Vastata viesteihin WhatsAppissa, tarkistaa sähköposteja, vastata puheluihin, osallistua kokouksiin ja toimittaa strategisia tehtäviä. Monille ammattilaisille tämä on jokapäiväinen todellisuus. Ongelma on, että vaikka tahti on intensiivinen, todellinen tuottavuus ei näytä pysyvän työn määrän mukana.
“Elämme pysyvän häiriön tilassa. Teknologia toi nopeutta, mutta myös raivokkaan kilpailun meidän huomiostamme„väittää Virgilio Marques dos Santos, FM2S Education ja Consultingin perustajajäsen, urakehityksen asiantuntija ja tohtori Unicampista.
Hänen mukaansa loppupäivän uupumuksen tunne, vaikka suuria tehtäviä ei olisikaan suoritettu, on selvä merkki siitä, kuinka usein keskeytykset vaikuttavat työhön. Joka kerta kun meidät keskeytetään, aivomme joutuvat tekemään lisäponnistuksen jatkaakseen ajattelua. Tämä katkojen ja uudelleen aloittamisen sykli kuluttaa kognitiivista energiaa ja haittaa päätöksentekoa, hän selittää.
Tämä vaikutus ei ole uusi. Klassiset tutkimukset informaatiokuormasta, kuten Cheri Speierin, Joseph Valacichin ja Iris Vesseyn vuonna 2007 julkaisema, naPäätöksentutkimusjo todistivat jo, että usein toistuvat häiriöt vähentävät henkistä selkeyttä ja lisäävät virheiden määrää. Ero on se, nykyisen hyperyhteyden aikakaudella, tilanne on pahentunut — ja kustannukset on alettu mitata myös mielenterveyden kannalta.
Häiriöiden vaikutus päivittäisessä yrityselämässä
Työympäristössä häiriöt ovat usein luonnollistettuja. Peräkkäiset kokoukset, pikaviestit, jatkuvat ilmoitukset ja "nopeat" keskeytykset kollegoilta kasaantuvat ja luovat hälyä, joka sabotoi keskittymistä.Kun tämä muuttuu rutiiniksi, tärkeät päätökset tehdään epätäydellisten tietojen tai asianmukaisen ajattelun puuttuessa. Se tämä voi vaikuttaa suoraan hankkeen tai koko alan tuloksiin, toteaa Santos.
Hän muistaa, että moniosaajasta, jota aiemmin ihailtiin, katsotaan nykyään varovaisemmin. Ole tuottelias ei ole tehdä monia asioita samanaikaisesti, vaan pystyä edistämään todellisia tärkeitä tehtäviä syvällisesti ja täysillä huomiolla.
Neljä strategiaa keskittymisen suojelemiseksi ja suorituskyvyn parantamiseksi
Tämän tilanteen edessä Santos listaa neljä yksinkertaista käytäntöä, jotka voivat auttaa vähentämään keskeytysten vaikutuksia ja lisäämään työtehokkuutta:
Keskittymisajanjaksotvaraa päivän ajanjaksot strategisille tehtäville, ilmoitukset pois päältä ja keskeytykset minimoitu. Ilmoita tiimille tästä rutiinista odotusten asettamiseksi;
Prioriteettien hallintaKäytä työkaluja kuten Eisenhower-matriisia (joka jakaa tehtävät neljään kategoriaan: kiireelliset ja tärkeät, tärkeitä mutta ei kiireellisiä, kiireellisiä mutta ei tärkeitä ja ei kiireellisiä eikä tärkeitä) erottaaksesi kiireellisen ja tärkeän. Näin vältytään riskiltä käyttää energiaa vähävaikutteisiin vaatimuksiin;
3. ViestintäajatKeskity viestien ja sähköpostien tarkistamiseen tiettyinä päivänä aikana. Tämä vähentää ahdistusta siitä, että on aina saatavilla, ja parantaa ajanhallintaa;
4. Ajan kunnioituksen kulttuuriIncentivo ei aikaan selkeä ja suunniteltu viestintä. Monia epäselvyyksiä voidaan ratkaista etukäteen sovituissa kokouksissa tai selkeämmissä viestinvaihdoissa.
Keskittymisen palauttaminen on enemmän kuin tehokkuuskysymys. Se on tapa huolehtia mielenterveydestämme ja päivittäisten päätöstemme laadusta, päättää asiantuntija.
