folyamatláncot és digitális 100%-t létrehozni.

A nagy kérdés itt az, hogy gyakran magát a digitális átalakulást tekintik nagy esernyőnek, de ha nincs erőfeszítés ezen megoldások integrálására, akkor az eredmény csak a digitális“illos” gyűjteménye lehet, ahol minden részleg elszigetelt eszközökkel működik, anélkül, hogy folyamatos kommunikáció a vállalat többi tagjával Így a folyamatok digitalizálása (a kézi áramlások, papírok, átdolgozások és információs hiányosságok biztonságos és megbízható digitális rutinokkal való helyettesítésére való képességként értendő & IS még mindig messze van a valóságtól sok szervezet számára.

Digitális transzformáció a silókban

Egyesek azzal érvelnek, hogy a silókban a digitális átalakulás csak egy kezdeti szakasz, vagyis normális, hogy az olyan részlegek, mint az értékesítés, a marketing vagy az informatika, elsőként alkalmaznak fejlett megoldásokat, mivel ezekben az ágazatokban általában sürgetőbb a technológia iránti igény, azonban a probléma akkor merül fel, ha ezek a kezdeményezések nem kommunikálnak, és nem követnek stratégiai növekedési ütemtervet Olyan ez, mintha egy olyan autóban lenne egy korszerű motor, amelynek kopaszok a gumiabroncsai: a legmodernebb rész nem garantálja, hogy az egész jármű jól fog működni, mivel vannak olyan kritikus alkatrészek, amelyek nem kaptak megfelelő figyelmet.

Nagyon gyakori például, hogy a vállalatok jelentős összegeket fektetnek be CRM-platformokba, hogy javítsák az ügyféllel való kapcsolatot, és ezzel egyidejűleg manuálisan és leválasztva tartsák fenn a fizetési folyamatokat, a számlázást vagy akár az emberi erőforrásokat. Ezek az eltérések olyan szűk keresztmetszeteket generálnak, amelyek végső soron megvalósíthatatlanná tehetik az adott CRM-eszköz hatékonyságát, mert az adatok végül nem szinkronizálódnak a pénzügyi területtel vagy a működési területtel. Így a szervezetnek nem lehet egyetlen rálátása az ügyfélre vagy a folyamatokra, és az adatok döntéshozatalra való felhasználása sérül.

A folyamatok digitalizálása és az integráció: miért fontos ez?

Képzeljünk el egy olyan céget, amely még mindig papíralapú dokumentumok sokaságával foglalkozik, és mindegyiket több példány kézzel kell aláírnia, majd különböző rendszerekben kell beolvasni és archiválni. Most állítsuk szembe ezt a valóságot egy másikkal, amelyben a dokumentumok már digitálisan születnek, és automatizált jóváhagyási folyamaton keresztül mozognak, automatikusan értesítve a felelősöket minden szakaszban, tárolva a korábbi verziókat, és lehetővé téve a jogi érvényességű elektronikus aláírásokat. Ebben a második forgatókönyvben nemcsak a feldolgozási idő drasztikusan csökken, hanem a biztonság, a nyomon követhetőség és a szabályozási megfelelés terén is javul.

A végpontok közötti folyamatok digitalizálásának nagy különbsége nem csak a működési költségek csökkentésében rejlik ^ bár ez releváns tényező 'OD, hanem egy olyan integrált ökoszisztéma létrehozásában, amely agilisabb döntéshozatalt tesz lehetővé és megbízható adatokon alapul. Ha minden részleg elszigetelt eszközöket használ, sokkal nehezebb információkat összeállítani, hogy betekintést nyerjen a vállalkozás egészének teljesítményére vonatkozóan, amikor a folyamatok egységesek, az adatok valós időben gyűjthetők, feldolgozhatók és elemezhetők, teret adva a prediktív elemzéseknek, amelyek segítenek előre jelezni a problémákat és azonosítani a lehetőségeket.

Egy másik nagy előny a kockázatok mérséklése, különösen egy olyan forgatókönyv esetén, amikor az információbiztonságot és az adatvédelmet egyre inkább olyan jogszabályok szabályozzák, mint például az LGPD Brazíliában és a GDPR Európában. Amikor egy folyamatot digitalizálnak, könnyebb a titkosítási politikák végrehajtása, az automatikus biztonsági mentés és a hozzáférés-szabályozás Ez jelentősen csökkenti a kiszivárogtatások, a dokumentumok elvesztésének és a csalások valószínűségét. Ezenkívül a jogi megfelelés könnyebben bizonyíthatóvá válik a felügyeleti szervek előtt, mivel minden interakció rögzítésre és auditálásra kerül.

Nem feledkezhetünk meg az ügyfélélményre gyakorolt hatásról sem belső, sem külső A végfelhasználók hajlamosak értékelni a gyors és hatékony interakciókat kínáló vállalatokat anélkül, hogy papíralapú űrlapok kitöltésére vagy végtelen hívásokra lenne szükségük a függőben lévő problémák megoldására, másrészt a munkavállalók is részesülnek a könnyebb munkafolyamatokból, amelyek kiküszöbölik a fizikai dokumentumok átdolgozását és kezelését Ez javítja a belső elégedettséget, a termelékenységet és még a tehetségek megtartását is, mivel a frissített technológiákkal dolgozó szakemberek úgy érzik, hogy egy innovatív szervezet részei.

A hatékony digitalizációhoz vezető utak és jövőbeli kilátások

Ennek a forgatókönyvnek az egyik módja annak megértése, hogy a folyamatdigitalizálásnak egy teljes körű vállalati projektnek kell lennie, amely minden vezetőt bevon, és ideális esetben közvetlen támogatást nyújt a C-szintről (például vezérigazgatók, pénzügyi igazgatók és informatikai igazgatók).

