वर्तमान परिदृश्य में, डिजिटल परिवर्तन कॉर्पोरेट गतिशीलता को फिर से परिभाषित करता है और मानव संसाधन (एचआर) क्षेत्र कंपनियों के आधुनिकीकरण में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है. इस खंड में, दस्तावेज़ प्रबंधन, पहले कागजों के ढेर और मैनुअल प्रक्रियाओं द्वारा चिह्नित, अब तेजी की मांग है, सुरक्षा और दक्षता. इसके लिए, तकनीकी उपकरणों पर निर्भर रहना एक आवश्यकता है.
एचआर में दस्तावेज़ प्रबंधन क्या है?
एचआर क्षेत्र को एक विशाल मात्रा में दस्तावेजों से निपटना पड़ता है – अनुबंध, वेतन पर्ची, प्रदर्शन मूल्यांकन, आंतरिक नीतियाँ और बहुत कुछ. इन फ़ाइलों का कुशल प्रबंधन, यानी, भेजने का नियंत्रण, वापसी, हस्ताक्षर, जांच, अन्य चीजों के अलावा, यह केवल एक संगठन का मुद्दा नहीं है, यह व्यवसाय की सफलता के लिए एक महत्वपूर्ण कारक है.
अनुसारसीईओडिजिटल हेल्पर + सही तरीके से साइन करें, कार्लोस हेनरिक मेंकासी, यह परिदृश्य में प्रौद्योगिकी अनिवार्य है. "जो लोगों की देखभाल करता है", आपके हाथों में अत्यंत महत्वपूर्ण डेटा है. इन जानकारियों का भौतिक प्रबंधन, या आदर्श प्लेटफार्मों से बाहर, क्षेत्र को अप्रयुक्त बनाने की प्रवृत्ति होती है, बिना रणनीति और सुरक्षा, क्योंकि अच्छी खासी ताकत कागजी कार्रवाई के संगठन में जाती है, व्याख्या करें.
कौन सी तकनीकें दस्तावेज़ प्रबंधन को स्मार्ट बनाती हैं? पाँच मानव संसाधन के लिए समर्पित उपकरणों से मिलें!
थिंक वर्क लैब द्वारा किए गए शोध ने यह खुलासा किया कि मानव संसाधन अभी भी नौकरशाही और स्वचालन की कमी से पीड़ित हैं. डेटा के अनुसार, ब्राज़ीलियाई खर्च करते हैं, औसतन, 16,9 घंटे साप्ताहिक, या आपके कार्यकाल का 38%, ब्यूरोक्रेटिक कार्यों के साथ. लगभग 22% पेशेवरों के अनुसार, गतिविधियाँ नीरस और दोहरावदार थीं, निरुत्साहित करने वाले पहलू. अभी भी, बड़ी संख्या (40%) ने लोगों के प्रबंधन को अधिक तकनीकी और कम मैनुअल बनाने के लिए कोई व्यावहारिक कदम नहीं उठाया. इस संदर्भ में, पांच उपयोगी उपकरणों की सूची बनाएं जो इन सिस्टमों में इस अपडेट को शुरू करने के लिए आवश्यक हैं
1. दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS – दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली
एक DMS बनाने की अनुमति देता है, संग्रहित करना, केंद्रित और सुरक्षित तरीके से इंटरनेट पर फ़ाइलों को व्यवस्थित और साझा करना. सूचीकरण और तेज़ खोज जैसी सुविधाओं के साथ, एचआर किसी भी डेटा को सेकंड में एक्सेस कर सकता है, समय की बर्बादी को मैनुअल खोजों से खत्म करना. "डिजिटल हेल्पर + असाइन बेम जैसी प्लेटफार्म इस वातावरण की पेशकश करते हैं", अन्य उपकरणों के साथ एकीकरण, गतिविधियों के प्रवाह के स्वचालन को सरल बनाना, कहता हैसीईओ.
2. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर
दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करना मानव संसाधन में एक महत्वपूर्ण चरण है, चाहे अनुबंधों के लिए, स्वीकृतियाँ, नौकरी से निकाले जाने या समझौतों. इलेक्ट्रॉनिक साइनिंग टूल्स, कानूनी वैधता सुनिश्चित करते हैं, चुस्ती और सुरक्षा. उनके साथ, भेजना संभव है, दस्तावेजों को प्रिंट या स्थानांतरण की आवश्यकता के बिना मान्य और सुरक्षित करना
3. क्लाउड स्टोरेज
क्लाउड स्टोरेज लेखों की पहुंच और सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण हैऑनलाइन. यह तंत्र किसी भी स्थान से जानकारी खोलने की अनुमति देता है, किसी भी समय. इसके अलावा, डेटा एन्क्रिप्शन औरबैकअप्सस्वचालित जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं
4. सहयोग और साझा करने के प्लेटफार्म
दूरस्थ बैठकों के लिए उपकरण, कार्य योजनाएँ बनाना और उनके विकास की निगरानी करना टीमों के बीच सहयोग और सामग्रियों के सुरक्षित साझा करने को आसान बनाता है. उनके साथ, एचआर बना सकता हैकार्यप्रवाहकुशल, वास्तविक समय में दस्तावेजों को मंजूरी देना और सभी को बनाए रखनाहितधारकसंगठित
5. एकीकृत कृत्रिम बुद्धिमत्ता
स्वदेशी कृत्रिम बुद्धिमत्ता (IA) वाले सिस्टम, यानी, अपने लिए तैयार की गईसाइट, यहां किए गए सेवा को अनुकूलित करने के लिए महत्वपूर्ण हैं. "डिजिटल हेल्पर + सही तरीके से साइन अप करें", एआई डिजिटल सिग्नेचर प्रक्रिया से जुड़ी हुई है. उनके साथ, लोग उस सामग्री के बारे में विशिष्ट प्रश्न पूछ सकते हैं जिस पर वे हस्ताक्षर करने जा रहे हैं. यह किसी विशेषज्ञ को संदेह या भविष्य की गलतियों के लिए बुलाने की आवश्यकता को कम करता है, व्याख्या करोसीईओ.
अंत में, मेनकासी के लिए, बुद्धिमान प्रबंधन केवल प्रौद्योगिकी का प्रश्न नहीं है, लेकिन वर्तमान बाजार में जीवित रहने के लिए. “वे कंपनियाँ जो इन कॉन्फ़िगरेशन को अपनाती हैं, उत्पादकता में वृद्धि करती हैं”, सुरक्षा और प्रतिस्पर्धा, जबकि वे लागत और जोखिम को कम करते हैं, समाप्त करें
