Jeste li čuli za Eisenhowerovu matricu? Poznata i kao matrica hitno-važno, to je alat za upravljanje vremenom koji je stvorio 34. predsjednik Sjedinjenih Država, Dwight Eisenhower (1890.-1969.), vrhovni zapovjednik savezničkih snaga u Europi tijekom Drugog svjetskog rata.
Koristio ga je za donošenje odluka i određivanje prioriteta zadataka na temelju dva glavna kriterija: hitnosti i važnosti. Matrica dijeli zadatke u četiri kvadranta, omogućujući jasan uvid u to gdje usmjeriti napore i kako najučinkovitije organizirati vrijeme.
Znate što? Siguran sam da vam je potreban ovakav alat koji će vam pomoći da se organizirate i učinite isto za svoj tim. Na temelju izvorne matrice napravio sam prilagodbu koja se može primijeniti na potrebe većine ljudi. Nazvao sam je "Kvadrat prioriteta" jer je ime lakše zapamtiti.
Prvo, shvatite: kako biste optimizirali upravljanje vremenom i povećali produktivnost, usredotočite se na ono što je zaista važno usred bezbrojnih svakodnevnih zadataka. Kada osjetite da gubite pojam o vremenu, duboko udahnite i jasno procijenite svoje aktivnosti. Zapitajte se: Je li trenutni zadatak ključan za postizanje vaših ciljeva? Postoji li nešto što se može delegirati ili odgoditi?
Kasnije, popišite sve zadatke i aktivnosti koje morate dovršiti. Rangirajte svaki prema hitnosti i važnosti. I smjestite ih u odgovarajuće kvadrante matrice.
Matrica pomaže u razlikovanju onoga što zaista zaslužuje neposrednu pozornost od onoga što se može planirati za budućnost ili eliminirati. Manje vremena provedenog na nevažnim aktivnostima i više fokusa na zadatke koji su zaista važni rezultira manjim stresom.
"Kvadrat prioriteta", koji također dijeli zadatke u četiri kvadranta, moćan je alat za svakoga tko želi poboljšati upravljanje vremenom donošenjem informiranijih i uravnoteženijih odluka o tome kako trošiti svoje vrijeme i energiju.
Korištenjem ćete primijetiti pozitivnu promjenu u odnosu između vremena i dovršavanja zadataka:
Važno i hitno: Ovu aktivnost morate dovršiti DANAS jer ima rok i bitna je za vaš razvoj (i razvoj tvrtke). Neuspjeh u dovršetku rezultirat će nekom vrstom gubitka za vas, nekog drugog ili organizaciju. Primjeri: plaćanje računa ili podnošenje prijedloga do roka.
Važno (ali ne hitno): zadaci koji se moraju dovršiti što je prije moguće. Nemaju strogi rok (poput datuma dospijeća računa ili pravne žalbe). Kada se dovrše, generirat će neku vrstu prilike ili koristi za vas, nekog drugog ili tvrtku. Primjeri: zakazivanje sastanka s potencijalnim klijentom; izrada videa za promociju vašeg proizvoda; održavanje video konferencije s dobavljačem novog artikla.
Hitno (ali ne toliko važno): zadaci s rokom DANAS (ako se ne obave sada, prilika je izgubljena), ali koji nisu visokog prioriteta. Općenito, ne uzrokuju značajnu štetu ako se ne dovrše, ali mogu donijeti određenu korist ako se dovrše. Primjeri: sudjelovanje na edukaciji ili sastanku tehničkog odbora.
Nehitno i nevažno: To su zadaci koji su na vašem popisu, ali mogu pričekati ili se možda čak delegirati ili ukinuti. Primjeri: odgovaranje na poruke na društvenim mrežama, odabir novog modela klima uređaja za ured ili odabir odjeće za vikend zabavu.
Čak i nakon ovih pojašnjenja, izazov ostaje odoljeti iskušenju davanja prioriteta zadacima u „B“ kvadrantu, koji, unatoč tome što su jednostavni ili ugodni, odvraćaju pozornost od bitnijih zadataka.
Kao strategiju, koristite "B" kvadrant kao nagradu: nakon što završite skupinu važnih zadataka, priuštite si predah lakšom aktivnošću. Na taj način održavate produktivnost dok uživate u trenucima čistog odmora.
Više od tehničke vještine, upravljanje vremenom zahtijeva disciplinu, planiranje i način razmišljanja usmjeren na učinkovitost i vodstvo. Vjerovali ili ne!
