Tunnetko tai oletko koskaan kuullut Eisenhower-matriisista? Myös tunnettu nimellä Kiireellinen-Tärkeä Matriisi, se on ajanhallintatyökalu, jonka loi Yhdysvaltojen 34. presidentti Dwight Eisenhower (1890–1969), liittoutuneiden Euroopan joukkojen ylipäällikkö toisen maailmansodan aikana.
Hän käytti sitä päätösten tekemiseen ja tehtävien priorisointiin kahden pääkriteerin perusteella: kiireellisyys ja tärkeys. Matriisi jakaa tehtävät neljään neljännekseen, mikä mahdollistaa selkeän näkymän siitä, mihin keskittyä ja kuinka järjestää aika tehokkaammin.
Tiedätkö jotain? Olen varma, että tarvitset tällaisen työkalun auttaaksesi sinua järjestäytymään ja tekemään saman tiimisi kanssa. Perustuen alkuperäiseen matriisiin, tein sovituksen, joka voidaan siirtää suurimman osan ihmisten todellisuuteen. Nimeän sen "Prioriteettien neliöksi" sen helpomman nimeämisen vuoksi.
Ensimmäiseksi ymmärrä: ajan hallinnan tehostamiseksi ja tuottavuuden lisäämiseksi huolehdi siitä, mikä todella on tärkeää päivittäisten lukemattomien tehtävien keskellä. Kun tunnet, että menetät ajan hallinnan, hengitä syvään ja arvioi toimintasi selkeästi. Pergunte-se: a tarefa atual é essencial para atingir seus objetivos? Onko jotain, mitä voidaan delegoida tai siirtää myöhemmäksi?
Luettele toisessa vaiheessa kaikki tehtävät ja toiminnot, jotka sinun on suoritettava. Luokittele jokainen niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Aseta ne oikeisiin matriisin neljänneksiin.
Matriisi auttaa erottamaan, mikä todella vaatii välitöntä huomiota, ja mikä voidaan suunnitella tulevaisuudelle tai poistaa. Vähemmän aikaa ei-merkityksellisiin aktiviteetteihin ja enemmän keskittymistä todella tärkeisiin tehtäviin johtaa vähemmän stressiin.
"Priority Square", joka myös jakaa tehtävät neljään neljännekseen, on tehokas työkalu kaikille, jotka haluavat parantaa ajanhallintaansa tekemällä tietoisempia ja tasapainoisempia päätöksiä ajan ja energian käyttämisestä.
Käyttämällä sitä huomaat positiivisen muutoksen ajan ja tehtävien suorittamisen välisessä suhteessa:
Tärkeää ja kiireellistä:Sinun täytyy tehdä tämä tehtävä TÄNÄÄN, koska sillä on määräaika ja se on olennaista kehityksellesi (sekä yrityksen kehitykselle). Jos et tee sitä, se aiheuttaa sinulle, jollekin tai organisaatiolle jonkinlaista haittaa. Exemplos: quitar uma fatura ou enviar uma proposta no prazo final.
Tärkeää (mutta ei kiireellistä):tehtävät, jotka on suoritettava mahdollisimman pian. Niillä ei ole niin tiukkaa määräaikaa (kuin laskun eräpäivä tai oikeudellinen keino). Kun se se käynnistää, se luo jonkinlaisen mahdollisuuden tai hyödyn sinulle, jollekin tai yritykselle. Esimerkkejä: järjestää tapaaminen potentiaalisen asiakkaan kanssa; tuottaa video tuotteensa mainostamiseksi; pitää videokonferenssi uuden tuotteen toimittajan kanssa.
Kiireellinen (mutta ei niin tärkeä):tehtävät, joilla on määräaika TÄNÄÄN (jos niitä ei tehdä nyt, mahdollisuus menetetään), mutta jotka eivät ole niin kiireellisiä. Yleensä ne eivät aiheuta suuria vahinkoja, jos niitä ei toteuteta, mutta ne voivat tuoda jonkin verran hyötyä, jos ne toteutetaan. Exemplos: participar de um evento de capacitação ou de uma reunião de comitê técnico.
Ei kiireellistä eikä tärkeää:ne ovat töitä, jotka ovat listallasi, mutta voivat odottaa tai ehkä jopa delegoida tai poistaa. Exemplos: responder mensagens nas redes sociais, selecionar o modelo do novo ar-condicionado do escritório ou escolher a roupa para uma festa no fim de semana.
Haasteena on vielä näiden selvennysten jälkeenkin vastustaa kiusausta priorisoida tehtävät "B"-neljänneksessä, mikä yksinkertaisuudestaan tai nautinnollisuudestaan huolimatta kääntää huomion pois oleellisemmista tehtävistä.
Strategiana käytä "D"-nelikenttää palkintona: suoritetun tärkeän tehtäväryhmän jälkeen pidä tauko kevyemmällä aktiviteetilla. Näin säilytät tuottavuuden nauttien samalla puhtaan laiskottelun hetkistä.
Ajan hallinnan ei ole vain tekninen taito, vaan se vaatii myös kurinalaisuutta, suunnittelua ja tehokkuuteen sekä johtajuuteen suuntautunutta ajattelutapaa. Voi uskoa!
