ब्राज़ील में वाणिज्यिक किराए में 2024 में दशक की सबसे बड़ी वृद्धि हुई – कंपनियों के व्यक्तिगत मोड में लौटने के साथ, रियल एस्टेट क्षेत्र महामारी के वर्षों से उबर रहा है। यदि एक तरफ अच्छा है, तो दूसरी तरफ, कॉर्पोरेट किराएदारों को 8% की बढ़ोतरी का सामना करना पड़ रहा है, जो पिछले साल की आधिकारिक मुद्रास्फीति 4.83% से अधिक है, यह जानकारी FipeZAP सूचकांक से मिली है, जो 11 बड़े शहरों में 200m2 तक के कार्यालय स्थान की लागत की निगरानी करता है।
अचानक वाणिज्यिक स्थानों की अधिक मांग या बेहतर स्थानों की मांग ने संपत्ति की कीमतों पर दबाव डाला, एक उच्च चक्र बनाया जो जल्द ही स्थिर होने की संभावना नहीं है। इसके अलावा, कर्मचारियों की नई सुरक्षा और कल्याण आवश्यकताओं को पूरा करने वाले संपत्तियों की खोज, जैसे अधिक व्यापक परिसंचरण क्षेत्र, उन्नत वेंटिलेशन सिस्टम और आसान पहुंच की सुविधाएं, की कमी में योगदान दिया और परिणामस्वरूप कीमतों में वृद्धि हुई।
मुद्दा यह है कि महामारी के बाद के वर्षों में, कई कंपनियों ने अपने भौतिक स्थान को भारी मात्रा में कम कर दिया। सामान्य संचालन पर वापस जाना का अर्थ है कि कंपनियों को लोगों को पुनः स्थानांतरित करना होगा बिना स्थान के आकार को महत्वपूर्ण रूप से बदलें, क्योंकि इस समय किराए की कीमत में पुनः बातचीत करने से एक उल्लेखनीय वृद्धि हो सकती है। इस गतिरोध का समाधान मौजूदा स्थान के अनुकूलन में है, जिसका अर्थ आंतरिक लेआउट में बदलाव से लेकर भौतिक दस्तावेजों की पुनःस्थापना तक हो सकता है।
स्थान की कमी के लिए समाधान
एआईआईएम – सूचना और छवि प्रबंधन संघ के अनुसार, एक कार्यालय की जगह का 10% से 30% भौतिक दस्तावेज़ संग्रहण द्वारा कब्जा किया जा सकता है।
इस संदर्भ में, हमने देखा है कि कई कंपनियां दस्तावेज़ों की सुरक्षा के लिए आउटसोर्सिंग को विकल्प के रूप में अपनाती हैं। ऐतिहासिक रूप से, कई कंपनियां अपने कार्यालयों में बड़े भौतिक अभिलेखागार रखती थीं – और, यद्यपि इन अभिलेखागार का एक भाग महामारी के बाद डिजिटलाइज्ड या आउटसोर्स किया गया है, कई संगठन अभी भी इस भौतिक अभिलेखागार को बनाए रखते हैं। इन सेवाओं की खोज अभी भी उच्च स्तर पर है।
डॉक्यूमेंट प्रबंधन में विशेषज्ञ कंपनियां मजबूत डिजिटलीकरण, भंडारण और दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएं प्रदान करती हैं, जो सुरक्षा, पहुंच और स्थानीय और अंतरराष्ट्रीय नियमों के साथ अनुपालन सुनिश्चित करती हैं। दस्तावेजों की सुरक्षा का आउटसोर्सिंग न केवल कार्यालयों में भौतिक स्थान की खाली करने में मदद करता है, बल्कि यह अतिरिक्त लाभ भी प्रदान करता है, जैसे फाइलों की देखभाल पर लागत में कमी, जानकारी तक पहुंच और साझा करने में दक्षता बढ़ाना, और भौतिक दस्तावेजों के नुकसान या क्षति से संबंधित जोखिमों को कम करना।
वास्तव में, डिजिटल परिवर्तन स्थानों के अनुकूलन और परिचालन लागत को कम करने में सबसे बड़ी सहयोगियों में से एक रहा है। अधिक उन्नत तकनीकों के साथ, दस्तावेजों का डिजिटलीकरण न केवल जानकारी तक पहुंच और साझा करने में आसान बनाता है, बल्कि डेटा की सुरक्षा भी बढ़ाता है, प्राकृतिक आपदाओं, आग या चोरी के कारण होने वाले नुकसान के जोखिम को कम करता है। डॉक्यूमेंट प्रबंधन प्रणाली (GED) के इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम का कार्यान्वयन कंपनियों को अपनी जानकारी को सुरक्षित और दूरस्थ रूप से पहुंच योग्य प्लेटफार्मों में केंद्रीकृत करने की अनुमति देता है, जिससे एक अधिक तेज़ और सहयोगी कार्य वातावरण को बढ़ावा मिलता है।
ये संख्याएँ विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं जब हम किराए में वृद्धि के वित्तीय प्रभाव पर विचार करते हैं। भौतिक फ़ाइलों के लिए पहले से निर्धारित स्थान को मुक्त करके, कंपनियां बड़े क्षेत्रों की आवश्यकता को कम कर सकती हैं, अधिक संकुचित कार्यालयों का चयन कर सकती हैं और परिणामस्वरूप अधिक आर्थिक हो सकती हैं।
आउटसोर्सिंग के लाभ
सीधे वित्तीय लाभों के अलावा, दस्तावेज़ संरक्षण का आउटसोर्सिंग आंतरिक प्रक्रियाओं में सुधार में योगदान देता है। सुरक्षा सेवा में संग्रह की डिजिटलीकरण भी शामिल हो सकती है, जिससे सभी दस्तावेज़ व्यवस्थित और क्लाउड सिस्टम के माध्यम से सुलभ हो जाएं, आवश्यक सुरक्षा के साथ।
एक महत्वपूर्ण बिंदु जिसे ध्यान में रखना चाहिए वह है नियमों का अनुपालन। कई कंपनियों को डेटा संग्रहण और सुरक्षा नियमों का पालन करने में चुनौतियों का सामना करना पड़ता है, विशेष रूप से ब्राजील में सामान्य डेटा संरक्षण कानून (LGPD) के लागू होने के साथ। एक आपूर्तिकर्ता यह सुनिश्चित करने के लिए तैयार है कि सभी कानूनी आवश्यकताएँ पूरी हों, जिससे दंड और प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचाने का जोखिम कम हो। दस्तावेज़ों की सुरक्षा की आउटसोर्सिंग का लागत-प्रभावशीलता बेहतर है और यह भौतिक स्थान के बढ़ने की तुलना में अधिक परिचालन लाभ लाता है।
संक्षेप में, दस्तावेज़ों की सुरक्षा का आउटसोर्सिंग और डिजिटलाइजेशन मिलकर उन कंपनियों के लिए एक रणनीतिक समाधान प्रस्तुत करते हैं जो स्थान का अनुकूलन करना, लागत कम करना और परिचालन दक्षता बढ़ाना चाहती हैं। इसके अलावा, इन प्रथाओं से कार्यस्थल को अधिक व्यवस्थित और सहयोगी बनाने के साथ-साथ नियामक अनुपालन और जानकारी की सुरक्षा में महत्वपूर्ण योगदान होता है, जो संगठनों को अधिक प्रतिस्पर्धात्मक और डिजिटल बाजार की चुनौतियों के लिए तैयार करता है।
