ब्राजील में वाणिज्यिक किराए 2024 में दशक की सबसे बड़ी वृद्धि हुई – कंपनियों के कार्यालय में लौटने के साथ, रियल एस्टेट सेक्टर महामारी के वर्षों से उबर रहा है. अगर यह एक तरफ अच्छा है, दूसरी ओर, कॉर्पोरेट किरायेदारों को किराए में 8% की वृद्धि का सामना करना पड़ता है, जो पिछले साल की आधिकारिक महंगाई को पार करता है, क्या हुआ 4,83%, फीपेZAP सूचकांक की जानकारी के अनुसार, जो 11 बड़े शहरों में 200 मी² तक के वाणिज्यिक कमरों की लागत की निगरानी करता है
अचानक बड़े या बेहतर स्थित वाणिज्यिक स्थानों की मांग ने संपत्ति की कीमतों पर दबाव डाला, एक उच्च चक्र बना रहे हैं जो इतनी जल्दी स्थिर नहीं होना चाहिए. इसके अलावा, कर्मचारियों की नई सुरक्षा और कल्याण आवश्यकताओं को पूरा करने वाले संपत्तियों की खोज, ज्यादा विस्तृत आवागमन क्षेत्र के रूप में, सुधारे गए वेंटिलेशन सिस्टम और पहुंच की सुविधाएं, आपूर्तियों की कमी में योगदान दिया और, इसलिए, कीमतों में वृद्धि के लिए
बात यह है कि, महामारी के बाद के वर्षों में, कई कंपनियों ने अपने भौतिक स्थान को नाटकीय रूप से कम कर दिया है. ऑफिशियल ऑपरेशन में लौटने का मतलब है कि कंपनियों को लोगों को पुनर्वितरित करने की आवश्यकता होगी बिना स्थान को महत्वपूर्ण रूप से फिर से आकार देने, चूंकि इस समय किराए की कीमत पर पुनः बातचीत करने से एक महत्वपूर्ण वृद्धि हो सकती है. इस गतिरोध का समाधान मौजूदा स्थान के अनुकूलन पर निर्भर करता है, जो कि मतलब हो सकता है एक आंतरिक लेआउट के परिवर्तन से लेकर भौतिक दस्तावेजों के पुनर्स्थापन तक
स्थान की कमी के लिए समाधान
AIIM के अनुसार – एसोसिएशन फॉर इन्फॉर्मेशन एंड इमेज मैनेजमेंट, बीच 10% और 30% एक कार्यालय के स्थान का भौतिक दस्तावेजों के भंडारण द्वारा कब्जा कर लिया जा सकता है
इस संदर्भ में, हमने देखा है कि कई कंपनियां विकल्प के रूप में दस्तावेज़ रखरखाव का आउटसोर्सिंग अपनाती हैं. ऐतिहासिक रूप से, कई कंपनियां रखती थीं बड़े भौतिक फाइल अपने कार्यालयों में – ई, हालांकि इन फाइलों का एक हिस्सा महामारी के बाद डिजिटलाइज्ड या आउटसोर्स किया गया है, कई संगठन अभी भी बनाए रखते हैं यह भौतिक फाइल. इन सेवाओं की खोज उच्च बनी हुई
दस्तावेज़ प्रबंधन में विशेषज्ञता रखने वाली कंपनियां मजबूत डिजिटलीकरण सेवाएं प्रदान करती हैं, भंडारण और दस्तावेजों का प्रबंधन, सुरक्षा सुनिश्चित करना, उपलब्धता और स्थानीय और अंतरराष्ट्रीय विनियमों के अनुपालन. कार्यालयों में भौतिक स्थान मुक्त करने के अलावा, दस्तावेजों की रखरखाव का आउटसोर्सिंग एक श्रृंखला अतिरिक्त लाभ प्रदान करता, जैसे अभिलेखागार रखरखाव से लागत में कमी, जानकारी तक पहुंच और साझा करने में दक्षता में वृद्धि, और भौतिक दस्तावेजों के नुकसान या क्षति से संबंधित जोखिमों का mitigation
वास्तव में, डिजिटल परिवर्तन अंतरिक्ष के अनुकूलन और परिचालन लागतों में कमी में सबसे बड़े सहयोगी में से एक रहा है. अधिक से अधिक उन्नत प्रौद्योगिकियों के साथ, दस्तावेजों का डिजिटलीकरण न केवल जानकारी की पहुंच और साझाकरण को आसान बनाता, कैसे भी डेटा की सुरक्षा बढ़ती, प्राकृतिक आपदाओं से घाटे का जोखिम कम करते हुए, आगजनी या चोरी. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों (GED) का कार्यान्वयन कंपनियों को अपनी जानकारी को सुरक्षित और दूरस्थ रूप से सुलभ प्लेटफार्मों में केंद्रीकृत करने की अनुमति देता है, एक अधिक चुस्त और सहयोगी कार्य वातावरण को बढ़ावा देते हुए
ये आंकड़े विशेष रूप से प्रासंगिक हैं जब हम किराए की वृद्धि के वित्तीय प्रभाव पर विचार करते हैं. पूर्व में भौतिक अभिलेखों के लिए निर्धारित स्थान मुक्त करते हुए, कंपनियां बड़े क्षेत्रों की आवश्यकता को कम कर सकती, अधिक कॉम्पैक्ट दफ्तरों का विकल्प चुनते और, इसलिए, अधिक किफायती
आउटसोर्सिंग के लाभ
प्रत्यक्ष वित्तीय लाभों के अलावा, दस्तावेजों की रखरखाव का आउटसोर्सिंग आंतरिक प्रक्रियाओं के सुधार में योगदान देता है. रखरखाव सेवा में संग्रह के डिजिटलीकरण भी शामिल हो सकता है, सभी दस्तावेजों को संगठित और क्लाउड में सिस्टम के माध्यम सुलभ रहने की अनुमति देते हुए, आवश्यक सुरक्षा के साथ
विचार करने के लिए एक और महत्वपूर्ण बिंदु नियामक अनुपालन है. कई कंपनियों को डेटा भंडारण और सुरक्षा विनियमों के अनुपालन में रहने के लिए चुनौतियों का सामना करना पड़ता है, विशेष रूप से ब्राजील में डेटा संरक्षण के सामान्य कानून (LGPD) के लागू होने के साथ. एक आपूर्तिकर्ता यह सुनिश्चित करने के लिए तैयार है कि सभी कानूनी आवश्यकताओं को पूरा किया जाए, दंडों और प्रतिष्ठा को नुकसान के जोखिम को कम करते हुए. दस्तावेजों की रखरखाव का आउटसोर्सिंग बेहतर लागत-लाभ है और अधिक परिचालन लाभ लाता है कि भौतिक स्थान की वृद्धि
संक्षेप में, दस्तावेज़ रखरखाव का आउटसोर्सिंग गठबंधन से डिजिटलीकरण कंपनियों के लिए एक रणनीतिक समाधान प्रस्तुत करता है जो स्थान को अनुकूलित करने की तलाश करते हैं, लागत कम करें और परिचालन दक्षता बढ़ाएं. इसके अलावा एक अधिक संगठित और सहयोगी कार्य वातावरण को बढ़ावा देना, ये प्रथाएं नियामक अनुपालन और सूचना की सुरक्षा के लिए महत्वपूर्ण योगदान देती हैं, संगठनों को एक तेजी से प्रतिस्पर्धी और डिजिटल बाजार की चुनौतियों के लिए तैयार करना
