Trong nhiều năm, hiệu quả trong các công ty gần như chỉ được coi là đồng nghĩa với việc cắt giảm chi phí. Logic này không còn đúng nữa. Với lãi suất cao, tín dụng đắt đỏ hơn và áp lực lạm phát, hiệu quả một lần nữa trở thành một trong những tài sản quý giá nhất, đồng thời cũng là một trong những tài sản khan hiếm nhất trên thị trường doanh nghiệp. Phát triển hiệu quả đòi hỏi nỗ lực, nhưng không đòi hỏi sự gián đoạn ngay lập tức. Trong nhiều trường hợp, có thể bắt đầu bằng việc hiện đại hóa những gì tạo ra tác động lớn nhất với ít nỗ lực nhất. Thời điểm này đòi hỏi chiều sâu chiến lược, chứ không chỉ là tốc độ.
Dữ liệu củng cố sự chuyển dịch này. Báo cáo Đánh giá Năng suất Vương quốc Anh (UK Productivity Review), do Viện Năng suất thực hiện, cho thấy các công ty tái cấu trúc hoạt động dựa trên dữ liệu và tự động hóa tăng trưởng nhanh hơn tới 40% so với những công ty chỉ cố gắng mở rộng bằng cách tăng cường lực lượng lao động. Điều này khẳng định những gì đã được quan sát thấy trong thực tế: hiệu quả không phải là một xu hướng, mà là một điều kiện để tồn tại. Các quy trình lỗi thời gây ra những chi phí vô hình làm xói mòn kết quả. Công ty tư vấn Robert Half chỉ ra rằng toàn bộ chu kỳ thay thế một chuyên gia có thể mất tới sáu tháng, một khoảng thời gian mà công ty sẽ mất đi tốc độ, văn hóa và năng suất.
Logic tương tự cũng áp dụng cho tự động hóa. Tạp chí Harvard Business Review chỉ ra rằng khoảng 40% thời gian làm việc được dành cho các tác vụ có thể tự động hóa. Accenture cho thấy các công ty đã phát triển kỹ thuật số có chi phí hoạt động thấp hơn 28% và tăng trưởng nhanh gấp đôi. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn tiếp tục áp dụng công nghệ một cách hời hợt, không tích hợp hệ thống, không đánh giá dữ liệu hoặc thiết kế lại quy trình. Kết quả là một môi trường chỉ được số hóa bề ngoài, nhưng vẫn đầy rẫy lãng phí.
Đến năm 2026, xu hướng tất yếu sẽ là tái cấu trúc, đơn giản hóa, tích hợp và tự động hóa. Điều này bao gồm việc tái cấu trúc quy trình bằng trí tuệ nhân tạo, loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và giá trị thấp, xem xét lại vai trò của văn phòng như một nền tảng năng suất vật lý và kỹ thuật số, và đầu tư vào việc đào tạo lại đội ngũ. Sa thải và tuyển dụng vẫn là mô hình tốn kém nhất và kém hiệu quả nhất.
Trên thực tế, hiệu quả có nghĩa là lập bản đồ những nỗ lực lãng phí của con người, xác định các chức năng có thể được hỗ trợ hoặc thay thế bằng các tác nhân AI, xem xét việc sử dụng thực tế các nền tảng hiện có, cập nhật các quy trình cũ, đào tạo một bộ phận lực lượng lao động có liên quan và thiết lập cơ chế quản trị điều hành rõ ràng cho chương trình nghị sự về năng suất. Điều này cũng đòi hỏi phải liên tục đo lường những lợi ích được tạo ra bởi tự động hóa và sự tương tác với các công cụ hiện có.
Kết quả sẽ xuất hiện khi quá trình chuyển đổi được thực hiện một cách bài bản. Tôi đã chứng kiến những trường hợp các công ty giải quyết được 80% nợ quá hạn nhờ các đại lý tài chính thông minh, giảm chi phí cho mỗi phiếu yêu cầu từ 12 real xuống còn 3 real, tăng số lượng cuộc họp đủ điều kiện lên 1,6 lần và tăng doanh số lên 41%. Ngoài ra, số lượng nhân sự vận hành cũng giảm trung bình từ 35% đến 40% mà không làm giảm hiệu suất. Tất cả những điều này đều rõ ràng hơn, nhanh hơn và ít lãng phí hơn.
Vào năm 2026, chiến thắng sẽ không còn nằm ở việc lớn mạnh hay sở hữu nhiều vốn hơn, mà nằm ở việc vận hành thông minh, tích hợp và thực sự tập trung vào hiệu quả. Logic của thị trường đã thay đổi: thịnh vượng không có nghĩa là có nhiều nguồn lực hơn, mà là sử dụng chúng hiệu quả hơn. Hiệu quả không còn là một lựa chọn mà là yếu tố tạo nên sự khác biệt cạnh tranh quyết định.
Bởi Mateus Magno, Giám đốc điều hành của Magnotech.
