Après un flot de désinformation sur les fausses taxes PIX et la baisse historique de l'utilisation de cette modalité, le Fisc fédéral a révoqué l'instruction normative RFB nº 2219/2024 qui établissait des règles pour surveiller les opérations de ce modèle et celles effectuées à l'aide d'une carte de crédit.
Cependant, l’avancée et le recul de ces exigences, combinés au grand nombre de doutes au sein de la population brésilienne sur la santé fiscale, soulèvent une alerte sur les précautions qui doivent être prises en permanence dans la gestion fiscale.
La transparence et la prudence dans le contrôle de la documentation financière sont des mesures essentielles pour éviter les problèmes avec les autorités fiscales, en particulier pour les petites entreprises, les professionnels indépendants et les cabinets d'avocats.
Même si, pour l'instant, les banques n'ont plus besoin d'informer la Receita Federal des mouvements financiers via PIX et carte de crédit supérieurs à 15 000 R$ pour l'entreprise et 5 000 R$ pour les particuliers, cette surveillance existait déjà et continuera d'être effectuée dans le cas des TED, des DOC et des SAC. Donc, il est important que vous gardiez le contrôle financier de votre entreprise, que vous conserviez les factures émises pour tous les honoraires et les documents fiscaux reçus de tous les fournisseurs.
L'organisation financière est toujours un facteur déterminant pour la réussite d'une entreprise. Il existe des stratégies pour éviter aux entrepreneurs l'asphyxie liée aux demandes de clarification de l'IRS sur leurs opérations et, surtout, les embarrasser avec les redoutables autorités fiscales.
- Maintenir à jour l'émission et la réception des factures
L'émission de factures est une exigence légale pour les cabinets d'avocats et les entreprises de tous secteurs. Chaque service fourni ou reçu doit être accompagné d'un document fiscal correspondant pour éviter les questions de la Direction Générale des Impôts concernant les montants transférés sans preuve.
Les erreurs courantes commises par les avocats, les professionnels indépendants et les propriétaires de petites entreprises comprennent des pratiques telles que la réception d’honoraires ou de paiements sans émettre de facture, la déclaration de montants inférieurs à ceux réellement reçus ou l’enregistrement incorrect des remboursements.
Une erreur administrative simple comporte des risques de sanctions fiscales et d'amendes élevées. C'est pourquoi la formation des collaborateurs aux bonnes pratiques comptables est essentielle. D'autres possibilités sont l'utilisation de technologies qui accélèrent les processus et la sous-traitance de la gestion financière des entreprises.
- Séparez toujours vos comptes personnels et professionnels
Mélanger les comptes bancaires des personnes physiques (PF) et des personnes morales (PJ) est une grave erreur qui peut entraîner des problèmes avec le Service fédéral des impôts et nuire à l'organisation financière de l'entreprise.
Lorsque les dépenses personnelles et professionnelles figurent sur le même relevé bancaire, il est plus complexe de justifier les mouvements financiers. En plus de maintenir des comptes bancaires séparés, enregistrez correctement toutes les retraits de rémunération et évitez d'utiliser les ressources de l'entreprise pour des dépenses personnelles, telles que le loyer, les achats personnels et les voyages privés.
- Attention au régime fiscal
Le mauvais choix du régime fiscal peut entraîner un paiement excessif ou insuffisant d'impôts. Les cabinets d'avocats et les entreprises peuvent choisir entre
- Simples Nacional (pour les revenus jusqu'à 4,8 millions R$/an, avec un taux d'imposition réduit, mais avec certaines restrictions).
- Bénéfice présumé (imposition sur une marge bénéficiaire fixe, idéal pour les bureaux de taille moyenne).
- Bénéfice réel (obligatoire pour les revenus élevés. Il calcule les impôts sur le bénéfice réel, ce qui peut être avantageux pour les entreprises ayant des marges réduites).
Les revenus d’une entreprise changent fréquemment et il est même sain pour elle de croître, alors révisez votre régime fiscal chaque année pour vous assurer que votre entreprise paie toujours ses impôts de la manière la plus efficace et la plus correcte possible.
- Avez-vous effectué une opération financière ? Enregistrez-vous !
Le manque de documentation sur les transactions financières est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises sont contrôlées de près. L'administration fiscale croise les données bancaires, fiscales et comptables pour identifier les incohérences. Cependant, par inexpérience ou ignorance, les entrepreneurs effectuent des mouvements de montants élevés sans justification, ne délivrent pas de reçus pour les paiements reçus ou négligent les contrats pour les services fournis.
Il y a aussi ceux qui divisent un paiement important en plusieurs transactions plus petites pour échapper au contrôle de la Receita Federal, qui recourent à des comptes de tiers pour déplacer de l'argent, ou qui effectuent des dépôts fréquents sans justification fiscale. Toutes ces postures peuvent entraîner des préjudices, des sanctions et des pertes pour la réputation de votre entreprise. Il est toujours préférable de planifier les opérations financières de manière structurée et de conserver tous les documents prouvant l'origine et la destination des fonds transférés.
De plus, gardez un contrôle strict de tous les reçus et paiements, en conservant les factures, les contrats, les reçus de dépôt et les virements bancaires.
- Faites attention aux délais des obligations fiscales
Le non-respect des délais de déclaration et de paiement des impôts peut entraîner des amendes, des intérêts et même des sanctions légales. De nombreuses entreprises voient leur santé financière et fiscale menacée par le retard dans le paiement du Simples Nacional, l'omission de déclarations obligatoires (DCTF, ECF, DIRF) ou des erreurs dans la déclaration de l'impôt sur le revenu de l'entreprise. Une solution consiste à créer un calendrier fiscal, à compter sur des spécialistes en comptabilité ou en gestion fiscale, et à utiliser des outils d'automatisation pour planifier les paiements et les déclarations, ainsi vous n'avez pas à vous soucier des oublis.
Si vous prenez ces précautions et maintenez tout en ordre avec votre contrôle fiscal, votre entreprise connaîtra toujours une croissance durable, sans maux de tête avec l'administration fiscale et à l'abri de sanctions administratives ou même judiciaires. Profitez du début d'année pour revisiter toutes vos stratégies et diagnostiquer le degré de risque dans les finances de votre entreprise ou cabinet d'avocats.
