Digitalizacija procesa: jesmo li već došli do ove faze?

Posljednjih godina rasprave o digitalnoj transformaciji zauzele su istaknuto mjesto u gotovo svakoj industriji, od malih obiteljskih poduzeća do velikih multinacionalnih korporacija. Govori se o automatizaciji, umjetnoj inteligenciji, usvajanju platformi u oblaku i disruptivnim poslovnim modelima koji daju prioritet korištenju podataka.

Međutim, kada bolje pogledamo, shvatimo da mnoge od tih inicijativa, iako važne, na kraju budu provedene na podijeljen način, odnosno svaki odjel pokušava izolirano riješiti vlastite zahtjeve.To postavlja temeljno pitanje: možemo li smatrati da smo već došli do ere u kojoj su svi korporativni procesi učinkovito digitalizirani?

Za bolje razumijevanje sadašnjeg scenarija potrebno je razlikovati samu digitalnu transformaciju od digitalizacije end-to-end procesa, Prvi je povezan s usvajanjem tehnologija koje na neki način moderniziraju organizaciju i donose značajna poboljšanja, poput automatizacije marketinga ili korištenja alata za analizu podataka, Drugi pak zahtijeva sustavni pogled, sposoban ujediniti tijekove rada između različitih sektora i stvoriti kohezivni procesni lanac i digitalni 100%.

Veliki problem ovdje je da se često sama digitalna transformacija smatra velikim kišobranom, ali ako nema napora da se integriraju ta rješenja, rezultat može biti samo zbirka digitalnih "“illos”", gdje svaki odjel djeluje s izoliranim alatima, bez ikakve kontinuirane komunikacije s ostatkom tvrtke, Dakle, digitalizacija procesa (shvaćena kao sposobnost zamjene ručnih tokova, papira, prerade i informacijskih praznina sigurnim i pouzdanim digitalnim rutinama & IS je još uvijek daleko od stvarnosti za mnoge organizacije.

Digitalna transformacija u silosima

Neki tvrde da je digitalna transformacija u silosima samo početna faza, To jest, normalno je da su odjeli poput prodaje, marketinga ili IT-a prvi koji usvajaju napredna rješenja, budući da je potražnja za tehnologijom u tim sektorima obično hitnija, Međutim, problem nastaje kada te inicijative ne komuniciraju i ne slijede strateški plan rasta.To je kao da imate najsuvremeniji motor u automobilu čije su gume ćelave: najmoderniji dio ne jamči da će cijelo vozilo dobro raditi, jer postoje kritične komponente koje nisu dobile odgovarajuću pozornost.

Vrlo je uobičajeno, primjerice, vidjeti tvrtke koje ulažu velika sredstva u CRM platforme kako bi poboljšale odnos s kupcem i, u isto vrijeme, održavale procese plaćanja, naplate ili čak ljudske resurse ručno i isključene, Te razlike stvaraju uska grla koja, na kraju dana, mogu učiniti učinkovitost tog CRM alata neizvedivom, jer podaci na kraju ne budu sinkronizirani s financijskim područjem ili operativnim područjem, Dakle, organizacija ne može imati jedinstveni pogled na kupca ili procese, a korištenje podataka za donošenje odluka je narušeno.

Digitalizacija procesa i integracija: zašto je to važno?

Zamislite tvrtku koja se još uvijek bavi mnoštvom papirnatih dokumenata, zahtijevajući da svaki bude ručno potpisan od strane nekoliko instanci, a zatim skeniran i arhiviran u različitim sustavima, Sada, usporedite ovu stvarnost s drugom, u kojoj su dokumenti već rođeni digitalni i kreću se kroz automatizirani tijek odobrenja, automatski obavještavajući odgovorne u svakoj fazi, pohranjujući prethodne verzije i dopuštajući elektroničke potpise s pravnom valjanošću.U ovom drugom scenariju, ne samo da je vrijeme obrade drastično smanjeno, već i dobici u sigurnosti, sljedivosti i usklađenosti s propisima.

Velika razlika digitalizacije end-to-end procesa nije samo u smanjenju operativnih troškova ^ iako je to relevantan čimbenik 'OD, već u stvaranju integriranog ekosustava koji omogućuje agilnije donošenje odluka i na temelju pouzdanih podataka, Ako svaki odjel koristi izolirane alate, mnogo je teže sastaviti informacije za generiranje uvida u uspješnost poslovanja u cjelini.Kada se procesi objedine, podaci se mogu prikupljati, obrađivati i analizirati u stvarnom vremenu, stvarajući prostor za prediktivne analize koje pomažu u predviđanju problema i identificiranju prilika.

Druga velika prednost je ublažavanje rizika, posebno u scenariju u kojem se informacijska sigurnost i privatnost podataka sve više reguliraju zakonodavstvom kao što je LGPD u Brazilu i GDPR u Europi, Kada se proces digitalizira, lakše je provesti politike šifriranja, automatskog sigurnosnog kopiranja i kontrole pristupa, čime se znatno smanjuje vjerojatnost curenja, gubitka dokumenata i prijevare, Osim toga, zakonsku usklađenost postaje lakše dokazati pred nadzornim tijelima, budući da se sve interakcije bilježe i mogu se revidirati.

