דיגיטציה של תהליכים: האם כבר הגענו לשלב הזה

בשנים האחרונות, הדיונים על טרנספורמציה דיגיטלית תפסו מקום בולט כמעט בכל התחומים, מעסקים משפחתיים קטנים ועד תאגידים רב-לאומיים גדולים. מדברים על אוטומציה, בינה מלאכותית, באימוץ פלטפורמות בענן ובמודלים עסקיים משבשים שמעדיפים את השימוש בנתונים

עם זאת, כשאנחנו מסתכלים מקרוב, שמנו לב שהרבה מהיוזמות הללו, אם כי חשובים, מוטמעות בסופו של דבר בצורה ממודרת, זאת אומרת, כל מחלקה מנסה לפתור את הדרישות שלה בצורה מבודדת. זה מעלה שאלה יסודית: האם אפשר להתייחס לכך שכבר הגענו לעידן שבו כל התהליכים העסקיים הם למעשה דיגיטליים

כדי להבין טוב יותר את התמונה הנוכחית, יש להבחין בין טרנספורמציה דיגיטלית לבין דיגיטציה של תהליכים מקצה לקצה. הראשונה קשורה לאימוץ טכנולוגיות ש, במידה מסוימת, מודרניזציה של הארגון ומביאות שיפורים משמעותיים, כיצד אוטומציה של שיווק או השימוש בכלים לניתוח נתונים. השנייה, מנגד, דורש ראייה מערכתית, יכול לאחד את זרמי העבודה בין תחומים שונים וליצור שרשרת תהליכים מגובשת ודיגיטלית ב-100%

השאלה הגדולה כאן היא ש, הרבה פעמים, הטרנספורמציה הדיגיטלית עצמה נתפסת ככיסוי גדול, אבל, אם לא תהיה מאמץ לשלב את הפתרונות הללו, התוצאה יכולה להיות רק אוסף של "סילוים דיגיטליים", כאשר כל מחלקה פועלת עם כלים מבודדים, ללא כל תקשורת רציפה עם שאר החברה. בצורה זו, דיגיטציה של תהליכים – מובנת כיכולת להחליף זרמים ידניים, ניירות, עבודות מחדש וחוסרי מידע על ידי שגרות דיגיטליות בטוחות ואמינות – עדיין רחוק מלהיות מציאות עבור רבות מהארגונים

טרנספורמציה דיגיטלית בסילוים

יש הטוענים שהשינוי הדיגיטלי בסילוים הוא רק שלב ראשוני. כלומר, זה נורמלי שמחלקות כמו מכירות, שיווק או טכנולוגיית מידע יהיו הראשונים לאמץ פתרונות מתקדמים, מאחר שהביקוש לטכנולוגיה בתחומים אלה נוטה להיות דחוף יותר. עם זאת, הבעיה מתעוררת כאשר היוזמות הללו לא מתקשרות ולא פועלות לפי תכנית אסטרטגית לצמיחה. זה כמו שיש מנוע מהדור האחרון ברכב עם צמיגים שחוקים: החלק המודרני ביותר לא מבטיח שהרכב כולו יעבוד טוב, כי יש רכיבים קריטיים שלא קיבלו את תשומת הלב הראויה

זה מאוד נפוץ, למשל, נראה שחברות משקיעות רבות בפלטפורמות CRM כדי לשפר את הקשר עם הלקוח ו, באותו הזמן, לשמור על תהליכי תשלום, הכנסות או אפילו משאבי אנוש בצורה ידנית ולא מחוברת. הפערים הללו יוצרים צווארי בקבוק ש, בסוף היום, עלולים לפגוע ביעילות של כלי ה-CRM ההוא, כי הנתונים בסופו של דבר לא מסונכרנים עם התחום הפיננסי או עם התחום התפעולי. כך, הארגון לא מצליח לקבל תמונה אחידה של הלקוח או של התהליכים, והשימוש בנתונים לקבלת החלטות נפגע

דיגיטציה של תהליכים ואינטגרציה: למה זה חשוב

דמיין חברה שעוד מתמודדת עם אינספור מסמכים על נייר, דורש שכל אחד ייחתם ידנית על ידי מספר גופים, לאחר שדיגיטליזו ואחסנו במערכות שונות. עכשיו, נגד את המציאות הזו עם אחרת, שבהם המסמכים כבר נולדים דיגיטליים ועוברים דרך זרם אישור אוטומטי, מעדכן אוטומטית את האחראים בכל שלב, מאחסן גרסאות קודמות ומאפשר חתימות אלקטרוניות עם תוקף חוקי. בתרחיש השני, לא רק שהזמן לעיבוד מצטמצם באופן דרסטי, אבל גם מרוויחים בביטחון, עקיבות והתאמה לרגולציה

