À mesure que la transformation numérique progresse, l'intégration de l'intelligence artificielle (IA) et de l'automatisation devient essentielle pour la gestion documentaire. Ces technologies ne promettent pas seulement de révolutionner la façon dont les organisations gèrent l'information et les processus, mais offrent également une gamme d'avantages allant de l'amélioration de la précision et de l'efficacité à l'obtention d'informations précieuses pour la prise de décision. Algorithmes avancés d'IA, par exemple, sont capables d'identifier des schémas et des anomalies dans des documents, optimisant les processus d'audit et de conformité.
Avec des prévisions optimistes des analystes du marché, on s'attend à ce qu'en 2027, 75 % des grandes entreprises du monde entier, y compris le Brésil, adoptent l'IA pour améliorer la gestion des documents et des informations. Dans ce contexte d'évolution technologique rapide, la sécurité de l'information et la conformité réglementaire gagnent également en importance, avec des investissements croissants dans des solutions robustes pour protéger les actifs documentaires contre les menaces cybernétiques et garantir la confidentialité des données. Découvrez quelles seront les principales tendances qui devraient influencer la gestion documentaire en 2025
Intelligence artificielle : révolution dans la gestion des documents
L'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique sont de plus en plus intégrés aux systèmes de gestion documentaire. Ces technologies permettent l'analyse de grands volumes de données et l'extraction d'informations précieuses qui soutiennent la prise de décision. Par exemple, les algorithmes d'IA sont capables d'identifier des schémas et des anomalies dans des documents, améliorant la précision et l'efficacité des processus d'audit et de conformité.
Les technologies de traitement du langage naturel devraient également permettre des fonctions de recherche de plus en plus intuitives, aidant les utilisateurs à trouver le document ou l’information exact dont ils ont besoin, offrant ainsi un accès instantané aux données les plus pertinentes.
Une étude de Gartner prédit que, d’ici 2027, 75 % des grandes entreprises mondiales, y compris le Brésil, utiliseront l’IA pour améliorer la gestion des documents et des informations.
Les systèmes RPA continueront de se développer
Parallèlement, l'automatisation des processus robotiques (RPA) gagne également en importance. Les outils RPA sont utilisés pour automatiser les tâches répétitives liées à la gestion des documents, telles que la classification, l'archivage et la récupération d'informations.
Cela libère des ressources humaines pour des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée. Une étude récente de McKinsey & Company indique que l'automatisation peut augmenter la productivité jusqu'à 40 % dans les entreprises brésiliennes, entraînant une économie significative de temps et de ressources.
Mettre l'accent sur la confidentialité des données et la conformité
La sécurité de l'information demeure une priorité absolue. Avec l'augmentation de la digitalisation, de nouveaux défis liés à la protection des données apparaissent. Les organisations doivent garantir que leurs informations soient protégées contre les menaces cybernétiques et les fuites.
Au Brésil, la Loi Générale sur la Protection des Données (LGPD) impose des exigences strictes de conformité, et les entreprises investissent massivement dans des solutions de sécurité pour protéger leurs actifs documentaires. Des technologies telles que la cryptographie avancée et l'authentification multifactorielle sont largement adoptées pour garantir l'intégrité et la confidentialité des documents.
Flux de travail intégrés et signature numérique
Les systèmes de gestion de documents sont de plus en plus intégrés aux systèmes de flux de travail et aux outils de signature numérique, optimisant ainsi le temps, les systèmes supplémentaires et les coûts de stockage physique.
Ces technologies permettent également une analyse avancée des données, offrant des insights précieux pouvant orienter la prise de décisions stratégiques. Grâce à l'utilisation d'algorithmes d'apprentissage automatique, les entreprises peuvent prévoir les tendances, identifier les modèles et les anomalies, et même automatiser la génération de rapports détaillés sur la performance et les risques liés à la gestion documentaire.
Cela améliore non seulement l’efficacité opérationnelle, mais permet également une approche proactive de l’atténuation des risques et de l’optimisation des processus, garantissant que les entreprises ont toujours une longueur d’avance sur un marché concurrentiel.
Des données accessibles, de n'importe où
Les solutions basées sur le cloud sont essentielles pour que les documents, les flux de travail et les processus puissent être accessibles de n'importe où – et les solutions cloud offrent flexibilité, évolutivité et sécurité, permettant aux entreprises de stocker et d'accéder à leurs documents de manière efficace. Une étude de l'IDC indique que 80 % des entreprises brésiliennes utilisent déjà ou prévoient d'utiliser des solutions cloud pour la gestion des documents et des informations dans les prochaines années
Des solutions uniques pour chaque entreprise
La personnalisation des services de gestion documentaire gagne également en importance. Les solutions doivent être adaptables aux besoins spécifiques de chaque organisation, en tenant compte du secteur d'activité, de la taille de l'entreprise et des particularités des processus internes.
Les outils de gestion de documents personnalisés permettent une plus grande efficacité opérationnelle et une meilleure intégration avec d’autres systèmes d’entreprise, offrant une expérience utilisateur plus intuitive et plus efficace.
De plus, l'intégration entre les systèmes est en effet l'une des principales préoccupations des décideurs. Les entreprises brésiliennes investissent dans des plateformes offrant une gestion documentaire intégrée, permettant la communication entre différents systèmes et départements. Cela élimine les silos d'information et améliore la collaboration interne, ce qui entraîne des processus plus agiles et précis.
En résumé, les principales tendances de la gestion documentaire en 2025 sont marquées par la digitalisation accélérée, l'automatisation et l'intelligence artificielle. Les nouvelles solutions reflètent la nécessité pour les organisations de s'adapter à un environnement commercial en constante évolution. Plus que jamais, la gestion documentaire est une partie essentielle des affaires - et pas seulement une activité complémentaire. Sans une gestion efficace, les entreprises risquent de sombrer dans des processus confus, coûteux et qui surcharge l'exploitation, laissant peu de place à la croissance et à l'innovation.
