Yritysten huoli corporate governance -hallinnosta on kasvanut — Brasilian Corporate Governance -instituutin (IBGC) tutkimuksen mukaan vuodelta 2024 yksityinen sektori osoitti keskimäärin 66 %:n sitoutumisen suositeltuihin käytäntöihin Brasilian Corporate Governance -koodin mukaisesti, mikä on 1,6 prosenttiyksikön nousu vuoteen 2023 verrattuna. Valtionyhtiöt ja julkisesti noteeratut yhtiöt osoittavat myös jatkuvaa kasvua.
Siitä huolimatta jotkut yhteiset tekijät edelleen haittaavat hyvän hallintotavan harjoittamista, toteaa Andréa Migliori, toimitusjohtaja.Workhub DigitalHR Tech ratkaisuja yritysportaaleihin. Hallinnon kulmakivet ovat oikeudenmukaisuus, läpinäkyvyys, rehellisyys, kestävyys ja vastuunotto. Kaikissa niissä viestinnällä on keskeinen rooli, ja valitettavasti tällä alalla on monia haasteita eri toimialojen yrityksissä, hän selittää.
Toimitusjohtaja esittelee yleisimmin käytetyt menetelmät tiedon lähettämiseen organisaatioissa: sähköpostit ja WhatsApp. Vaikka ne ovat erittäin hyödyllisiä ja laajasti levinneitä työkaluja, molemmat sisältävät riskejä ja viiveitä, jotka voivat vaikuttaa koko yrityksen viestintään.
Ensimmäinen esiin nostettu negatiivinen kohta on tiedon organisointi ja pääsy segmentointiin. Kun keskustelut ja asiakirjat ovat hajallaan satojen sähköpostien tai WhatsApp-ryhmien kautta, on erittäin vaikea tunnistaa, kuka sanoi mitä ja milloin. Tämä johtaa myös siihen, että eri ihmisillä on pääsy erilaisiin tietoihin, mikä aiheuttaa epäjohdonmukaisuutta päätöksenteossa. Itse asiassa tämä tilanne häiritsee liiketoiminnan päivittäistä toimintaa ja tiimien tuottavuutta, mutta se voi myös aiheuttaa erityisiä ongelmia tarkastuksen aikana, joka vaatii jäljitettävyyttä.
Toinen riski on tietojen haavoittuvuus. Osittain siksi, että jotkut sähköpostipalvelut ja viestintäsovellukset eivät ehkä täytä parhaita turvallisuussertifikaatteja, ja osittain siksi, että hajauttaminen voi johtaa luottamuksellisiin asioihin henkilöille, joilla ei pitäisi olla pääsyä, esimerkiksi kopioitujen vastaanottajien tai WhatsApp-ryhmissä olevien jäsenten kautta.
Andréa osoittaa tiedon ylikuormituksen toiseksi yleiseksi vaikeudeksi. Kanavien kyllästyminen johtaa ajan ja keskittymisen menetykseen, kun tiimit käyttävät enemmän energiaa järjestäytyäkseen kuin oikeasti työskennellessään. Ei ole mahdotonta, että tiedot häviävät tällaisessa tilanteessa, mikä vaikuttaa suoraan hallintokäytäntöihin, korostaa ammattilainen.
Yksi pääratkaisu tähän "kaaokseen" on käyttää yhtä viestintäkanavaa, joka pystyy keskittämään ja järjestämään yrityksen tiedot, toimien sisäisen viestintästrategian "selkärankana" ja mahdollistaa turvallisen tiedon ja asiakirjojen vaihdon. Tämä on intranetien ja muiden yritysviestintäjärjestelmien ehdotus, erityisesti ne, jotka tarjoavat integroituja ratkaisuja, jotta kaikki jää rekisteröityksi samaan ohjelmaan.
Hyvä järjestelmä pystyy täyttämään kaikki sisäisen viestinnän tarpeet ja tarjoamaan myös helppoutta tarkastuksen aikana, läpinäkyvyyttä ja käytännöllisyyttä, selittää Andréa. Mutta hän korostaa myös: "Se on yhtä paljon työkalumuutos kuin kulttuurinen muutos. Ihmisten täytyy sopeutua, ja on olennaista, että koko tiimi ymmärtää uudistuksen taustat ja käyttää sitä asianmukaisesti," hän päättää.
