L'inquiétude des entreprises concernant la gouvernance d'entreprise a augmenté — selon une enquête de l'Institut Brésilien de Gouvernance d'Entreprise (IBGC), en 2024, le secteur privé a montré une adhérence moyenne de 66 % aux pratiques recommandées par le Code Brésilien de Gouvernance d'Entreprise, soit une hausse de 1,6 point de pourcentage par rapport à 2023. Les entreprises publiques et les sociétés cotées en bourse connaissent également une croissance constante.
Malgré cela, certains facteurs communs entravent encore le bon exercice de la gouvernance, selon Andréa Migliori, PDG deWorkhub DigitalHR Tech de solutions pour portails d'entreprise. Les piliers de la gouvernance sont l'équité, la transparence, l'intégrité, la durabilité et la responsabilisation. Pour chacun d'eux, la communication est un point clé, et malheureusement il existe de nombreux défis dans ce domaine entre les entreprises de tous les secteurs, explique-t-il.
Un PDG illustre les méthodes les plus couramment utilisées pour l'envoi d'informations dans les organisations : e-mails et WhatsApp. Bien que ce soient des outils très utiles et largement répandus, ils comportent tous deux des risques et des retards qui peuvent affecter toute la communication de l'entreprise.
Le premier point négatif soulevé concerne l'organisation et l'accès à la segmentation de l'information. Avec des conversations et des documents dispersés dans des centaines d'e-mails ou de groupes WhatsApp, il devient très difficile d'identifier qui a dit quoi et quand. Cela conduit également à ce que différentes personnes aient accès à différentes informations, ce qui entraîne une incohérence dans la prise de décision. À lui seul, cette situation perturbe le quotidien de l'entreprise et la productivité des équipes, mais elle peut également entraîner des complications spécifiques lors de l'audit, qui exige une traçabilité.
Un autre risque est la vulnérabilité des données. En partie parce que certains opérateurs de messagerie électronique et applications de messagerie peuvent ne pas disposer des meilleures certifications de sécurité, et en partie parce que la décentralisation peut conduire des sujets confidentiels à des personnes qui ne devraient pas y avoir accès, par le biais de destinataires en copie ou de la présence dans des groupes WhatsApp, par exemple.
Andréa indique également la surcharge informationnelle comme une autre difficulté courante. « La saturation des canaux entraîne une perte de temps et de concentration, avec des équipes qui dépensent plus d'énergie à s'organiser qu'à travailler réellement. Il n'est pas improbable que des données se perdent dans ce cas, ce qui affecte directement les pratiques de gouvernance », souligne la professionnelle.
Une des principales solutions à ce « chaos » est l'utilisation d'un seul canal de communication capable de concentrer et d'organiser les informations de l'entreprise, jouant le rôle de « colonne vertébrale » de la stratégie de communication interne et permettant l'échange d'informations et de documents en toute sécurité. Voici la proposition des intranets et autres systèmes de communication d'entreprise, en particulier ceux qui offrent des solutions intégrées pour que tout soit enregistré dans le même programme.
"Un bon système peut répondre à tous les besoins en communication interne et offrir également de la facilité lors de l'audit, avec transparence et praticité", explique Andréa. Mais elle souligne également : « C'est autant un changement d'outil qu'un changement culturel. Les gens doivent s'adapter et il est essentiel que toute l'équipe comprenne les raisons derrière la nouveauté, et l'utilise en conséquence », conclut-elle.
