Decentralizacija informacija i ranjivost podataka: saznajte kako komunikacija putem e-pošte i WhatsAppa stvara kaos za korporativno upravljanje

Zabrinutost tvrtki za korporativno upravljanje porasla je (IBGC) u 2024. privatni sektor pokazao je prosječno pridržavanje od 66% praksi preporučenih brazilskim Kodeksom korporativnog upravljanja, što je visokih 1,6 postotnih bodova u usporedbi s 2023.

Unatoč tome, neki uobičajeni čimbenici još uvijek ometaju dobro upravljanje, prema Andrei Miglioriju, izvršnom direktoru Digitalno radno čvorišteHR Tech rješenja za korporativne portale.“Stupovi upravljanja su pravednost, transparentnost, integritet, održivost i odgovornost Za sve njih komunikacija je ključna, a nažalost postoje mnogi izazovi u ovom području među tvrtkama iz svih segmenata, objašnjava.

CEO je primjer najčešće korištenih metoda za slanje informacija u organizacijama: e-pošta i WhatsApp. “Iako su vrlo korisni i široko rasprostranjeni alati, donose rizike i kašnjenja koja mogu utjecati na svu komunikaciju tvrtke”.

Prva negativna točka koja se postavlja je pitanje organizacije i pristupa segmentaciji informacija, S razgovorima i dokumentima razbacanim u stotinama e-mailova ili WhatsApp grupa, postaje vrlo teško identificirati tko je što rekao i kada.To također dovodi do toga da različiti ljudi imaju pristup različitim informacijama, što donosi nedosljednost u donošenju odluka.Samo po sebi, ova situacija remeti svakodnevno poslovanje i produktivnost timova, ali može donijeti i specifične komplikacije u vrijeme revizije, što zahtijeva sljedivost.

Djelomično zato što neki operateri e-pošte i aplikacije za razmjenu poruka možda nemaju najbolje sigurnosne certifikate, a dijelom zato što decentralizacija može riješiti osjetljive probleme ljudima koji ne bi trebali imati pristup, putem primatelja u kopiji ili prisutnosti u WhatsApp grupama, na primjer.

Andrea također ukazuje na preopterećenost informacijama kao još jednu uobičajenu poteškoću. “Zasićenost kanala dovodi do gubitka vremena i fokusa, pri čemu timovi troše više energije pokušavajući se organizirati nego stvarno raditi. Nije malo vjerojatno da će podaci biti izgubljeni kada je to slučaj, što izravno utječe na praksu upravljanja”, kaže stručnjak.

Jedno od glavnih rješenja za ovaj “caos” je korištenje jedinstvenog komunikacijskog kanala sposobnog koncentrirati i organizirati informacije o tvrtki, igrajući ulogu “dorsal” interne komunikacijske strategije i omogućavajući sigurnu razmjenu informacija i dokumenata.Ovo je prijedlog intraneta i drugih korporativnih komunikacijskih sustava, posebno onih koji donose integrirana rješenja kako bi sve bilo registrirano unutar istog programa.

“Dobar sustav može zadovoljiti sve potrebe interne komunikacije i također ponuditi lakoću u vrijeme revizije, uz transparentnost i praktičnost”, objašnjava Andrea. Ali ona također pojačava: “To je promjena alata koliko i kulturološka promjena.Ljudi se moraju prilagoditi i bitno je da cijeli tim razumije razloge koji stoje iza novosti i da je koristi prema”, zaključuje.