समय प्रबंधन: एक पूर्व अमेरिकी राष्ट्रपति हमें क्या सिखा सकता है?

क्या आप आइजनहावर मैट्रिक्स के बारे में जानते हैं या कम से कम आपने सुना है? अर्जेंट-इम्पोर्टेंट मैट्रिक्स के रूप में भी जाना जाता है, यह द्वितीय विश्व युद्ध के दौरान यूरोप में मित्र देशों की सेना के सर्वोच्च कमांडर, संयुक्त राज्य अमेरिका के 34वें राष्ट्रपति ड्वाइट आइजनहावर (1890-1969) द्वारा बनाया गया एक समय प्रबंधन उपकरण है।

उन्होंने इसका उपयोग निर्णय लेने और दो मुख्य मानदंडों के आधार पर कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए किया: तात्कालिकता और महत्व मैट्रिक्स कार्यों को चार चतुर्थांशों में विभाजित करता है, जो प्रयासों को कहां केंद्रित करने और समय को अधिक कुशलता से व्यवस्थित करने के स्पष्ट दृश्य की अनुमति देता है।

क्या आप कुछ जानते हैं?मुझे यकीन है कि आपको अपनी टीम के लिए व्यवस्थित करने और ऐसा करने में मदद करने के लिए इस प्रकार के एक उपकरण की आवश्यकता है मूल मैट्रिक्स के आधार पर, मैंने एक अनुकूलन किया जिसे अधिकांश लोगों की वास्तविकता में ले जाया जा सकता है मैंने इसे नाम तय करने में आसानी को देखते हुए, इसे कहा“क्वाड्राडो दास प्रायोरिटीज़”।

सबसे पहले, समझें: समय प्रबंधन को अनुकूलित करने और उत्पादकता बढ़ाने के लिए, रोजमर्रा की जिंदगी के कई कार्यों के बीच वास्तव में क्या मायने रखता है, इस बारे में चिंता करें जब आपको लगता है कि आप समय पर नियंत्रण खो रहे हैं, तो गहरी सांस लें और अपनी गतिविधियों का स्पष्ट रूप से खुद से पूछें: क्या वर्तमान कार्य आपके लक्ष्यों को प्रत्यायोजित या स्थगित किया जा सकता है?

एक और समय में, उन सभी कार्यों और गतिविधियों को सूचीबद्ध करें जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है प्रत्येक को उनकी तात्कालिकता और महत्व के अनुसार क्रमबद्ध करें और उन्हें मैट्रिक्स के उपयुक्त चतुर्थांश में रखें।

मैट्रिक्स अंतर करने में मदद करता है कि वास्तव में तत्काल ध्यान देने योग्य क्या भविष्य के लिए योजना बनाई जा सकती है या समाप्त हो सकती है महत्वहीन गतिविधियों पर कम समय खर्च किया जाता है और उन कार्यों पर अधिक ध्यान केंद्रित किया जाता है जो वास्तव में कम तनाव में परिणाम देते हैं।

थे” प्रायोरिटीज़” “स्क्वायर, जो कार्यों को चार चतुर्थांशों में विभाजित करता है, अपने समय और ऊर्जा को खर्च करने के तरीके के बारे में अधिक सचेत और संतुलित निर्णय लेकर अपने समय प्रबंधन में सुधार करने के इच्छुक किसी भी व्यक्ति के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है।

इसका उपयोग करके, आप समय और अपने कार्यों की पूर्ति के बीच संबंधों में एक सकारात्मक बदलाव देखेंगेः

महत्वपूर्ण और जरूरीः आपको आज इस गतिविधि को करने की आवश्यकता है, क्योंकि इसकी एक समय सीमा है और विकास (आपकी और कंपनी) के लिए आवश्यक है यदि नहीं किया जाता है, तो यह आपके लिए किसी प्रकार का नुकसान उत्पन्न करेगा, किसी या संगठन के उदाहरण: एक चालान का भुगतान करें या समय सीमा में एक प्रस्ताव भेजें।

महत्वपूर्ण (लेकिन जरूरी नहीं): कार्य जो जल्द से जल्द विकसित किए जाने चाहिए उनके पास ऐसी कठोर समय सीमा नहीं है (जैसे टिकट या कानूनी संसाधन समाप्ति) जब इसे निष्पादित किया जाता है, तो यह आपके लिए किसी प्रकार का अवसर या लाभ उत्पन्न करेगा, कोई या कंपनी के उदाहरण: एक संभावित ग्राहक के साथ एक बैठक शेड्यूल करें; अपने उत्पाद को बढ़ावा देने के लिए एक वीडियो का उत्पादन करें; एक नई वस्तु के आपूर्तिकर्ता के साथ एक वीडियो सम्मेलन आयोजित करें।

तत्काल (लेकिन इतना महत्वपूर्ण नहीं): आज के लिए एक समय सीमा के साथ कार्य (यदि अब प्रदर्शन नहीं किया जाता है, तो अवसर खो जाता है), लेकिन यह प्राथमिकता के रूप में नहीं है आमतौर पर, वे पूरा नहीं होने पर बहुत नुकसान नहीं पहुंचाते हैं, लेकिन कुछ लाभ ला सकते हैं यदि बाहर किए गए उदाहरण: एक प्रशिक्षण कार्यक्रम या एक तकनीकी समिति की बैठक में भाग लें।

जरूरी नहीं और महत्वपूर्ण नहींः ये ऐसी नौकरियां हैं जो आपकी सूची में हैं, लेकिन प्रतीक्षा कर सकती हैं या, कौन जानता है, यहां तक कि प्रत्यायोजित या समाप्त हो सकती हैं उदाहरण: सामाजिक नेटवर्क पर संदेशों का जवाब दें, कार्यालय में नए एयर कंडीशनिंग के मॉडल का चयन करें या सप्ताहांत पर पार्टी के लिए कपड़े चुनें।

इन स्पष्टीकरणों के बाद भी, चुनौती “D” चतुर्थांश के कार्यों को प्राथमिकता देने के प्रलोभन का विरोध करने की बनी हुई है, जो सरल या आनंददायक होने के बावजूद, सबसे आवश्यक कार्यों से ध्यान भटकाते हैं।

एक रणनीति के रूप में, एक इनाम के रूप में चतुर्थांश “'” का उपयोग करें: महत्वपूर्ण कार्यों के एक समूह को खत्म करने के बाद, अपने आप को एक हल्की गतिविधि के साथ एक ब्रेक की अनुमति दें इस तरह, आप शुद्ध अवकाश के क्षणों का आनंद लेते हुए उत्पादकता को बनाए रखते हैं।

एक तकनीकी कौशल से अधिक, समय प्रबंधन के लिए अनुशासन, योजना और प्रभावशीलता और नेतृत्व पर केंद्रित मानसिकता की भी आवश्यकता होती है विश्वास करो!