A Black Friday é, para muitas empresas, um dos melhores períodos de vendas do ano inteiro. Ao mesmo tempo, o aumento na demanda traz desafios particulares, inclusive no que diz respeito à gestão fiscal. Certos problemas acabam atrapalhando a operação ou até mesmo causando impactos maiores no negócio, como multas e autuações.

É o que conta Hugo Ramos, CEO da Oobj, referência nacional em soluções para Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) e outras demandas fiscais digitais. “Todo ano, percebemos alguns erros comuns que afetam empresas de todos os segmentos, tanto no e-commerce quanto nas lojas físicas. Estar preparado para enfrentar essas situações pode evitar que elas escalem para problemas maiores”, explica.

Assim, o profissional selecionou os principais contratempos fiscais que podem afetar as empresas na Black Friday de 2024, e o que fazer para reduzir os riscos associados. Confira abaixo:

1. Duplicidade de notas fiscais

Seja por problemas de conexão ou de processamento da SEFAZ ou mesmo por instabilidade interna no sistema da empresa, é possível que ocorra a geração de documentos fiscais repetidos.

“Quando há duplicidade, o fechamento fiscal fica diferente do fechamento financeiro, o que causa cobranças indevidas de impostos. Além disso, se a mensageria fiscal não identificar esse erro em notas fiscais autorizadas, a geração das notas por parte do ERP estará incorreta, acarretando em multas e autuações pelo não pagamento de impostos ou por omissão de dados”, detalha Hugo.

Para evitar a dor de cabeça, vale contar com um sistema fiscal especializado que consiga controlar a duplicidade de notas e verificar a existência de dados repetidos, para então cancelar documentos inválidos. Além disso, também é importante garantir a auditoria dos documentos fiscais eletrônicos autorizados, para ter certeza que o fechamento financeiro e fiscal será feito sem erros. Com isso, a obrigatoriedade de emitir notas será consistente e o risco de autuação reduzido.

Além disso, outro impacto direto da duplicidade é no controle do estoque. Com um estoque incorreto, a empresa pode enfrentar problemas fiscais e logísticos, como pedidos errados, atrasos na entrega e planejamento inadequado de compras.

2. Impossibilidade de comunicação com a Sefaz

Falhas de comunicação entre o sistema fiscal e a SEFAZ são um problemas por si, pois podem aumentar o tempo de autorização de emissão da nota fiscal e de fechamento de cada venda. Em um efeito cascata, os clientes que estão na fila do caixa precisam esperar mais para serem atendidos, o que é especialmente complicado em época de Black Friday.

Para evitar que isso ocorra, é importante monitorar a disponibilidade da SEFAZ, o que é automatizado por certos sistemas de gestão fiscal. Muitos também possuem uma funcionalidade que identifica espontaneamente os momentos em que é necessário entrar ou sair do modo contingência, em que a emissão não é imediata: o cliente recebe uma nota que ainda não tem validade até que a comunicação com a SEFAZ seja restabelecida.

“Com a ferramenta adequada, a emissão em contingência é ativada automaticamente sempre que necessário. No restabelecimento da comunicação com a SEFAZ, o software de mensageria fiscal deve ser capaz de reprocessar, reenviar, identificar duplicidades e solicitar a autorização de todos os cupons fiscais emitidos nesse formato”, pontua o CEO.

3. Emissão em contingência

Apesar de resolver um problema, a emissão em contingência pode gerar outros. Com o alto volume de notas pode ser difícil gerenciar o número de documentos emitidos e rejeitados. Assim, a empresa pode perder o prazo de enviar à SEFAZ.  

Por exemplo, o cliente pode consultar a nota na SEFAZ e não encontrar, porque a chave de acesso ainda não foi validada. Consequentemente, o consumidor tem a possibilidade então de acionar o PROCON. Portanto, para evitar riscos como esse, é necessário ter atenção durante o reenvio após a contingência, para identificar as notas rejeitadas.

“Mais uma vez, essa é uma funcionalidade facilitada pelos sistemas de ponta de gestão fiscal. Também vale guardar o XML de todas as notas, inclusive as emitidas em contingência, para registrar a venda e tentativa de emissão”, sugere Hugo.

4. NCM errado na nota fiscal 

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) tem como objetivo controlar e identificar o tributo de produtos. Dados incorretos de NCM no preenchimento da nota podem acarretar em rejeição da emissão e autorização da emissão com código errado, levando a impostos pagos incorretamente. Caso seja encontrado erro no código, o Fisco verifica os últimos lançamentos e faz a cobrança da diferença de alíquota, com multas e juros.

