Kun kyse on taloushallinnosta, monet yrittäjät keskittyvät välittömästi menojen hallintaan. Vaikka tämä on olennaista, riittääkö vain kustannusten hallinta yrityksen taloudellisen terveyden varmistamiseen? On toinen yhtä tärkeä näkökohta: varmistaa, että myytyä tavaraa vastaanotetaan todellisuudessa.
Maksuerojen epäjohdonmukaisuudet: ongelma, joka on yleisempi kuin miltä näyttää
Äskettäin kenkäalan franchising-yritys raportoi odottamattomasta tilanteesta. Tarkastellessaan toimintaansa he huomauttivat, että kaikki tehdyt myynnit eivät ole talletettu yrityksen tilille. Mutta kuinka tämä oli mahdollista? Vaikka tapahtumat on rekisteröity myyntipistejärjestelmään, summat eivät näkyneet korttimaksuraportissa. Manuaalisen suuren päivittäisten tapahtumien määrän tarkistamisen tehtävä oli mahdotonta, mikä sai hänet etsimään teknologista ratkaisua.
Vastaus tuli korttien sovelluksen käyttöönotolla, joka tunnisti automaattisesti toistuvat erimielisyydet myytyjen tuotteiden ja todellisesti pankkitilille tulleen summan välillä. Osa myynneistä, vaikka ne oli rekisteröity myymälän järjestelmään, eivät näkyneet ostajien raportteissa, mikä tarkoitti, että summat jäivät maksamatta.
Kun sisäiset ongelmat oli suljettu pois, tarkastettuaan huolellisesti myymälän toiminnot ja kädessään olevat korttimaksulaitteiden kuitit, franchising-yritys totesi, että ongelma johtui ostajan operatiivisista virheistä.
Tällaiset tapaukset ovat yleisempiä kuin kuvitellaan. Perehdyttääkseen, vuosina 2022–2023 F360:n korttien täsmäytysominaisuuden avulla asiakkaat saivat takaisin 159 miljoonaa R$:n arvosta varoja, jotka muuten olisivat voineet mennä hukkaan.
Automaatio: avain taloudellisten menetysten välttämiseen
Lisäksi tilitysjärjestelmät havaitsevat myös virheellisiä veloituksia sovelletuissa maksuissa, jotka voivat poiketa korttien merkeiltä sovituista arvoista. Tämä tarkoittaa toista merkittävää tappolähdettä kauppiaille.
Vähittäiskaupassa, jossa myyntivolyymi on suuri, manuaalinen tiliöinti on lähes mahdotonta. Teknologia tässä yhteydessä muuttuu suureksi liittolaiseksi, mahdollistaen erojen nopean tunnistamisen ja arvojen säilymisen rahoitusvirran monimutkaisuudessa. jopa pienetkin epätasaisuudet, kuten 0,1 % myynnistä, voivat ajan myötä johtaa merkittäviin tappioihin. On olemassa tapauksia, joissa vähittäismyyjät ovat palauttaneet tuhansia reaisia korjatessaan ohjelmistojen avulla havaitut virheet.
Vaikka luottokortit ja debit-kortit pidetään turvallisina maksutapoina, myyjän on oltava tietoinen kaikista prosessin vaiheista. Tähän sisältyy paitsi myytyjen tuotteiden tarkastaminen myös sovelletut verot. Franchising-yritykset, esimerkiksi, neuvottelevat usein erityisehdoista brändien kanssa verkostoilleen, mutta on tärkeää varmistaa, että sovitut hinnat peritään oikein päivittäisessä toiminnassa.
Rahoituslaskelman automatisointi on välttämätön strategia. Pienet päivittäiset virheet, jos niitä ei huomioida, voivat kasaantua ja aiheuttaa merkittävän vaikutuksen vuoden lopussa. Kuvittele huonosti laskettu korko, joka sovelletaan jokaiselle osalle myynnissä osamaksulla: ilman työkalua näiden erojen tunnistamiseen kauppias tuskin huomaisi ongelmaa, mutta vaikutus liikevaihtoon olisi todellinen.
Älä siis anna rahan valua hukkaan sovittamattomien virheiden vuoksi. Vähittäiskaupassa jokainen sentti on merkityksellinen, ja varmistaa, että kaikki myynnit maksetaan asianmukaisesti, on välttämätöntä liiketoiminnan kestävyyden kannalta.
