Crni petak je za mnoge tvrtke jedno od najboljih prodajnih razdoblja u cijeloj godini. Istodobno, povećanje potražnje donosi posebne izazove, uključujući i fiskalno upravljanje. Određeni problemi na kraju ometaju rad ili čak uzrokuju veće utjecaje na poslovanje, kao što su novčane kazne i novčane kazne.
To je ono što je Hugo Ramos, izvršni direktor OOBJ, Nacionalna referenca u rješenjima za elektroničke porezne dokumente (DF-E) i druge zahtjeve za digitalnim porezima. “Svake godine primjećujemo neke uobičajene pogreške koje utječu na tvrtke iz svih segmenata, kako u e-trgovina kao u fizičkim trgovinama. Spremnost na suočavanje s takvim situacijama može ih spriječiti da se popnu na veće probleme”, objašnjava.
Stoga je profesionalac odabrao glavne porezne nazadove koji mogu utjecati na tvrtke na Crni petak 2024. i što učiniti kako bi smanjili povezane rizike. Pogledajte u nastavku:
- duplikat faktura
Bilo zbog problema s povezivanjem ili obradom SEFAZ-a ili čak interne nestabilnosti u sustavu tvrtke, moguće je da se mogu generirati ponovljeni porezni dokumenti.
“Kada postoji duplikat, fiskalno zatvaranje se razlikuje od financijskog zatvaranja, što uzrokuje neprikladne naknade za poreze. Osim toga, ako porezne poruke ne identificiraju ovu pogrešku u odobrenim fakturama, generiranje bilješki od strane ERP-a bit će netočno, što će rezultirati kaznama i kaznama za neplaćanje poreza ili izostavljanjem podataka”, navodi Hugo.
Kako bi se izbjegla glavobolja, vrijedi imati specijalizirani porezni sustav koji može kontrolirati dvoličnost bilješki i provjeriti postojanje ponovljenih podataka, a zatim poništiti nevažeće dokumente. Osim toga, također je važno osigurati reviziju ovlaštenih elektroničkih poreznih dokumenata, kako bi se osiguralo da će financijsko i fiskalno zatvaranje biti obavljeno bez grešaka. Time će se obveza izdavanja bilješki biti dosljedna, a rizik procjene smanjen.
Osim toga, još jedan izravan utjecaj dvoličnosti je na kontrolu zaliha. S netočnim zalihama, tvrtka se može suočiti s fiskalnim i logističkim problemima, kao što su pogrešne narudžbe, kašnjenja isporuke i neadekvatno planiranje kupnje.
- Nemogućnost komunikacije sa Sefazom
Neuspjesi u komunikaciji između poreznog sustava i SEFAZ-a sami su po sebi problem, jer mogu povećati vrijeme izdavanja fakture i zatvaranja svake prodaje. U efektu vodopada, kupci koji su u redu za blagajnu moraju duže čekati da budu posluženi, što je posebno komplicirano u sezoni Crnog petka.
Kako se to ne bi dogodilo, važno je pratiti dostupnost SEFAZ-a, koju automatiziraju određeni sustavi fiskalnog upravljanja. Mnogi također imaju funkcionalnost koja spontano identificira trenutke kada je potrebno ući ili napustiti način nepredviđenih situacija, u kojem izdavanje nije trenutno: kupac prima bilješku koja još nije valjana dok se komunikacija sa Sefazom ne vrati.
“Uz odgovarajući alat, izdavanje nepredviđenih situacija automatski se aktivira kad god je to potrebno. Prilikom ponovnog uspostavljanja komunikacije sa Sefazom, softver za porezne poruke mora biti u mogućnosti ponovno obraditi, ponovno slati, identificirati dvostruke i zatražiti autorizaciju svih poreznih kupona izdanih u ovom formatu”, ističe izvršni direktor.
- nepredviđena stvar
Unatoč rješavanju problema, izdavanje nepredviđenih situacija može generirati druge. Uz veliku količinu bilješki može biti teško upravljati brojem dokumenata koji su izdani i odbijeni. Stoga bi tvrtka mogla propustiti rok za slanje u Sefaz.
Na primjer, kupac može tražiti bilješku u SEFAZ-u i ne pronaći je, jer pristupni ključ još nije potvrđen. Posljedično, potrošač ima mogućnost pokrenuti ProCon. Stoga, kako bi se izbjegle ovakve rizike, potrebno je obratiti pozornost tijekom ponovnog otpreme nakon nepredviđenih situacija, kako bi se identificirale odbijene bilješke.
“Još jednom, ovo je značajka koju olakšavaju vrhunski sustavi fiskalnog upravljanja. Također je vrijedno zadržati XML svih bilješki, uključujući i one izdane u nepredviđenim situacijama, kako bi zabilježili prodaju i pokušaj izdavanja”, predlaže Hugo.
- NCM pogrešno na fakturi
Zajednička nomenklatura Mercosura (NCM) ima za cilj kontrolirati i identificirati porez na proizvode. Netočni podaci NCM-a u popunjavanju bilješke mogu dovesti do odbijanja izdavanja i autorizacije izdavanja pogrešnim kodom, što dovodi do netočno plaćenog poreza. Ako se u kodu pronađe pogreška, porezna tijela provjeravaju najnovije unose i naplaćuju razliku u stopi, s kaznama i kamatama.
Stoga je bitno ažurirati bazu registracije NCM kodova koje tvrtka koristi u svom svakodnevnom životu. Ako NCM ne postoji, faktura će također naići na probleme i bit će odbijena. Stoga je potrebno biti svjestan klasifikacije robe kako bi se izbjegla ova vrsta kvara.
“U ovakvim situacijama, ako trgovac primi proizvod s netočnim NCM kodom, mora proslijediti ispravan kod svom dobavljaču, kako bi izbjegao poreznu procjenu”, zaključuje Ramos.
Iznad svega, važno je istaknuti da je sa značajnim povećanjem prodaje na BF-u vrlo važno da sustav bude otporan ili da može brzo obraditi veliku količinu. To je bitno za osiguravanje učinkovitog rada i uspjeha u prodaji. Tijekom tog razdoblja, obujam transakcija raste eksponencijalno, zahtijevajući od sustava da može podnijeti ovu potražnju bez ugrožavanja performansi ili izazivanja prekida. čime se izbjegavaju kašnjenja u isporuci, redovi na blagajni i, naravno, nezadovoljstvo kupaca.