Ne možemo zaboraviti utjecaj na korisničko iskustvo, kako unutarnje tako i vanjske Krajnji kupci imaju tendenciju da cijene tvrtke koje nude brze i učinkovite interakcije, bez zahtjeva da ispunjavaju papirnate obrasce ili obavljaju beskrajne pozive za rješavanje neriješenih pitanja, S druge strane, zaposlenici također imaju koristi od lakših tijekova rada, koji eliminiraju preradu i rukovanje fizičkim dokumentima, To poboljšava unutarnje zadovoljstvo, produktivnost, pa čak i zadržavanje talenata, jer profesionalci koji rade s ažuriranim tehnologijama imaju osjećaj da su dio inovativne organizacije.

Putovi prema učinkovitoj digitalizaciji i budućim izgledima

Jedan od načina da se pogleda ovaj scenarij je razumjeti da bi digitalizacija procesa trebala biti potpuni korporativni projekt koji uključuje sve vođe i idealno ima izravnu podršku C-razine (kao što su izvršni direktori, financijski direktori i CIO).

Time se osigurava da se migracija s analognog na digitalno provodi ne samo voljom jednog ili drugog odjela, već kao strateška vrijednost koja se provlači kroz cijelu organizaciju.Isto tako ta podrška odozgo prema dolje pomaže u prevladavanju svakog otpora i dosljednijem određivanju prioriteta ulaganja, što uvelike olakšava usvajanje novih platformi i metodologija.

Jednom kada je proces digitalizacije u poslovnoj strategiji, vrijeme je da se plan provede u praksi Prvi korak prema učinkovitoj digitalizaciji je mapiranje cijelog lanca procesa, identificiranje uskih grla, redundancija i mogućnosti automatizacije.To zahtijeva savjetodavni rad ili interne timove koji duboko poznaju svaku fazu poslovanja.Bez ove dijagnoze postoji rizik ulaganja u alate koji ne vode dijalog sa stvarnim potrebama organizacije.Tada je bitno dati prioritet procesima koji generiraju veću vrijednost ili koji imaju veći utjecaj na zadovoljstvo kupaca.Ovo određivanje prioriteta pomaže u demonstraciji bržih rezultata, stvarajući kulturu povjerenja i angažmana oko digitalizacije.

Drugi važan aspekt je izbor skalabilnih tehnologija, Odabir rješenja koja nude integraciju putem API-ja, na primjer, omogućuje tvrtkama dodavanje novih modula i značajki kako potražnja raste, Na taj način, problem stvaranja novog digitalnog“” koji, još jednom, ne razgovaraju jedni s drugima, Osim toga, potrebno je pomno pogledati arhitekturu podataka, osiguravajući da postoje standardi za pohranu i upravljanje informacijama, Bez tih mjera opreza, tvrtka može završiti s gigantskom količinom podataka koja ne donosi nikakvu inteligenciju u poslovanje.

Učinkovita digitalizacija zahtijeva od menadžera i zaposlenika da razumiju prednosti ove transformacije, napuste mentalitet "“" koji smo uvijek činili "i spremni smo učiti kontinuirano.Ulaganje u programe obuke, radionice i internu komunikaciju ključno je za rušenje prepreka i promicanje pridržavanja.Osim toga, preporučuje se stalno praćenje metrika koje pokazuju vrijednost promjena, kao što su smanjenje vremena u određenim procesima, ušteda resursa i povećanje zadovoljstva kupaca.Ovi pokazatelji pružaju konkretne dokaze da usvojeni put ima smisla.

Što se tiče budućih izgleda, vrijedi uzeti u obzir da je digitalizacija procesa samo osnova za još transformativnije inovacije, Budući da tvrtka ima potpuno digitalne tokove, može istraživati rješenja umjetne inteligencije, robotske automatizacije procesa (RPA) i prediktivne analize, s AI, na primjer, moguće je automatizirati složene zadatke, pa čak i stvoriti sustave sposobne donositi odluke na temelju algoritama strojnog učenja. RPA, zauzvrat, može obraditi velike količine ponavljajućih zadataka, oslobađajući zaposlenike za više strateških funkcija. Već prediktivna analiza omogućuje predviđanje trendova i ponašanja, omogućujući tvrtki da bude proaktivna, a ne reaktivna.

Potpuna digitalizacija procesa otvara put i novim poslovnim modelima Tvrtke koje su prije ovisile o ručnim procesima za interakciju s kupcima i dobavljačima mogu prilikom digitalizacije stvoriti potpuno nove proizvode i usluge, usmjerene na digitalna iskustva To generira konkurentske razlike i može čak omogućiti ulazak na globalna tržišta, posebno kada je tehnološka infrastruktura spremna skalirati i zadovoljiti zahtjeve iz različitih regija.Na primjer, e-trgovina je eksplodirala posljednjih godina upravo zato što su se lanci vrijednosti uvelike digitalizirali, idući daleko dalje od pukog stvaranja web stranice za prodaju: uključuje integracije s logističkim sustavima, plaćanje, analizu podataka, automatizirani marketing i korisničku podršku.

Ukratko, odgovor na pitanje "jesmo li već došli do ove faze digitalizacije procesa?” je još uvijek "ovisna”" Postoje tvrtke koje su već napravile značajne skokove i mogu biti ponosne što imaju gotovo sve integrirani lanac.Druge su još uvijek u povojima, drže se fragmentiranih rutina i silosa odjela.Zajednički čimbenik je, međutim, svijest da tržište neće čekati one koji kasne.Konkurentnost, učinkovitost, pa čak i održivost poslovanja idu ruku pod ruku sa sposobnošću digitalizacije procesa na sveobuhvatan i integriran način.Tako, više od trenda, digitalizacija prestaje biti izbor i postaje nužna za svijet postaje nužna za promjenu više obilježena potrebom za inovacijama.