जैसे-जैसे डिजिटल परिवर्तन आगे बढ़ता है, कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) और स्वचालन का एकीकरण दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए आवश्यक हो जाता है। ये तकनीकें न केवल संगठनों के जानकारी और प्रक्रियाओं से निपटने के तरीके में क्रांति लाने का वादा करती हैं, बल्कि ये सटीकता और दक्षता में सुधार से लेकर निर्णय लेने के लिए मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्राप्त करने तक कई लाभ भी प्रदान करती हैं। उन्नत एआई एल्गोरिदम, उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ों में पैटर्न और असामान्यताओं की पहचान करने में सक्षम हैं, ऑडिट और अनुपालन प्रक्रियाओं को अनुकूलित कर रहे हैं।
बाजार विश्लेषकों की आशावादी भविष्यवाणियों के साथ, उम्मीद की जाती है कि 2027 तक, दुनिया भर की बड़ी कंपनियों का 75%, जिसमें ब्राजील भी शामिल है, दस्तावेज़ और जानकारी प्रबंधन को बेहतर बनाने के लिए एआई को अपनाएंगे। तेजी से विकसित हो रहे तकनीकी परिदृश्य में, जानकारी की सुरक्षा और नियामक अनुपालन भी महत्वपूर्ण हो जाते हैं, मजबूत समाधानों में बढ़ती निवेश के साथ जो दस्तावेज़ी संपत्तियों को साइबर खतरों से सुरक्षित करते हैं और डेटा की गोपनीयता सुनिश्चित करते हैं। देखें कि क्या हैं मुख्य रुझान जो 2025 में दस्तावेज़ प्रबंधन को permeate करने चाहिएः
कृत्रिम बुद्धिमत्ता: दस्तावेज़ प्रबंधन में क्रांति
कृत्रिम बुद्धिमत्ता और मशीन लर्निंग दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के साथ अधिक से अधिक एकीकृत हो रहे हैं। इन तकनीकों से बड़े डेटा का विश्लेषण और मूल्यवान अंतर्दृष्टि निकालने की अनुमति मिलती है जो निर्णय लेने में सहायता करती हैं। उदाहरण के लिए, एआई एल्गोरिदम दस्तावेजों में पैटर्न और असामान्यताओं की पहचान करने में सक्षम हैं, जिससे ऑडिट और अनुपालन प्रक्रियाओं की सटीकता और दक्षता में सुधार होता है।
प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण तकनीकें भी अधिक सहज खोज कार्यक्षमताओं की अनुमति देनी चाहिए, उपयोगकर्ताओं को आवश्यक दस्तावेज़ या जानकारी खोजने में मदद करते हुए – सबसे प्रासंगिक डेटा तक त्वरित पहुंच प्रदान करना।
गार्टनर के एक अध्ययन के अनुसार, 2027 तक, दुनिया भर में बड़ी कंपनियों का 75%, जिसमें ब्राजील भी शामिल है, दस्तावेज़ों और जानकारी के प्रबंधन में सुधार के लिए एआई का उपयोग करेंगे।
आरपीए सिस्टम का विस्तार जारी रहेगा
साथ ही, रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन (आरपीए) भी प्रमुखता प्राप्त कर रहा है। आरपीए उपकरणों का उपयोग दस्तावेज़ प्रबंधन से संबंधित दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करने के लिए किया जाता है, जैसे वर्गीकरण, संग्रहण और जानकारी पुनः प्राप्ति।
यह मानवीय संसाधनों को अधिक रणनीतिक और अधिक मूल्यवान गतिविधियों के लिए मुक्त करता है। मैकिंजी एंड कंपनी की हालिया रिपोर्ट के अनुसार, स्वचालन ब्राज़ीलियाई कंपनियों में उत्पादकता को 40% तक बढ़ा सकता है, जिससे समय और संसाधनों की महत्वपूर्ण बचत होती है।
डेटा की गोपनीयता और अनुपालन पर ध्यान केंद्रित करें
सूचना सुरक्षा अभी भी एक प्राथमिकता है। डिजिटलाइजेशन के बढ़ने के साथ, डेटा सुरक्षा से संबंधित नए चुनौतियाँ सामने आती हैं। संगठनें सुनिश्चित करनी चाहिए कि उनकी जानकारी साइबर खतरों और लीक से सुरक्षित हो।