היתרון הגדול של דיגיטציה של תהליכים מקצה לקצה אינו רק בהפחתת עלויות תפעוליות – למרות שזהו גורם רלוונטי –, אלא ביצירת מערכת אקולוגית משולבת המאפשרת קבלת החלטות מהירה יותר ומבוססת על נתונים מהימנים. אם כל מחלקה משתמשת בכלים מבודדים, זה הרבה יותר קשה לאסוף את המידע כדי לייצר תובנות על הביצועים של העסק כולו. כשהתהליכים מאוחדים, הנתונים יכולים להיאסף, מוסדות ומנותחים בזמן אמת, פותח מקום לניתוחים חיזויים שעוזרים לחזות בעיות ולזהות הזדמנויות

יתרון גדול נוסף הוא הפחתת סיכונים, במיוחד בסביבה שבה אבטחת המידע ופרטיות הנתונים מוסדרות יותר ויותר על ידי חוקים כמו ה-LGPD בברזיל וה-GDPR באירופה. כאשר תהליך מְדֻיָּק, קל יותר ליישם מדיניות הצפנה, גיבוי אוטומטי ובקרת גישה. זה מפחית באופן משמעותי את הסיכוי לדליפות, אובדן מסמכים ותרמיות. בנוסף לכך, הציות החוקי הופך לפשוט יותר להדגמה בפני גופים פיקוחיים, מכיוון שכל האינטראקציות נשמרות וניתנות לביקורת

לא ניתן לשכוח את ההשפעה על חוויית הלקוח, גם פנימי וגם חיצוני. לקוחות סופיים נוטים להעריך חברות המציעות אינטראקציות מהירות ויעילות, בלי לדרוש מהם למלא טפסים על נייר או לבצע שיחות אינסופיות כדי לפתור בעיות. מצד שני, העובדים גם נהנים מזרימות עבודה קלות יותר, שמסלקים עבודות מחדש וטיפול במסמכים פיזיים. זה משפר את הסיפוק הפנימי, הפרודוקטיביות ואפילו שמירת כישרונות, כי מקצוענים שעובדים עם טכנולוגיות מעודכנות מרגישים שהם חלק מארגון חדשני

דרכים לדיגיטציה אפקטיבית והצפיות לעתיד

דרך אחת להתבונן על התרחיש הזה היא להבין שהדיגיטציה של תהליכים צריכה להיות פרויקט ארגוני בהיקף מלא, שכולל את כל המנהיגויות ו, באופן אידיאלי, קבל תמיכה ישירה מרמת C (כמו מנכ"לים), CFOים ו-CIOים

זה מבטיח שהמעבר מהאנלוגי לדיגיטלי יתנהל לא רק על ידי רצון של מחלקה אחת או אחרת, אלא כערך אסטרטגי שחוצה את כל הארגון. באופן דומה, תמיכה זו מלמעלה למטה עוזרת להתגבר על התנגדויות אפשריות ולתעדף השקעות בצורה עקבית יותר, מה שמקל מאוד על אימוץ פלטפורמות ושיטות חדשות

ברגע שתהליך הדיגיטציה יהיה חלק מאסטרטגיית העסק, הגיע הזמן להוציא את התוכנית לפועל. הצעד הראשון לקראת דיגיטציה אפקטיבית הוא למפות את כל שרשרת התהליכים, זיהוי צווארי בקבוק, חזרות והזדמנויות לאוטומציה. זה דורש עבודה של ייעוץ או צוותים פנימיים שמכירים לעומק כל שלב בעסק. בלי אבחנה זו, קיים סיכון להשקיע בכלים שאינם מתקשרים עם הצרכים האמיתיים של הארגון. לאחר מכן, חשוב להעדיף את התהליכים שמייצרים יותר ערך או שיש להם השפעה גדולה יותר על שביעות רצון הלקוח. העדפה זו עוזרת להראות תוצאות מהירות יותר, יצירת תרבות של אמון ומעורבות סביב הדיגיטציה

