वर्तमान परिदृश्य में, डिजिटल परिवर्तन कॉर्पोरेट गतिशीलता को पुनः परिभाषित करता है और मानव संसाधन (एचआर) क्षेत्र का व्यवसायों के आधुनिकीकरण में महत्वपूर्ण भूमिका है। इस खंड में, दस्तावेज़ प्रबंधन, जो पहले कागज़ के ढेर और मैनुअल प्रक्रियाओं से चिह्नित था, अब तेजी, सुरक्षा और दक्षता की मांग करता है। इसके लिए, तकनीकी उपकरणों का उपयोग करना आवश्यक है।
मानव संसाधन में दस्तावेज़ प्रबंधन क्या है?
एचआर क्षेत्र को大量 दस्तावेजों से निपटना पड़ता है - अनुबंध, वेतन पत्रक, प्रदर्शन मूल्यांकन, आंतरिक नीतियां और बहुत कुछ। इन फाइलों का कुशल प्रबंधन, अर्थात् भेजने, वापस लेने, हस्ताक्षर करने, सत्यापन करने आदि का नियंत्रण केवल संगठन का मामला नहीं है, बल्कि व्यवसाय की सफलता के लिए एक महत्वपूर्ण कारक है।
अनुसारसीईओडिजिटल हेल्पर + असाइन बेम, कार्लोस हेनरिक मेंकासी, इस परिदृश्य में तकनीक अनिवार्य है। जो लोग लोगों की देखभाल करते हैं, उनके पास अत्यंत महत्वपूर्ण डेटा होता है। इन सूचनाओं का भौतिक रूप से संभालना, या आदर्श प्लेटफार्मों के बाहर, क्षेत्र को अनुपयोगी, बिना रणनीति और सुरक्षा के बना देता है, क्योंकि अधिकांश शक्ति कागज़ात की व्यवस्था में चली जाती है, वह कहता है।
कौन सी तकनीकें दस्तावेज़ प्रबंधन को स्मार्ट बनाती हैं? जानिए मानव संसाधन के लिए पांच उपकरण!
थिंक वर्क लैब द्वारा किए गए शोध में पता चला है कि मानव संसाधन विभाग अभी भी бюрок्रैसी और स्वचालन की कमी से जूझ रहा है। डेटा के अनुसार, ब्राज़ीलियाई लोग औसतन 16.9 घंटे साप्ताहिक खर्च करते हैं, या अपनी कार्यदिवस का 38%, प्रशासनिक कार्यों में। लगभग 22% विशेषज्ञों के अनुसार, गतिविधियाँ नीरस और दोहराव वाली थीं, जिन्हें निराशाजनक माना जाता है। अभी भी, बड़ी संख्या में (40%) ने लोगों के प्रबंधन को अधिक तकनीकी और कम मैनुअल बनाने के लिए कोई व्यावहारिक कदम नहीं उठाया है। इस संदर्भ में, मेनकासी ने सिस्टमों में इस अपडेट को शुरू करने के लिए पांच उपयोगी उपकरणों की सूची दी है:
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ (DMS – Document Management Systems)
एक DMS आपको इंटरनेट के माध्यम से केंद्रीकृत और सुरक्षित तरीके से फ़ाइलें बनाने, संग्रहित करने, व्यवस्थित करने और साझा करने की अनुमति देता है। इंडेक्सिंग और तेज़ खोज जैसे संसाधनों के साथ, मानव संसाधन विभाग किसी भी डेटा को सेकंडों में एक्सेस कर सकता है, मैनुअल खोजों में समय की बर्बादी को समाप्त करता है। डिजिटल हेल्पर + असिन बेम जैसी प्लेटफ़ॉर्में इस माहौल को प्रदान करती हैं, अन्य उपकरणों के साथ एकीकरण के साथ, गतिविधियों के प्रवाह को स्वचालित करने में आसानी होती है, कहते हैं।सीईओ।
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर
दस्तावेज़ों की सूची मानव संसाधन में एक महत्वपूर्ण चरण है, चाहे वह अनुबंध, भर्ती, इस्तीफा या समझौते के लिए हो। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर उपकरण, कानूनी मान्यता, तेजी और सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं। उनके साथ, आप दस्तावेज़ भेज सकते हैं, मान्य कर सकते हैं और उन्हें बिना प्रिंटिंग या यात्रा के आवश्यकतानुसार संग्रहित कर सकते हैं।
क्लाउड स्टोरेज
क्लाउड स्टोरेज लेखों की पहुंच और सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण हैऑनलाइनयह तंत्र किसी भी स्थान से, किसी भी समय जानकारी खोलने की अनुमति देता है। इसके अलावा, डेटा एन्क्रिप्शन औरबैकअप्सस्वचालित प्रणालियाँ सूचनाओं की सुरक्षा सुनिश्चित करती हैं।
सहयोग और साझा करने के प्लेटफ़ॉर्म
दूरस्थ बैठकों का आयोजन करने, कार्यों की योजना बनाने और उनके विकास की निगरानी करने के लिए उपकरण टीमों के बीच सहयोग और सामग्री की सुरक्षित साझेदारी को आसान बनाते हैं। उनके साथ, मानव संसाधन बना सकता हैकार्यप्रवाहप्रभावी, वास्तविक समय में दस्तावेज़ों को स्वीकृत करें और सभी को बनाए रखेंहितधारकसमानांतर।
इंटीग्रेटेड आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस
स्वयं के लिए विकसित की गई आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (एआई) वाले सिस्टमसाइट, वहां किए गए सेवा को बेहतर बनाने के लिए आवश्यक हैं। डिजिटल हेल्पर + असाइन बेम में, आईए प्रक्रिया के साथ डिजिटल साइनिंग से जुड़ी हुई है। इनके साथ, लोग उस सामग्री के बारे में विशिष्ट प्रश्न पूछ सकते हैं जिसे वे हस्ताक्षरित करने जा रहे हैं। इससे विशेषज्ञ को बुलाने की आवश्यकता कम हो जाती है ताकि संदेह दूर किए जा सकें या भविष्य में गलतफहमी से बचा जा सके, यह समझाते हैं।सीईओ।
अंत में, मेनकासी के लिए, स्मार्ट प्रबंधन केवल तकनीक का मामला नहीं है, बल्कि वर्तमान बाजार में जीवित रहने का मामला है। "इन कंपनियों को जो इन सेटिंग्स को अपनाते हैं, वे उत्पादकता, सुरक्षा और प्रतिस्पर्धात्मकता में लाभ प्राप्त करते हैं, जबकि लागत और जोखिम को कम करते हैं," वह समाप्त करते हैं।
