במצב הנוכחי, הטרנספורמציה הדיגיטלית מגדירה מחדש את הדינמיקה הארגונית ומחלקת משאבי אנוש (משא"ן) יש תפקיד קרדינלי במודרניזציה של חברות. בקטע הזה, ניהול מסמכים, לפני כן הייתה מסומנת בערימות של ניירות ותהליכים ידניים, עכשיו דורש זריזות, ביטחון ויעילות. בשביל זה, להסתמך על כלים טכנולוגיים זו צורך.
מהי ניהול המסמכים במשאבי אנוש?
תחום משאבי אנוש צריך להתמודד עם כמות עצומה של מסמכים – חוזים, תשלומי שכר, הערכות ביצוע, מדיניות פנימית ועוד הרבה יותר. הניהול היעיל של הקבצים הללו, זאת אומרת, שליטת המשלוח, חזרה, חתימה, בדיקה, בין היתר, זו לא רק שאלה של ארגון, אלא גורם קריטי להצלחת העסק.
לפי המנכ"למהעוזר הדיגיטלי + חתם טוב, קרלוס אנריקה מנקצ'י, הטכנולוגיה היא חיונית בתרחיש הזה. מי שמטפל באנשים, יש בידיך נתונים בעלי חשיבות רבה. המניפולציה הפיזית של המידע הזה, או מחוץ לפלטפורמות אידיאליות, נוטה להפוך את האזור לבלתי פרודוקטיבי, בלי אסטרטגיה וביטחון, כי חלק גדול מהכוח הולך לארגון המסמכים, הסבר.
אילו טכנולוגיות הופכות את ניהול המסמכים לחכם? הכירו חמישה כלים המיועדים למשאבי אנוש!
המחקר שנערך על ידי Think Work Lab חשף כיצד משאבי אנוש עדיין סובלים מבירוקרטיה וחוסר אוטומציה. לפי הנתונים, הברזילאים מוציאים, בממוצע, 16,9 שעות שבועיות, או 38% מהמסלול העבודה שלך, עם משימות ביורוקרטיות. כמעט 22% מהמקצוענים שנשאלו, הפעילויות היו מונוטוניות וחוזרות על עצמן, היבטים שנחשבים למעוררי חוסר מוטיבציה. עדיין, הרוב הגדול (40%) לא ביצע שום מהלך מעשי כדי להפוך את ניהול האנשים ליותר טכנולוגי ופחות ידני. במובן הזה, מנקה רשימה חמישה כלים שימושיים כדי להתחיל את העדכון הזה במערכות
1. מערכות ניהול מסמכים (DMS – מערכות ניהול מסמכים
DMS מאפשר ליצור, לאחסן, לארגן ולשתף קבצים בצורה מרכזית ובטוחה דרך האינטרנט. עם משאבים כמו אינדוקס וחיפוש מהיר, המשאבי אנוש יכולים לגשת לכל נתון בשניות, מבטל את בזבוז הזמן בחיפושים ידניים. פלטפורמות כמו Digital Helper + Assine Bem מציעות את האווירה הזו, עם האינטגרציה לכלים אחרים, מקל על אוטומציה של זרימות פעילויות, אומר אתמנכ"ל.
2. חתימה אלקטרונית
חתימת מסמכים היא שלב קריטי במשאבי אנוש, יהיה עבור חוזים, קבלות, פיטורים או הסכמים. כלים לחתימה אלקטרונית, מבטיחים תוקף משפטי, זריזות והגנה. עם הן, אפשר לשלוח, לאמת ולשמור את המסמכים ללא צורך בהדפסה או במעבר
3. אחסון בענן
אחסון בענן הוא חיוני להבטחת הנגישות והביטחון של הכתבים בסביבהבאינטרנט. מנגנון זה מאפשר לפתוח מידע מכל מקום, בכל רגע. בנוסף לכך, הצפנת נתונים והגיבוייםאוטומטיים מבטיחים אבטחה למידע
4. פלטפורמות שיתוף ושיתוף פעולה
כלים לקיום פגישות מרחוק, תכנון משימות ומעקב אחר הפיתוח שלהן מקלים על שיתוף פעולה בין צוותים ושיתוף בטוח של חומרים. עם הן, המשאבי אנוש יכולים ליצורזרימות עבודהיעילים, לאשר מסמכים בזמן אמת ולשמור על כל הבעלי ענייןמְסוּדָרִים
5. בינה מלאכותית משולבת
מערכות עם אינטליגנציה מלאכותית (IA) ילידית, זאת אומרת, מפותחות עבור עצמםאתר, חשובים מאוד כדי לייעל את השירות שנעשה שם. במ Helper דיגיטלי + הירשם טוב, הבינה המלאכותית קשורה לתהליך החתימה הדיגיטלית. עם הן, אנשים יכולים לשאול שאלות ממוקדות על התוכן שעליו הם יחתמו. זה מפחית את הצורך לפנות למומחה כדי לברר שאלות או טעויות עתידיות, הסבר אתמנכ"ל.
לבסוף, למנקסי, הניהול החכם אינו רק שאלה של טכנולוגיה, יותר על הישרדות בשוק הנוכחי. חברות המאמצות את ההגדרות הללו מרוויחות בפרודוקטיביות, ביטחון ותחרותיות, בעוד שהם מפחיתים עלויות וסיכונים, מסיים
