Gastos de fin de año: ¿cómo deben organizarse las empresas para cumplir con sus obligaciones?

Octubre finaliza y las empresas comienzan a prepararse para el final del ciclo anual, período que varía según el sector de operación. El Consejo Federal de Contabilidad (CFC) destaca la importancia de una planificación cuidadosa para evitar contratiempos y costes adicionales.

Según la contadora Angela Dantas, asesora de CFC, además de las actividades contables habituales (como cerrar la nómina de las empresas IO es necesario para calcular correctamente los beneficios y plazos. 

“Entre las principales obligaciones se encuentran el pago del 13o salario, la ejecución del Programa de Participación en Resultados y Ganancias (PPLR) y la elaboración de los Informes de Ingresos de los Empleados, los cuales deben estar listos con anticipación a la fecha prevista de uso”, advierte. 

 El asesor recuerda también que una de las obligaciones fundamentales es el pago del Impuesto sobre Sociedades (IRPJ) y la Contribución Social sobre la Renta Neta (CSLL), que pueden calcularse mensual, trimestral o anualmente. En el caso de empresas que opten por el régimen de beneficio real, el cálculo deberá completarse antes del último día del año natural, el 31 de diciembre.

“El impago de estos impuestos puede generar multas entre 2% y 20%, según el beneficio reportado, así como deliberaciones por errores en el suministro de” información, afirma.

Otro punto relevante es el análisis de los estados financieros para asegurar que el cierre del balance, previsto para el 31 de diciembre de 2024, se realice con precisión, con la conciliación de las cuentas de patrimonio y la correcta distribución de los beneficios, en su caso.

El CFC enumera tres compromisos clave para el último trimestre, que deben cumplirse a tiempo:

Vacaciones colectivas

• Fecha límite: la comunicación deberá realizarse hasta 15 días antes del inicio de las vacaciones colectivas.
• Obligații: notificar a la Oficina Regional del Trabajo (DRT), informar a la categoría sindicato y empleados, y organizar los pagos.
• Castigo: los errores en el proceso pueden resultar en multas para cada empleado en situación irregular y una compensación correspondiente al salario de vacaciones, según la Constitución Federal.

13 Salario

• Fecha límite: la primera cuota deberá pagarse antes del 30 de noviembre y la segunda antes del 20 de diciembre.
• Castigo: el incumplimiento puede resultar en multas impuestas por el Ministerio de Trabajo y Empleo (MTE) y acciones laborales motivadas por los empleados.

Programa de Participación en Beneficios y Resultados (PPLR)

• Fecha límite: el pago del PPLR se determina mediante convenio colectivo y deberá realizarse en hasta dos cuotas anuales, con un máximo de tres meses entre ellas.
• Castigo: el impago de PPLR según lo acordado puede dar lugar a acciones legales, individuales o colectivas.

Las responsabilidades para cumplir con estas obligaciones se dividen entre los departamentos de Contabilidad y Recursos Humanos, que deben gestionar la forma estratégica de estos procesos y mantener la motivación e implicación de los empleados.

“O fin de año es un tiempo solicitado a los contables, especialmente con la organización de vacaciones colectivas y el pago del salario 13. Un error puede tener implicaciones importantes, afectando la relación entre empresa y empleado”, concluye el asesor.