Portanto, é essencial atualizar a base cadastral dos códigos NCM que a empresa utiliza em seu cotidiano. Se a NCM for inexistente, a nota fiscal também encontrará problemas e será rejeitada. Portanto, é preciso estar por dentro das classificações das mercadorias para evitar esse tipo de falha. 

“Em situações assim, se o comerciante receber um produto com o código NCM incorreto, deverá passar para seu fornecedor o código correto, para evitar autuação fiscal”, conclui Ramos.

Acima de tudo, é importante pontuar que com o aumento significativo das vendas na BF é muito importante que o sistema seja resiliente ou que consiga processar alta volumetria rapidamente. Isso é essencial para garantir a operação eficiente e o sucesso das vendas. Durante este período, o volume de transações aumenta exponencialmente, exigindo que o sistema seja capaz de lidar com essa demanda sem comprometer o desempenho ou causar interrupções. Evitando assim atrasos nas entregas, filas no caixa e claro, insatisfação de clientes.

A rápida adoção da Inteligência Artificial Generativa (Gen IA) nas empresas está redefinindo processos, permitindo inovações e impulsionando a automação. Segundo estudo recente da Bloomberg Intelligence, a taxa de crescimento da IA na próxima década deve ser de 42% ao ano – quase dobrando seu alcance. No entanto, o sucesso dessas soluções depende de uma gestão cuidadosa dos dados que alimentam esses modelos. É aqui que entra a cibersegurança, elemento vital para a proteção da privacidade e da integridade das informações.

A IA Generativa vai além dos modelos tradicionais de inteligência artificial, que apenas classificam ou prevêem comportamentos, pois cria novos conteúdos como textos, imagens e códigos. Essa capacidade de inovação abre novas possibilidades em diversos setores, mas exige uma abordagem cuidadosa em relação ao uso e à segurança dos dados e isso é reconhecido pelas pessoas que usam a tecnologia no dia a dia. Segundo a  pesquisa da Developer Survey 2024 da Stack OverFlow, um dos principais desafios (31,5%) de se trabalhar com IA é não ter políticas certas para mitigar os riscos de segurança.   

Nesse sentido, o Technical Product Manager João Batista, responsável pela plataforma StackSpot AI da Zup, explica que para mitigar esses riscos, as empresas devem implementar medidas de segurança rigorosas, tendo em vista que os crimes cibernéticos estão cada vez mais sofisticados e até 2025 podem custar 10,5 trilhões de dólares, de acordo com a Cyber Security Almanac. 

“Garantir que modelos de AI operem de forma segura e ética exige uma abordagem multifacetada, que combina criptografia robusta, governança de dados eficaz, práticas de privacidade rigorosas e controles de acesso restritos durante o treinamento dos modelos. Se fizermos um recorte para as empresas que criam tecnologia, ter um assistente de desenvolvimento de software impulsionado por IA treinado em segurança pode apoiar o time para garantir que o código siga as práticas recomendadas de codificação segura. Este, por exemplo, é um mecanismo preditivo de identificação de vulnerabilidade. Cada vez mais, o caminho é pensar em uma estratégia conjunta que considere inovação, segurança e proteção de dados como um tripé essencial para a aplicação desse tipo de tecnologia”, ressalta João Batista.

No que tange a legislação, Henrique Flôres, cofundador da Contraktor e líder do desenvolvimento do CK Reader, IA da startup, explica que “enquanto aguardamos uma legislação para melhor regulamentar o uso da I.A. Generativa, compete aos profissionais de tecnologia zelar pela aplicação de boas práticas de criptografia, anonimização de dados e políticas de governança de t.i. que possam garantir o equilíbrio dos interesses comerciais das partes, a transparência nos mecanismos de treinamento de algoritmos e o uso ético na manipulação dos dados”. 

Embora reconheça que inovar com tecnologias emergentes, como a Inteligência Artificial Generativa, seja uma oportunidade única de transformação, Giovanna Rossi, CPO da Rethink, consultoria de tecnologia, design e estratégia, reforça que não dá para negar que ela vem acompanhada por riscos significativos, como a exposição de informações sensíveis e a possibilidade de ataques cibernéticos sofisticados. “Como responsável pela área de produtos digitais, vejo o quão fundamental é a liderança priorizar uma abordagem estratégica no uso da IA para mitigar tais riscos. Temos a responsabilidade de moldar essa tecnologia de maneira ética e segura, garantindo que seu impacto seja positivo e sustentável para todos”, afirma a executiva. 