אספקט חשוב נוסף הוא הבחירה בטכנולוגיות ניתנות להרחבה. לבחור בפתרונות המציעים אינטגרציה באמצעות APIs, למשל, מאפשר לחברות להוסיף מודולים ופונקציות חדשות ככל שהביקוש יגדל. בצורה זו, נמנעים מהבעיה של יצירת "איים דיגיטליים" חדשים ש, עוד פעם, לא מדברים זה עם זה. בנוסף לכך, צריך להסתכל בעיון על הארכיטקטורה של הנתונים, מבטיחים שיהיו סטנדרטים לאחסון וממשלת המידע. בלי הטיפולים האלה, החברה יכולה להסתיים עם כמות עצומה של נתונים שאינה מביאה שום אינטליגנציה לעסק

השינוי התרבותי גם לא יכול להישאר בצד. הדיגיטציה היעילה דורשת מהמנכ"לים והעובדים להבין את היתרונות של השינוי הזה, נטשו את המנטליות של "תמיד עשינו כך" והיו מוכנים ללמוד באופן מתמשך. להשקיע בתוכניות הכשרה, סדנאות ותקשורת פנימית הם חיוניים לשבירת מחסומים ולקידום הצטרפות. בנוסף לכך, מומלץ שיהיה מעקב מתמיד אחרי מדדים שמדגימים את ערך השינויים, כיצד הקטנת הזמן בתהליכים מסוימים, חיסכון במשאבים והגברת שביעות הרצון של הלקוחות. המדדים הללו מספקים הוכחות מוחשיות לכך שהדרך שננקטה הגיונית

לגבי הפרספקטיבות העתידיות, חשוב לקחת בחשבון שהדיגיטציה של תהליכים היא רק הבסיס לחדשנות עוד יותר מהפכנית. מאחר שהחברה פועלת עם זרימות דיגיטליות לחלוטין, ניתן לחקור פתרונות של אינטליגנציה מלאכותית, אוטומציה רובוטית של תהליכים (RPA) וניתוח חיזוי. עם הבינה המלאכותית, למשל, אפשר לאוטומט משימות מורכבות ואפילו ליצור מערכות שיכולות לקבל החלטות מבוססות על אלגוריתמים של למידת מכונה. רפא, מנגד, יכול להתמודד עם כמויות גדולות של משימות חזרתיות, משחררים את העובדים לתפקידים יותר אסטרטגיים. הניתוח החזוי מאפשר לחזות מגמות והתנהגויות, מאפשרת לחברה להיות פרואקטיבית במקום ריאקטיבית

הדיגיטציה המלאה של תהליכים פותחת גם דרך למודלים עסקיים חדשים. חברות שבעבר תלויות בתהליכים ידניים כדי לתקשר עם לקוחות וספקים יכולות, בעת הדיגיטציה, ליצור מוצרים ושירותים חדשים לחלוטין, מכוונים לחוויות דיגיטליות. זה יוצר יתרונות תחרותיים ואפילו יכול לאפשר כניסה לשווקים גלובליים, במיוחד כאשר התשתית הטכנולוגית מוכנה להתרחב ולספק דרישות מאזורים שונים. למשל, המסחר האלקטרוני התפוצץ בשנים האחרונות בדיוק בגלל שהשרשראות ערך התדיגיטלו במידה רבה, עושה הרבה יותר מאשר רק ליצור אתר למכירות: כולל אינטגרציות עם מערכות לוגיסטיקה, תשלום, ניתוח נתונים, שיווק אוטומטי ותמיכה בלקוחות

במובן תמציתי, האם כבר הגענו לשלב הזה של דיגיטציה של תהליכים?"זה עדיין 'תלוי'". ישנן חברות שכבר עשו קפיצות משמעותיות ויכולות להתגאות בכך שיש להן שרשרת כמעט כולה משולבת. אחרות עדיין זוחלות, נתפסות בשגרות מפורקות ובסילואים מחלקתיים. הגורם המשותף, אך, זו המודעות לכך שהשוק לא יחכה למי שמאחר. התחרותיות, היעילות ואפילו הקיימות של עסק הולכות יד ביד עם היכולת לדיגיטליזציה של תהליכים בצורה מקיפה ומאוחדת. כך, יותר מאשר מגמה, הדיגיטציה מפסיקה להיות בחירה והופכת לחובה עבור מי שמעוניין לשגשג בעולם שמסומן יותר ויותר על ידי חדשנות ומהירות השינויים