Verkkomaailmassa jokainen sekunti on tärkeä. Vastausajan nopeus johtaa liidiin (se potentiaalinen asiakas, joka osoitti kiinnostusta tuotteeseen tai palveluun ja antoi yhteystietonsa) voi ratkaista, tehdäänkö myynti vai menetetäänkö arvokas mahdollisuus. Tutkimukset osoittavat, että liidin muuntomahdollisuuksiin vaikuttaa se, kuinka nopeasti yritys vastaa ensimmäiseen yhteydenottoon.
InsideSalesin tietojen mukaan mahdollisuus muuntaa liidi ensimmäisten viiden minuutin aikana ensimmäisen yhteydenoton jälkeen on hämmästyttävä: 21 kertaa suurempi kuin jos vastaus kestää 30 minuuttia. Lisäksi, kun vasteaika pitenee viidestä kymmeneen minuuttiin, muuntumisprosentti vähenee neljä kertaa. Siksi nopea toiminta on välttämätöntä asiakkaan kiinnostuksen herättämiseksi juuri silloin, kun hän on eniten sitoutunut.
Täydennäkseen tätä tietoa, HubSpotin tutkimus osoittaa, että 78 % kiinnostuneista ostajista suosii yritystä, joka vastaa ensimmäisenä heidän kysymyksiinsä. Tämä tieto paljastaa suuren mahdollisuuden yrityksille, jotka haluavat erottua markkinoilla. Parantaessaan vastauksien ketteryyttä yritys ei ainoastaan lisää mahdollisuuksiaan konversioon, vaan myös osoittaa sitoutumisensa asiakaspalveluun.
Alberto Filho, Poli Digitalin toimitusjohtaja, joka kehittää keskittämisen ja automaation teknologioita asiakaspalvelukanavien hallintaan, toteaa, että yksi tehokkaimmista tavoista parantaa vastausaikaa on investoida automaatioon.
Teknologiset työkalut voidaan määrittää lähettämään automaattisia viestejä heti, kun liidi ottaa yhteyttä, varmistaen että hän tietää välittömästi, että hänen pyyntönsä on vastaanotettu ja sitä käsitellään. Tämä ei ainoastaan säästä aikaa, vaan myös välittää ammattimaisuutta ja asiakaspalvelua, toteaa toimitusjohtaja.
Lisäksi tiimisi koulutus on olennaista vastataakseen liideihin nopeasti ja tehokkaasti. Hyvin valmistautunut tiimi ymmärtää ketteryyden tärkeyden ja osaa käsitellä erilaisia pyyntöjä ilman, että palvelun laatu kärsii, korostaa Filho.
Toinen tärkeä strategia on seurata reaaliaikaisesti yrityksen tuotteista kiinnostuneita asiakkaita erityisohjelmistojen avulla. Alberto selittää: "Nämä järjestelmät mahdollistavat sen, että voidaan tunnistaa, mitkä liidit tarvitsevat välitöntä huomiota, auttaen tiimiä priorisoimaan kiireellisimmät ja lupaavimmat yhteydenotot."
Saavuttaakseen huippuosaamisen on tärkeää hakea jatkuvaa palautetta vastausajoista ja asiakaskokemuksesta. Näiden mittareiden säännöllinen arviointi auttaa yritystäsi tunnistamaan heikkoudet ja toteuttamaan jatkuvia parannuksia prosessissa, päättää Poli Digitalin toimitusjohtaja.
