Lorsqu'il s'agit de gestion financière, de nombreux entrepreneurs se concentrent immédiatement sur le contrôle des dépenses. Et bien que cela soit essentiel, gérer uniquement les coûts garantit-il la santé financière de l'entreprise ? Il y a un autre aspect tout aussi important : garantir que ce qui a été vendu est effectivement reçu.
Incohérences de paiement : un problème plus courant qu'il n'y paraît
Récemment, une franchisée du secteur de la chaussure a rapporté une situation inattendue. En examinant ses opérations, il a remarqué que toutes les ventes réalisées n'étaient pas déposées sur le compte de l'entreprise. Mais comment cela était-il possible ? Bien que les transactions soient enregistrées dans le système de point de vente, les montants n'apparaissaient pas dans le rapport de paiements par carte. La tâche de vérifier manuellement le grand volume de transactions quotidiennes était inviable, ce qui l'a conduite à rechercher une solution technologique.
La réponse est venue avec la mise en place d'un logiciel de rapprochement des cartes, qui a automatiquement identifié des écarts récurrents entre ce qui était vendu et ce qui entrait réellement sur le compte bancaire. Il a été découvert que certaines ventes, bien que enregistrées dans le système du magasin, n'apparaissaient pas dans les rapports des acquéreurs, ce qui signifiait que des montants n'étaient tout simplement pas payés.
Après avoir éliminé la possibilité de problèmes internes, en examinant minutieusement les opérations du magasin avec les reçus des machines à cartes en main, le franchisé a découvert que le problème résidait dans les défaillances opérationnelles de l'acquéreur lui-même.
Des cas comme celui-ci sont plus courants qu'on ne le pense. Pour donner une idée, entre 2022 et 2023, la F360, grâce à sa fonctionnalité de rapprochement des cartes, a aidé ses clients à récupérer 159 millions de reais, somme qui aurait autrement pu être perdue.
L'automatisation : la clé pour éviter les pertes financières
En plus d'identifier les ventes non payées, les systèmes de rapprochement détectent également les prélèvements indus sur les frais appliqués, qui peuvent différer des montants négociés avec les marques de cartes. Cela représente une autre source de pertes importantes pour les commerçants.
Dans le commerce de détail, où le volume de ventes est élevé, effectuer la reconciliation manuelle est presque impossible. La technologie, dans ce contexte, devient une grande alliée, permettant d'identifier rapidement les écarts et de ne pas perdre de valeurs au milieu de la complexité du flux financier. Même des incohérences apparemment mineures, comme 0,1 % des ventes, peuvent entraîner des pertes importantes au fil du temps. Il y a des cas de détaillants qui ont récupéré des milliers de reais en corrigeant des erreurs détectées grâce à l'utilisation de logiciels.
Bien que les cartes de crédit et de débit soient considérées comme des moyens de paiement sûrs, le commerçant doit être attentif à toutes les étapes du processus. Cela inclut non seulement la vérification des ventes réalisées, mais aussi des taux appliqués. Franchiseurs, par exemple, négocient souvent des conditions spéciales avec les enseignes pour leurs réseaux, mais il est crucial de vérifier si les montants convenus sont correctement facturés au quotidien.
Automatiser la reconciliation financière est une stratégie indispensable. Petits erreurs quotidiennes, si elles sont ignorées, peuvent s'accumuler et avoir un impact significatif sur la clôture de l'année. Imaginez un taux mal calculé appliqué à chaque échéance d'une vente à crédit : sans un outil pour identifier ces écarts, le commerçant aurait difficilement conscience du problème, mais l'impact sur le chiffre d'affaires serait réel.
Donc, ne laissez pas l'argent s'échapper à cause de défauts de rapprochement. Dans le commerce de détail, chaque centime compte, et garantir que toutes les ventes soient correctement encaissées est essentiel pour la pérennité de l'entreprise.
