Tehtävien delegointi on osa korkeiden johtotehtävissä olevien johtajien päivittäistä rutiinia. Se on asento, joka edistää tiimin osaamisen kehittämistä ja auttaa jopa pitämään työntekijät motivoituneina. Kuitenkin monille tehtävien ja vastuiden delegointi muille on edelleen suuri haaste. Gallupin vuoden 2023 maailmanlaajuisen työpaikan tila -tutkimuksen mukaan, johon osallistui yli 1 400 johtajaa Yhdysvalloissa, kolme neljäsosaa haastatelluista kokee vaikeuksia delegoinnissa.
Rodrigo Magalhães, EXEC:n partneri, toteaa, että monet toimitusjohtajat jäävät lopulta operatiivisiin kysymyksiin, mikä voi johtua luottamuksen, rohkeuden puutteesta ja liiallisesta perfektionismista. Luottamus on tärkeä elementti tehtävien delegoinnissa ja sillä on vahva yhteys rohkeuteen. Luottaakseen toiseen hänen täytyy olla rohkea siirtämään osan päätöksistä ja toimista suoraan ja epäsuorasti tiimilleen.
Magalhãesille delegointi ei tarkoita välttämättä, että toimintaa ei valvottaisi. Vaikka toimitusjohtaja pyytäisi tehtävää, funktiota tai aktiviteettia, sitä on seurattava, jotta hän pysyy perillä siitä, mitä tapahtuu.
Lisäksi hänen mukaansa delegoinnin vaikeus voi liittyä myös ammattilaisen omiin persoonallisuuspiirteisiin, kuten keskittäväksi ja perfektionistiseksi olemiseen.
Välttämättömyys delegoida voi aiheuttaa joitakin negatiivisia vaikutuksia ei vain ammattilaiselle, vaan myös yritykselle. Näissä Rodrigon esiin tuomissa kohdissa ovat pitkäjänteisen näkemyksen puute, huomiotta jättäminen markkinoilla tapahtuvasta sekä makrotavoitteiden keskittymän puuttuminen. Toimitusjohtaja, joka keskittyy liikaa päivittäisiin asioihin, käyttää vähemmän aikaa innovaatioon, muutokseen ja tulevaisuuteen. Hän menettää paljon katsomalla vain yrityksen sisälle, jääden paitsi markkinoilla tapahtuvasta, eikä kiinnitä huomiota organisaation laajempiin tavoitteisiin, jotka sisältävät suuria muutoshankkeita, jotka auttavat liikuttamaan yrityksen mittaria.
Voiko tekoäly haitata toimitusjohtajan kykyä delegoida?
Tekoälyn (AI) tulemisen myötä markkinoilla on herännyt joitakin huolia siitä, että teknologia saattaa korvata joitakin tehtäviä, ja joillekin tämä voi vahvistaa entisestään pelkoa tehtävien tai toimintojen delegoinnista. Kansainvälisen ADN Digitalin tekemän tutkimuksen mukaan joissakin maissa toimitusjohtajat pelkäävät joutuvansa koneiden korvaamiksi – 43 % haastatelluista vahvisti kokevansa tämän epävarmuuden. Äskettäin osallistuin Lontoon foorumiin, jossa tämä aihe otettiin keskusteluun. Jotkut siihen liittyvät elementit eivät ole vielä kehittyneet, erityisesti arviontiasioissa, eli tekoäly ei vielä tiedä selkeästi, mikä on oikein ja mikä väärin, korostaa Rodrigo.
EXEC:n kumppani rauhoittelee ja kertoo, että tekoäly ei saisi korvata toimitusjohtajaa, koska se ei pysty tuomaan tärkeää ominaisuutta päätöksentekoon, intuitiota.päätöksenteossa lopullinen sana on edelleen ihmisellä, joka sitoutuu tietoon, toimenpiteeseen, diagnoosiin tai ratkaisuun, ja käyttää tekoälyä päätöksenteon tukena.
Magalhães ehdottaa, että tekoäly voi auttaa toimitusjohtajaa monilla alueilla, olipa kyse päätöksenteosta, markkinainformaation ja analyysien tarjoamisesta tai liiketoimintastrategioiden laatimisesta trendien ja päivitettyjen tietojen perusteella. Lisäksi se voi parantaa yritysviestintää auttamalla yritysdokumenttien, kuten raporttien, tärkeiden sähköpostien, puheiden ja tiedotteiden kirjoittamisessa ja tarkistamisessa sekä edistää ajankäytön hallintaa, hän korostaa. ADN:n tutkimuksen mukaan 45 % johtajista sanoi tekevänsä päätöksiä perustuen tietoihin ja tietoihin käyttäen ChatGPT:tä.
EXEC:n kumppani korostaa myös, että tekoäly voi tukea luovien ideoiden generointia uusien tuotteiden, palveluiden tai markkinointistrategioiden kehittämisessä sekä luoda opetusmateriaaleja ja tarjota räätälöityjä sisältöjä tiimien koulutukseen tai ammatilliseen päivitykseen. „ChatGPT esimerkiksi sisältää paljon tietoa ja laajan tietokannan, mikä on tärkeää ymmärtääksesi, mitä markkinat tekevät, sekä helpottaa sisällön luomista koulutukseen ja työntekijöiden osaamisen kehittämiseen“, hän korostaa.
EXEC:n partnerin mukaan CEO, joka ei alistu tekoälylle, voi menettää markkina-asemansa.
Kuinka delegoida enemmän ja tulla strategisemmaksi?
Tässä markkinamuutosten hetkessä Rodrigo valitsi viisi vinkkiä auttaakseen toimitusjohtajaa irrottautumaan operatiivisesta rutiinistaan ja tulemaan strategisemmaksi.
- Hyvää N1:tä. On tärkeää, että hänet ympäröivät hyvät johtajat, kuten varapresidentit, johtajat ja esimiehet, jotka pystyvät ottamaan haltuun operatiiviset kysymykset. Heidän täytyy olla erittäin hyviä, jotta toimitusjohtaja voi luottaa heihin.
- Luo rutiineja laajempien tavoitteiden seuraamiseksi. Se siihen liittyy myös joitakin johtamisrituaaleja, jotta toimitusjohtaja ei tuntisi olevansa liian kaukana päivittäisistä toiminnoista.
- Hyödynnä teknologiaa seuratakseen, mitä tapahtuu. Mutta tämä ei tarkoita, että johtajaa pitäisi kopioida kaikissa sähköposteissa, viesteissä tai olla kaikissa WhatsApp-ryhmissä, hän varoittaa.
- Harjoittele päivittäistä delegointia ja kyseenalaista itseäsi jatkuvasti. Se on harjoitus käyttäytymisestä, sallien ihmisten tehdä päätöksiä ja välttäen hallinnon ei-keskittämistä.
Magalhãesille toimitusjohtajan rooli on johtaa tiimiä, määritellä strategioita ja tehdä päätöksiä, jotka vaativat luovuutta, liiketoimintanäkemystä ja empatiaa. "Vain delegoimalla johtaja pystyy saamaan parhaat puolet tiimeistään ja harjoittamaan strategista henkilöstöjohtamista", hän toteaa.
