À medida que le Black Friday approche, les détaillants se préparent à un flux intense de ventes. En plus de tous les soins apportés à la formation, au stock, au marketing et aux autres départements, il est impératif qu'une gestion fiscale efficace soit également mise en place. En plus de offrir une expérience agréable aux clients — qui peuvent faire face à des files d'attente ou à des problèmes de paiement lorsque des défaillances fiscales se produisent —, une bonne gestion consiste également à se préparer à d'éventuels imprévus qui ne dépendent pas uniquement de l'entreprise.
Selon Hugo Ramos, PDG deOh, oh, référence nationale en solutions pour les Documents Fiscaux Électroniques (DF-e) et autres demandes fiscales numériques, l'émission incorrecte de notes peut entraîner des amendes allant de 10 % à 100 % de la valeur de chacune. Lors de périodes de forte demande, cela peut devenir un coût préoccupant pour les organisations.
« Nous ne pouvons pas sous-estimer l’impact du domaine fiscal dans des moments comme celui-ci. Le Black Friday apporte de nombreuses opportunités, mais aussi des risques. Surtout quand Sefaz va devoir gérer un grand nombre de notes en même temps », commente le spécialiste.
Pour aider à préparer la date, Hugo a énuméré cinq des principaux rejets fiscaux, c'est-à-dire des erreurs qui font que la facture n'est pas émise correctement.
Rejet 202 : Défaut de reconnaissance de la paternité ou de l'intégrité du fichier numérique
Ce rejet indique une défaillance dans le « namespace » du fichier modèle utilisé pour l'UF », explique le PDG. Il s'agit presque toujours d'une défaillance technique de la part de la Sefaz elle-même.
La situation se résout généralement d'elle-même et il suffit d'attendre quelques minutes pour retraiter le fichier. Cependant, si cela ne se produit pas, il est nécessaire de contacter la Sefaz de l'État émetteur.
204 : Dupliquer NF-e [nRec : 999999999999999]
L'erreur survient lorsqu'une NF-e (modèle 55) ou NFC-e (modèle 65) est émise avec la même Clé d'Accès qu'une NF-e/NFC-e déjà autorisée. Ainsi, la note est considérée comme dupliquée.
Il est nécessaire de modifier le numéro de la NF-e de manière à ce qu'il n'ait pas encore été utilisé, puis de renvoyer le document. « Cette erreur est beaucoup moins courante lorsqu'on utilise un bon système intégré de gestion fiscale, avec une base de données à jour, car il y a une vérification automatique des éventuelles duplications », souligne Hugo.
Rejet 210 : Destinataire IE non valide
Le rejet concerne l'émission d'une NF-e avec l'Inscription d'État du destinataire (IE) invalide, ce qui se produit souvent en raison d'erreurs dans le numéro. La IE doit comporter entre 2 et 14 caractères numériques, et le positionnement de certains chiffres ou du chiffre de contrôle peut être incorrect.
La solution consiste à vérifier l'Inscription d'État fournie et à corriger toute erreur. Si le code de la IE commence par le chiffre zéro (0) et qu'il est constaté qu'il a été supprimé, il faut contacter le support du ERP utilisé pour vérifier le problème. Une autre alternative consiste à consulter le numéro d'identification de l'entreprise (IE) indiqué sur le site de SINTEGRA ou dans le Registre Centralisé des Contribuables (CCC) pour confirmer sa validité.
Rejet 212 : Date d'émission postérieure à la date de réception
« Des dates et des heures incompatibles peuvent survenir en quelques minutes. Par exemple, si la note a été émise à 15 heures, mais que l'heure locale de l'État de Sefaz est 14 h 59, l'erreur peut se produire. « Il faut aussi faire attention au changement d’heure », explique le spécialiste.
Vérifiez donc si l'heure de votre logiciel est synchronisée avec l'heure de la Sefaz de votre état, qui utilise l'heure régionale. Si votre système ERP utilise l'heure du serveur pour remplir la date/heure d'émission de la NF-e, vérifiez si le serveur est également synchronisé. Après la correction, il suffit de renvoyer la NF-e.
Rejet 365 : Le total des autres retenues diffère de la somme des éléments
Ce rejet se produit lorsqu'un NF-e (modèle 55) ou NFC-e (modèle 65) est émis et que la valeur totale des autres retenues diffère de la somme des valeurs des autres retenues pour les éléments soumis à l'ISSQN.
Hugo ajoute : « C’est l’une des erreurs qui nécessite une solution plus technique, avec des modifications du fichier XML de la note. Il faut corriger la valeur de la totalisation des autres retenues, qui se trouve dans le champ : id – W22c”.
Pour ces autres situations plus spécifiques, il est important de pouvoir compter sur des professionnels expérimentés dans le domaine fiscal. Pour ceux qui cherchent à obtenir plus de réponses, il est également possible d'utiliser laBase de connaissances Oobj, qui comprend des explications, des exemples et des solutions pour ces problèmes fiscaux et des centaines d'autres. C'est un guide d'aide pour la vie, pas seulement pour le Black Friday, conclut le PDG.