O Brasil tem um alto volume de dados circulando na internet e um processo de digitalização acelerado. No que se refere a proteção de marca, Diego Daminelli, CEO da BrandMonitor, empresa pioneira e especialista no combate à concorrência desleal no ambiente digital, alerta que a infraestrutura de segurança brasileira ainda caminha a passos lentos, tornando o país um dos maiores alvos de ciberataques do mundo, com uma maior sofisticação dos ataques por parte dos criminosos. “A cultura de segurança ainda é um tópico pouco valorizado por diversas empresas, que não utilizam IA e sim tecnologias desatualizadas, que podem deixá-las vulneráveis a ataques e não são capazes de monitorar a presença digital da marca em toda sua amplitude”.

O especialista dá o exemplo do phishing, grande problema para segmentos como o varejo e prestação de serviços. “Os anúncios são veiculados em plataformas digitais utilizando toda a identidade de uma marca e prometendo descontos impraticáveis. Esse anúncio leva a uma pagina que imita o layout oficial da empresa, mas com um endereço diferente. Nessa página são oferecidos produtos ou serviços com um preço extremamente baixo, induzindo o cliente a compra”, finaliza.

Tendência mundial do varejo e da publicidade, o marketing de retail media vem ganhando popularidade no Brasil, com várias iniciativas anunciadas por varejistas de todo o país. O país deve encerrar 2024 na liderança do crescimento de investimentos na modalidade, estimado em 42,3% –mais que o dobro da média global, que é prevista para 20,3%, segundo dados da consultoria Emarketer..  

A retail media conta com dois atores já conhecidos –os varejistas e os anunciantes. Mas os publisbers –gestores de sites de notícias na Internet aberta– também estão dispostos a se beneficiar da retail media. Assim como os varejistas, publishers têm uma grande quantidade de dados primários dos usuários, mas se diferenciam por alcançarem clientes no topo do funil.  

Para os portais, a estratégia constitui novas fontes de receita por meio da “commerce media” (mídia de comercio), enquanto para as marcas representa novos inventários de mídia, desde ativações off-site até shoppable ads ou marketing de afiliados. Os usuários, por sua vez, vivenciam experiências de compras aprimoradas que lhes permitem descobrir e comprar itens com mais facilidade enquanto navegam na Internet aberta. 

CENÁRIO FAVORÁVEL 

De acordo com a pesquisa “A Grande Desfragmentação”, realizada pela Criteo com mais de 1.000 profissionais, incluindo anunciantes, agências, varejistas e editores, de nove países – incluindo o Brasil – 83% dos publishers disseram estar abertos a incorporar ofertas de produtos em suas páginas da Web como uma forma de aproveitar os investimentos com anúncios de retail media, e 69% deles consideram a obtenção de receitas por meio da retail media como uma prioridade (entre alta ou moderada) para o próximo ano e meio (12 a 18 meses).   

Um exemplo de parceria bem-sucedida desse tipo foi anunciado nos EUA em abril pela varejista de eletrônicos Best Buy com o portal de conteúdo CNET –tradicional publicação sobre tendências de tecnologia, conhecida por avaliações e análises de produtos e serviços. Segundo as duas empresas, o acordo inclui a curadoria de conteúdo e a publicação de recomendações no site, aplicativo e nas lojas físicas da rede.  

“A incorporação da retail media pelos portais de conteúdos e notícias possibilita uma nova configuração da jornada de compra, na qual todas as fases –de descoberta, pesquisas e conversão – são agrupadas em uma única jornada completa”, explica Tiago Cardoso, Managing Director para a América Latina na Criteo. 

“Para operar nesse mercado, os publishers precisam ativar seus conjuntos de dados primários e buscar novas parcerias de longo prazo com marcas, agências ou varejistas”, conclui.  

No entanto, ainda há muito trabalho a ser feito: metade (50%) dos publishers entrevistados considera como uma prioridade a formação de parcerias de longo prazo com os anunciantes e varejistas. Quase um terço (28%), porém, apontou faltar oportunidades para a ampliação dos laços com os compradores de anúncios, enquanto que um de cada cinco (20%) publishers revelaram sentir falta de estabelecer relacionamentos diretos com os anunciantes. 

A boa notícia para os publishers, de acordo com a pesquisa, é que um terço dos varejistas (31%) e marcas (34%), globalmente, consideraram a formação de novas parcerias um objetivo de marketing muito mais importante em 2024 em comparação com 2023.  

Conforme a retail media amadurece, os publishers despontam como valiosos players desse ecossistema. A estratégia permite que eles obtenham novas receitas de ativações off-site para as audiências correspondentes aos seus dados primários, enquanto que a possibilidade para novos formatos de anúncios atrai marcas e agências que buscam oportunidades conforme ampliem suas iniciativas na área.