ब्राज़ील में, सामान्य डेटा संरक्षण अधिनियम (LGPD) सख्त अनुपालन आवश्यकताएँ लागू करता है, और कंपनियां अपने दस्तावेज़ी संपत्तियों की सुरक्षा के लिए सुरक्षा समाधानों में भारी निवेश कर रही हैं। जैसे उन्नत क्रिप्टोग्राफी और मल्टीफैक्टर प्रमाणीकरण जैसी तकनीकों का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है ताकि दस्तावेजों की अखंडता और गोपनीयता सुनिश्चित की जा सके।
एकीकृत कार्यप्रवाह और डिजिटल हस्ताक्षर
अधिक से अधिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ कार्यप्रवाह प्रणालियों और डिजिटल हस्ताक्षर उपकरणों के साथ एकीकृत हो रही हैं, समय, अतिरिक्त प्रणालियों और भौतिक भंडारण लागत को अनुकूलित कर रही हैं।
ये तकनीकें उन्नत डेटा विश्लेषण की भी अनुमति देती हैं, जो मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करती हैं जो रणनीतिक निर्णय लेने में मार्गदर्शन कर सकती हैं। मशीन लर्निंग एल्गोरिदम का उपयोग करके, कंपनियां रुझानों की भविष्यवाणी कर सकती हैं, पैटर्न और असामान्यताओं की पहचान कर सकती हैं, और यहां तक कि दस्तावेज़ प्रबंधन से संबंधित प्रदर्शन और जोखिमों पर विस्तृत रिपोर्ट बनाने को स्वचालित कर सकती हैं।
यह न केवल परिचालन दक्षता को बढ़ाता है, बल्कि जोखिमों को कम करने और प्रक्रियाओं के अनुकूलन में एक सक्रिय दृष्टिकोण की अनुमति भी देता है, यह सुनिश्चित करता है कि कंपनियां प्रतिस्पर्धी बाजार में हमेशा एक कदम आगे रहें।
किसी भी स्थान से सुलभ डेटा
क्लाउड-आधारित समाधान आवश्यक हैं ताकि दस्तावेज़, कार्यप्रवाह और प्रक्रियाएँ कहीं से भी एक्सेस की जा सकें – और क्लाउड समाधान लचीलापन, स्केलेबिलिटी और सुरक्षा प्रदान करते हैं, जिससे कंपनियों को अपने दस्तावेज़ों को कुशलतापूर्वक संग्रहित करने और एक्सेस करने की अनुमति मिलती है। आईडीसी के शोध से पता चलता है कि 80% ब्राजीलियाई कंपनियां पहले से ही उपयोग करती हैं या आने वाले वर्षों में दस्तावेजों और जानकारी के प्रबंधन के लिए क्लाउड में समाधान उपयोग करने की योजना बना रही हैं
हर कंपनी के लिए अनूठे समाधान
डॉक्यूमेंटेशन प्रबंधन सेवाओं का व्यक्तिगतकरण भी महत्वपूर्ण हो जाता है। समाधान प्रत्येक संगठन की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलनीय होने चाहिए, जिसमें कार्यक्षेत्र, कंपनी का आकार और आंतरिक प्रक्रियाओं की विशेषताएं शामिल हैं।
कस्टमाइज़्ड दस्तावेज़ प्रबंधन उपकरण अधिक परिचालन दक्षता और अन्य कॉर्पोरेट प्रणालियों के साथ बेहतर एकीकरण की अनुमति देते हैं, जिससे उपयोगकर्ता अनुभव अधिक सहज और प्रभावी बनता है।
इसके अलावा, प्रणालियों के बीच एकीकरण वास्तव में निर्णय लेने वालों की मुख्य चिंताओं में से एक है। ब्राज़ील की कंपनियां एकीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन प्रदान करने वाले प्लेटफ़ॉर्मों में निवेश कर रही हैं, जो विभिन्न प्रणालियों और विभागों के बीच संचार की सुविधा प्रदान करते हैं। यह जानकारी के सिलो को समाप्त करता है और आंतरिक सहयोग में सुधार करता है, जिससे अधिक तेज़ और सटीक प्रक्रियाएँ होती हैं।
संक्षेप में, 2025 में दस्तावेज़ प्रबंधन की मुख्य प्रवृत्तियाँ तेज़ डिजिटलकरण, स्वचालन और कृत्रिम बुद्धिमत्ता द्वारा चिह्नित हैं। नई समाधान संगठनों की लगातार विकसित हो रहे व्यापार वातावरण के अनुकूल होने की आवश्यकता को दर्शाते हैं। अब से अधिक, दस्तावेज़ प्रबंधन व्यवसायों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है - और केवल एक पूरक गतिविधि नहीं। एक प्रभावी प्रबंधन के बिना, कंपनियां भ्रमित, महंगे और संचालन को अधिक बोझिल बनाने वाली प्रक्रियाओं में डूबने का खतरा है, जिससे विकास और नवाचार के लिए स्थान कम हो जाता है।
