Nykytilanteessa digitaalinen muutos muuttaa yritysten dynamiikkaa, ja henkilöstöosasto (HR) näyttelee keskeistä roolia yritysten nykyaikaistamisessa. Tässä segmentissä asiakirjahallinta, joka aiemmin oli paperipinojen ja manuaalisten prosessien hallitsemaa, vaatii nyt nopeutta, turvallisuutta ja tehokkuutta. Tähän tarvitaan teknologisia työkaluja.
Mikä on asiakirjahallinta henkilöstöosastolla?
HR-alueen on käsiteltävä valtava määrä asiakirjoja – sopimuksia, palkanlaskentatiedostoja, suoritusarviointeja, sisäisiä politiikkoja ja paljon muuta. Näiden tiedostojen tehokas hallinta eli lähetyksen, palautuksen, allekirjoituksen, tarkistuksen ja muiden hallinta ei ole vain järjestelykysymys, vaan kriittinen tekijä liiketoiminnan menestykselle.
Toisen mukaantoimitusjohtajaDigital Helper + Assine Bem, Carlos Henrique Mencaci, teknologia on välttämätön tässä tilanteessa. Joka ihmisiä hoitava henkilö pitää käsissään erittäin tärkeitä tietoja. Näiden tietojen fyysinen käsittely, tai jos se tapahtuu epäsopivilla alustoilla, voi tehdä alasta tehottoman, ilman strategiaa ja turvallisuutta, koska suuri osa voimasta menee paperityön järjestämiseen, hän selittää.
Mitkä teknologiat tekevät asiakirjahallinnasta älykkään? Tutustu viiteen HR-työkaluun!
Tutkimus, jonka teki Think Work Lab, paljasti, että HR-osastot kärsivät edelleen byrokratiasta ja automaation puutteesta. Tietojen mukaan brasilialaiset käyttävät keskimäärin 16,9 tuntia viikossa, eli 38 % työajastaan, byrokraattisiin tehtäviin. noin 22 %:n ammattilaisista työtehtävät olivat monotonisia ja toistuvia, mikä nähtiin motivoimattomina tekijöinä. Lisäksi suuri osa (40%) ei tehnyt mitään käytännön liikettä tehdäksensä henkilöstöhallinnosta teknologisempaa ja vähemmän manuaalista. Tässä yhteydessä Mencaci luettelee viisi hyödyllistä työkalua tämän päivityksen aloittamiseksi järjestelmissä:
asiakirjahallintajärjestelmät (DMS – Document Management Systems)
DMS mahdollistaa tiedostojen luomisen, tallentamisen, järjestämisen ja jakamisen keskitetysti ja turvallisesti internetissä. Resurssien, kuten indeksointi ja nopea haku, avulla HR voi käyttää mitä tahansa tietoa sekunneissa, poistaen ajanhukkaa manuaalisista hauista. Kuten Digital Helper + Assine Bem -alustat tarjoavat tämän ilmapiirin, integroitumalla muihin työkaluihin, mikä helpottaa toimintojen automaatiota, sanoo toimitusjohtaja.
Sähköinen allekirjoitus
Asiakirjaluettelo on kriittinen vaihe HR:ssä, olipa kyse sopimuksista, palkkaamisesta, irtisanomisista tai sopimuksista. Sähköisen allekirjoitusvälineet takaavat oikeudellisen pätevyyden, nopeuden ja suojan. Niiden avulla on mahdollista lähettää, vahvistaa ja säilyttää asiakirjoja ilman tulostamista tai matkustamista.
Pilvitallennus
Pilvipalvelu on keskeinen kirjoitusten saavutettavuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi ympäristössäverkossaTämä mekanismi mahdollistaa tietojen avaamisen mistä tahansa ja milloin tahansa. Lisäksi tietojen salaus ja varmuuskopiotautomaatit varmistavat tietojen turvallisuuden.
4. Yhteistyö- ja jakamisalustat
Työkalut etäkokousten järjestämiseen, tehtävien suunnitteluun ja niiden kehityksen seuraamiseen helpottavat tiimien välistä yhteistyötä ja materiaalien turvallista jakamista. Heidän kanssaan henkilöstöosasto voi luodatyöprosessittehokkaita, hyväksyä asiakirjat reaaliajassa ja pitää kaikki ylläsidosryhmätsovitettu.
Integroitu tekoäly
Alkuperäisesti tekoälyä (TI) sisältävät järjestelmät, eli sellaiset, jotka on suunniteltu itseään vartensivusto, ne ovat olennaisia palvelun optimoimiseksi, joka siellä tehdään. Digital Helper + Assine Bem -palvelussa tekoäly on sidoksissa digitaalisen allekirjoitusprosessiin. Niiden avulla ihmiset voivat esittää tarkkoja kysymyksiä allekirjoitettavasta sisällöstä. Tämä vähentää tarvetta kutsua asiantuntijaa selvittämään epäselvyyksiä tai mahdollisia virheitä tulevaisuudessa, selittää hän.toimitusjohtaja.
Lopuksi, Mencacin mukaan älykäs johtaminen ei ole vain teknologian kysymys, vaan myös selviytymiskysymys nykyisessä markkinassa. Yritykset, jotka ottavat käyttöön nämä asetukset, parantavat tuottavuutta, turvallisuutta ja kilpailukykyä samalla vähentäen kustannuksia ja riskejä, hän päättää.