Tiedon ja tietojen hajauttaminen haavoittuvuus: opi, kuinka viestintä sähköpostien ja WhatsAppin kautta luo kaaosta Corporate Governancelle

Yritysten huoli yrityshallinnosta on kasvanut (IBGC) vuonna 2024, ja yksityinen sektori osoitti, että Brasilian hallintosäännöstön suosittelemiin käytäntöihin on keskimäärin 66%, mikä on 1,6 prosenttiyksikköä vuoteen 2023 verrattuna.

Tästä huolimatta jotkin yhteiset tekijät haittaavat edelleen hyvää hallinnon harjoittamista, kertoo Andrea Migliori, toimitusjohtaja Digitaalinen Workhub, HR Yritysportaalien ratkaisujen tekniikka.“Johdon pilarit ovat tasapuolisuus, läpinäkyvyys, rehellisyys, kestävyys ja vastuullisuus. Kaikille niille viestintä on avainasemassa, ja valitettavasti kaikilla segmentillä olevien yritysten keskuudessa on tällä alueella monia haasteita, hän selittää.

Toimitusjohtaja on esimerkki käytetyimmistä menetelmistä tiedon lähettämiseen organisaatioissa: sähköpostit ja WhatsApp. “ Vaikka ne ovat erittäin hyödyllisiä ja laajalti levitettyjä työkaluja, molemmat tuovat riskejä ja viivästyksiä, jotka voivat vaikuttaa kaikkeen yrityksen viestintään.

Ensimmäinen kielteinen seikka on kysymys organisoinnista ja tiedon segmentoinnista.Keskustelujen ja asiakirjojen ollessa hajallaan sadoissa sähköposteissa tai WhatsApp-ryhmissä tulee erittäin vaikeaksi tunnistaa, kuka sanoi mitä ja milloin.Tämä johtaa myös siihen, että eri ihmiset saavat käyttöönsä erilaisia tietoja, mikä tuo epäjohdonmukaisuutta päätöksenteossa.Tällä hetkellä tämä tilanne häiritsee päivittäistä liiketoimintaa ja tiimien tuottavuutta, mutta voi myös tuoda erityisiä komplikaatioita tarkastuksen aikaan, mikä vaatii jäljitettävyyttä.

Osittain siksi, että joillakin sähköpostioperaattoreilla ja viestisovelluksilla ei ehkä ole parhaita tietoturvasertifikaatteja, ja osittain siksi, että hajauttaminen voi viedä arkaluonteisia kysymyksiä ihmisille, joilla ei pitäisi olla pääsyä, esimerkiksi kopioiden tai WhatsApp-ryhmissä olevien vastaanottajien kautta.

Andrea ilmoittaa myös tiedon ylikuormituksen toisena yleisenä vaikeutena.“Channel saturation johtaa ajan ja keskittymisen menettämiseen, kun tiimit kuluttavat enemmän energiaa yrittäen organisoida kuin todellisuudessa työskentelevät.Ei ole epätodennäköistä, että tietoja katoaa, kun näin on, mikä vaikuttaa suoraan hallintokäytäntöihin.

Yksi tämän “caosPreathin pääratkaisuista on yritystiedon keskittämiseen ja järjestämiseen kykenevän yhden viestintäkanavan käyttö, sisäisen viestintästrategian “dorsalPreachin roolissa ja tietojen ja asiakirjojen turvallisen vaihdon mahdollistaminen Tämä on intranettien ja muiden yritysviestintäjärjestelmien ehdotus, erityisesti ne, jotka tuovat integroituja ratkaisuja niin, että kaikki rekisteröidään saman ohjelman puitteissa.

“Hyvä järjestelmä voi vastata kaikkiin sisäisen viestinnän tarpeisiin ja tarjota myös helppoutta tarkastuksen aikaan, läpinäkyvyydellä ja käytännöllisyydelläNäkyvästi, selittää Andrea. Mutta hän myös vahvistaa: “Se on työkalun muutos niin paljon kuin se on kulttuurinen muutos Ihmisten on sopeuduttava ja on oleellista, että koko tiimi ymmärtää uutuuden taustalla olevat syyt, ja käyttää sitä innollista, hän päättelee.