Zašto dan završavate iscrpljeni — i s osjećajem da niste ništa napravili?

Odgovarjanje na porukama na WhatsApp-u, provjeravanje e-pošte, odgovaranje na pozive, sudjelovanje na sastancima i izvršavanje strateških zadataka. Za mnoge profesionalce, to je svakodnevna stvarnost. Problem je u tome što, unatoč intenzivnom tempu, stvarna produktivnost ne prati količinu uloženog truda.

“Živimo u stalnom stanju odvlačenja pažnje. Tehnologija je donijela brzinu, ali i brutalnu konkurenciju za našu pažnju."Tvrdi Virgilio Marques dos Santos, osnivač i partner tvrtke FM2S Educação e Consultoria, specijalist za upravljanje karijerama i doktor znanosti (PhD) s Unicamp-a."

Prema njegovim riječima, osjećaj iscrpljenosti na kraju radnog vremena, čak i bez velikih obaveza, jasan je simptom utjecaja čestih prekid na poslu. "Svaki put kada nas prekinu, naš mozak mora uložiti dodatni napor da se vrati na misli. Taj ciklus prekida i vraćanja troši kognitivnu energiju i narušava donošenje odluka", objašnjava.

Ovaj efekt nije nov. Klasična istraživanja o preopterećenju informacijama, kao što je ono objavljeno 2007. od strane Cheri Speier, Josepha Valacicha i Iris Vessey, u Znanost o odlučivanju Već su pokazali da česte distrakcije smanjuju mentalnu jasnoću i povećavaju učestalost grešaka. Razlika je u tome što se s današnjom hiperkonekcijom situacija pogoršala – a trošak se sada meri i u mentalnom zdravlju.

Utjecaj ometanja na poslovni dan

Uredskom okruženju, odvlačenja pažnje često se prihvaćaju kao normalna pojava. Niz susjednih sastanaka, trenutne poruke, stalne obavijesti i "brzi" prekidi kolega se gomilaju i stvaraju buku koja sabotira koncentraciju.Kada se to pretvori u rutinu, važne odluke počinju se donositi na temelju nepotpunih informacija ili bez odgovarajućeg promišljanja. To može izravno utjecati na rezultate projekta ili čitavog područja.", tvrdi Santos.

On seća da se ranije slavio višezadačni profesionalac, a danas se na njega gleda s više opreza. "Produktivnost nije obavljanje mnogih stvari odjednom, nego napredovanje u zadacima koji su zaista važni, sa dubinom i pažnjom."

Četiri strategije za zaštitu fokusa i poboljšanje performansi

S obzirom na ovoj situaciji, Santos navodi četiri jednostavne prakse koje mogu pomoći u smanjenju utjecaja prekida i povećanju učinkovitosti na poslu:

1. Fokusirani blokovi vremenaRezervirajte periode u danu za strateške zadatke, sa isključenim obavještenjima i minimaliziranim prekidima. Obavijestite tim o ovom rasporedu kako biste uskladili očekivanja.

2. Upravljanje prioritetimaKoristite alate poput Matrice Eisenhower (koja zadatke dijeli u četiri kategorije: hitne i važne, važne ali ne hitne, hitne ali nevažne i ni hitne ni važne) kako biste razlikovali hitno od važnog. Tako se izbjegava rizik od trošenja energije na zahtjeve s malim utjecajem.

3. Vrijeme za komunikacijuKoncentriraj provjeru poruka i e-pošte na određena vremena u danu. To smanjuje tjeskobu zbog stalne dostupnosti i poboljšava upravljanje vremenom;

4. Kultura poštovanja prema vremenuPoticanje bez vremena zahtijeva jasnu i planiranu komunikaciju. Mnoga pitanja mogu se riješiti na unaprijed zakazanim sastancima ili kroz ciljanije razmjene poruka.

"Vratiti se na fokus je više od pitanja efikasnosti. To je način da se pobrinemo za naše mentalno zdravlje i kvalitetu odluka koje donosimo svakoga dana", zaključio je stručnjak.