Ez biztosítja, hogy az analógról a digitálisra való áttérés nem csak egyik vagy másik részleg akaratából, hanem az egész szervezeten átfutó stratégiai értékként valósul meg, Hasonlóképpen ez a felülről lefelé irányuló támogatás segít leküzdeni minden ellenállást és következetesebben rangsorolni a beruházásokat, ami nagyban megkönnyíti az új platformok és módszertanok elfogadását.

Amint a digitalizálási folyamat az üzleti stratégiában van, ideje a gyakorlatba ültetni a tervet A hatékony digitalizálás felé vezető első lépés a teljes folyamatlánc feltérképezése, a szűk keresztmetszetek, redundanciák és automatizálási lehetőségek azonosítása Ez tanácsadói munkát vagy olyan belső csapatokat igényel, amelyek mélyen ismerik az üzlet minden szakaszát. E diagnózis nélkül fennáll annak a veszélye, hogy olyan eszközökbe fektetnek be, amelyek nem párbeszédet folytatnak a szervezet valós igényeivel, majd elengedhetetlen a nagyobb értéket generáló vagy az ügyfelek elégedettségére nagyobb hatást gyakorló folyamatok előtérbe helyezése Ez a priorizálás segít gyorsabb eredményeket felmutatni, megteremtve a digitalizáció körüli bizalom és elkötelezettség kultúráját.

Egy másik fontos szempont a skálázható technológiák kiválasztása Az API-kon keresztüli integrációt kínáló megoldások választása például lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy a kereslet növekedésével új modulokat és funkciókat adjanak hozzá. Ily módon új digitális“” létrehozásának problémája, amelyek ismét nem beszélnek egymással Ezen túlmenően alaposan meg kell vizsgálni az adatarchitektúrát, biztosítva, hogy az információk tárolására és irányítására vonatkozó szabványok legyenek Ezen óvintézkedések nélkül a vállalat gigantikus mennyiségű adatot kaphat, amely nem hoz intelligenciát az üzletbe.

A hatékony digitalizáció megköveteli a vezetőktől és az alkalmazottaktól, hogy megértsék ennek az átalakulásnak az előnyeit, felhagyjanak azzal a mentalitással, amelyet mindig is csináltunk, és folyamatosan hajlandóak tanulni. A képzési programokba, workshopokba és belső kommunikációba való befektetés elengedhetetlen az akadályok áttöréséhez és az adherencia elősegítéséhez. Ezen túlmenően javasolt a változások értékét demonstráló mérőszámok folyamatos nyomon követése, mint például bizonyos folyamatokban az idő csökkentése, az erőforrások megtakarítása és a vevői elégedettség növelése. Ezek a mutatók konkrét bizonyítékot szolgáltatnak arra, hogy az elfogadott útnak van értelme.

Ami a jövőbeli kilátásokat illeti, érdemes megfontolni, hogy a folyamatok digitalizálása csak az alapja a még inkább átalakító innovációknak Mivel a vállalat teljesen digitális áramlásokkal rendelkezik, feltárhatja a mesterséges intelligencia, a robotizált folyamatautomatizálás (RPA) és a prediktív elemzés megoldásait, az AI-vel például lehetőség nyílik az összetett feladatok automatizálására, sőt olyan rendszerek létrehozására is, amelyek képesek a gépi tanulási algoritmusok alapján döntéseket hozni. Az RPA viszont képes kezelni a nagy mennyiségű ismétlődő feladatokat, felszabadítva a munkavállalókat a stratégiaibb funkciókra Már a prediktív elemzés lehetővé teszi a trendek és viselkedések előrejelzését, lehetővé téve a vállalat számára, hogy inkább proaktív legyen, mint reaktív.

A folyamatok teljes digitalizálása utat nyit az új üzleti modellek előtt is, azok a vállalatok, amelyek korábban a manuális folyamatoktól függtek az ügyfelekkel és beszállítókkal való interakcióban, digitalizáláskor teljesen új, digitális élményeket célzó termékeket és szolgáltatásokat hozhatnak létre, ez versenyképes különbségeket generál, és akár a globális piacokra való belépést is lehetővé teheti, különösen akkor, ha a technológiai infrastruktúra felkészült a különböző régiókból származó igények méretezésére és kielégítésére. Például az e-kereskedelem az elmúlt években pontosan azért robbant be, mert az értékláncok nagyrészt digitalizálódtak, messze túlmutatva az értékesítéshez szükséges weboldal létrehozásán: logisztikai rendszerekkel való integrációt, fizetést, adatelemzést, automatizált marketinget és ügyféltámogatást foglal magában.

Összefoglalva, a válasz arra a kérdésre, hogy “elértünk-e már a folyamatok digitalizálásának ebbe a szakaszába?” még mindig “depende”. Vannak olyan cégek, amelyek már jelentős ugrásokat tettek, és büszkék lehetnek arra, hogy gyakorlatilag teljesen integrált lánccal rendelkeznek. Mások még gyerekcipőben járnak, ragaszkodnak a széttagolt rutinokhoz és a részlegek silóihoz. A közös tényező azonban az a tudat, hogy a piac nem fogja megvárni a későket. A versenyképesség, a hatékonyság, sőt egy vállalkozás fenntarthatósága együtt jár a folyamatok átfogó és integrált digitalizálásának képességével. Így a digitalizáció több mint trend, megszűnik választás lenni, és a világ számára kötelezővé válik az innováció iránti igény által markánsabb változáshoz.