बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रबंधन: मानव संसाधन के लिए 5 तकनीकी उपकरण

वर्तमान परिदृश्य में, डिजिटल परिवर्तन कॉर्पोरेट गतिशीलता को फिर से परिभाषित करता है और मानव संसाधन (एचआर) क्षेत्र कंपनियों के आधुनिकीकरण में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है इस खंड में, दस्तावेज़ प्रबंधन, जो कभी कागज और मैन्युअल प्रक्रियाओं के ढेर द्वारा चिह्नित किया गया था, अब चपलता, सुरक्षा और दक्षता की आवश्यकता है।. 

एचआर में डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट क्या है? 

मानव संसाधन क्षेत्र को दस्तावेजों की एक बड़ी राशि से निपटने की जरूरत है - अनुबंध, पेरोल, प्रदर्शन मूल्यांकन, आंतरिक नीतियां और अधिक इन फाइलों का कुशल प्रबंधन, अर्थात्, भेजने, लौटने, हस्ताक्षर करने, जांच करने का नियंत्रण, दूसरों के बीच न केवल संगठन का मामला है, व्यावसायिक सफलता के लिए एक महत्वपूर्ण कारक है।. 

के अनुसार सीईओ डिजिटल हेल्पर + साइन वेल, कार्लोस हेनरिक मेनकासी से, इस परिदृश्य में प्रौद्योगिकी अपरिहार्य है। “लोगों की देखभाल कौन करता है, उनके हाथों में सर्वोपरि प्रासंगिकता का डेटा है। इस जानकारी का भौतिक प्रबंधन, या आदर्श प्लेटफार्मों के बाहर, रणनीति और सुरक्षा के बिना, क्षेत्र को अनुत्पादक बना देता है, क्योंकि अधिकांश बल कागजी कार्रवाई के संगठन में जाता है, वह बताते हैं।. 

कौन सी प्रौद्योगिकियां दस्तावेज़ प्रबंधन को स्मार्ट बनाती हैं पांच मानव संसाधन-केंद्रित उपकरणों के बारे में जानें! 

थिंक वर्क लैब द्वारा किए गए शोध से पता चला कि एचआर अभी भी नौकरशाही और स्वचालन की कमी से कैसे पीड़ित हैं आंकड़ों के अनुसार, ब्राजील के लोग औसतन, सप्ताह में १६.९ घंटे, या अपने कार्यदिवस के ३८१ टीपी ३ टी खर्च करते हैं, नौकरशाही कार्यों के बारे में सुना पेशेवरों के लगभग २२१ टीपी ३ टी के लिए, गतिविधियां नीरस और दोहराव वाली थीं, पहलुओं को डिमोटिवेटिंग माना जाता है फिर भी, विशाल बहुमत (४०१ टीपी ३ टी) ने लोगों के प्रबंधन को अधिक तकनीकी और कम मैनुअल बनाने के लिए कोई व्यावहारिक कदम नहीं उठाया इस अर्थ में, मेनकासी ने इस प्रणाली को शुरू करने के लिए पांच उपयोगी उपकरण सूचीबद्ध किए हैं: अद्यतनः 

1। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (डीएमएस और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली)

एक डीएमएस आपको इंटरनेट पर फ़ाइलों को केंद्रीय और सुरक्षित रूप से बनाने, संग्रहीत करने, व्यवस्थित करने और साझा करने की अनुमति देता है अनुक्रमण और त्वरित खोज जैसी सुविधाओं के साथ, एचआर सेकंड में किसी भी डेटा तक पहुंच सकता है, मैन्युअल खोजों के साथ समय की हानि को समाप्त कर सकता है। डिजिटल हेल्पर + साइन वेल जैसे “प्लेटफ़ॉर्म इस वातावरण की पेशकश करते हैं, अन्य उपकरणों के साथ एकीकरण के साथ, प्रवाह के स्वचालन की सुविधा प्रदान करते हैं” गतिविधियों, कहते हैं सीईओ।. 

2. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर

दस्तावेजों का रूब्रिक एचआर में एक महत्वपूर्ण कदम है, चाहे अनुबंध, प्रवेश, छंटनी या समझौतों के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर उपकरण कानूनी वैधता, चपलता और सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं उनके साथ, मुद्रण या विस्थापन की आवश्यकता के बिना दस्तावेजों को भेजना, मान्य करना और सहेजना संभव है।.

३ बादल भंडारण

पर्यावरण में लेखन की पहुंच और सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए क्लाउड स्टोरेज महत्वपूर्ण है ऑनलाइन. । यह तंत्र आपको कहीं से भी, किसी भी समय जानकारी खोलने की अनुमति देता है। इसके अलावा, डेटा एन्क्रिप्शन और बैकअप सूचना को स्वचालित गारंटी सुरक्षा।.

4। सहयोग और साझाकरण मंच

दूरस्थ बैठकें आयोजित करने, कार्यों की योजना बनाने और उनके विकास पर नज़र रखने के उपकरण टीमों के लिए सहयोग करना और सामग्री को सुरक्षित रूप से साझा करना आसान बनाते हैं कार्यप्रवाह कुशल, वास्तविक समय दस्तावेज़ीकरण को मंजूरी दें और सभी को बनाए रखें हितधारकों संरेखित।.

५ एकीकृत कृत्रिम बुद्धि 

देशी कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) वाली प्रणालियाँ, यानी उचित रूप से विस्तृत साइट, वे वहां की गई सेवा को अनुकूलित करने के लिए मौलिक हैं“ना डिजिटल हेल्पर + साइन वेल, एआई डिजिटल हस्ताक्षर प्रक्रिया से जुड़ा हुआ है उनके साथ, लोग उस सामग्री के बारे में विशिष्ट प्रश्न पूछ सकते हैं जिस पर वे हस्ताक्षर करेंगे इससे किसी विशेषज्ञ को ट्रिगर करने की आवश्यकता कम हो जाती है प्रश्न पूछने या भविष्य की गलतियाँ”, बताते हैं सीईओ।. 

अंत में, मेनकासी के लिए, बुद्धिमान प्रबंधन केवल प्रौद्योगिकी का मामला नहीं है, बल्कि मौजूदा बाजार में अस्तित्व का मामला है। इन कॉन्फ़िगरेशन को अपनाने वाली कंपनियां लागत और जोखिम को कम करते हुए उत्पादकता, सुरक्षा और प्रतिस्पर्धात्मकता हासिल करती हैं, उन्होंने निष्कर्ष निकाला।.

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